For Organisations

Alinasalens bokningsrundor för hösten 2016

03.03.2016

Alinasalen kan bokas från 14.3
 
Det är igen dags för bokningsrundorna för dem som vill reservera Alinasalen. Nu reserveras turer för hösten 2016.


Bokningsrundor
Alinasalen kan reserveras under bokningsrundorna. På våren hålls två egentliga bokningsrundor. Dessutom hålls en förhandsbokningsrunda. Vid de här bokningstillfällena kan man få reservera Alinasalen för sammanlagt två (2) kvällar hösten 2016. För att få tillgång till salen det datum som man har reserverat måste man under samma kalenderår ha gått en kurs i användningen av Alinasalen. Vid behov hålls flera kurser hösten 2016. Om en förening inte har gått kursen hävs föreningens bokning.
Bokningarna görs med en elektronisk blankett.

Förhandsreservering
Förhandsreserveringar tas emot från 14.3. kl. 10:00 till 20.3. kl. 23:59. Då kan föreningarna reservera lokalen innan de egentliga bokningsrundorna börjar, ifall de har motiverade skäl till att hålla sin tillställning en viss dag (t.ex. En årsfest).
Förhandsreserveringar görs med en separat bokningsblankett på adressen: http://goo.gl/forms/iXVEOoaSf0
Av förhandsbokningen ska framgå:
    Vilken förening det är som gör bokningen
    Kontaktperson och telefonnummer
    För vilket evenemang man behöver lokalen och hurdan typ av tillställning det är
Föreningsutskottet beslutar om förhandsreserveringarna tillsammans med den föreningsansvariga i styrelsen och den sakkunniga i föreningsfrågor 21.3. kl. 18-20.


Den egentliga bokningsrundan
Reserveringar görs under två bokningsrundor, vid varje runda kan man anhålla om att få använda salen en gång, ifall föreningen inte har någon beviljad förhandsbokning. Föreningarna ska kontrollera vilka turer som är lediga i studentkårens elektroniska kalender på adressen http://hyy.helsinki.fi/varaukset/
Bokningsomgång ett är 22.3. – 29.3. och omgång två 31.3. – 8.4.
Tidpunkten för när bokningen lämnas in spelar ingen roll för om man får lokalen eller inte, men felaktigt gjorda eller försenade reserveringar beaktas inte. Ifall det görs bokningar som går på varandra försöker vi jämka mellan föreningarna och erbjuda andra lediga turer. Om man inte kan komma överens om turerna avgörs genom lottdragning vem som ska få använda salen. Föreningsutskottet sköter eventuell medling och lottdragning.


OBS! Den kontaktperson som föreningen utser måste gå att nå per telefon då bokningarna behandlas i slutet av båda bokningsomgångarna, för att man ska kunna förhandla om eventuella dubbelbokningar. Det är också bra om föreningen funderar på alternativa bokningsdagar ifall den ursprungliga bokningen kolliderar med någon annan förenings. Kontrollera före varje bokning att lokalen är ledig den dag ni vill ha den!


Omgång I
Bokningstid från 22.3 kl. 10:00 till 29.3 kl. 23:59.
Bokningar görs med denna blankett: http://goo.gl/forms/67kDhJiW5E
Bokningarna behandlas 30.3. kl. 18-21.

Omgång II
Bokningstid från 31.3. kl. 10:00 till 8.4 kl. 23:59.
Bokningar görs med denna blankett: http://goo.gl/forms/quktd9exRF
Bokningarna behandlas 11.4. kl. 18-21.

Bokningarna förs in i den elektroniska kalendern efter bokningsrundorna.


Bokningar i efterskott
Från och med 18.4. kan man höra sig för med HUS servicebyrå om ev. lediga turer. De lediga turerna syns i HUS evenemangskalender på adressen http://hyy.helsinki.fi/varaukset/

Prioritering av bokningar
Förhandsbokningen gäller speciellt för årsfester, årsfestens efterfest och för evenemang som måste hållas något visst datum. Om den som gör bokningen inte har kontrollerat när det finns lediga turer kan det påverka hur bokningarna prioriteras. Prioriteringen görs av föreningsutskottet tillsammans med den föreningsansvariga i styrelsen och den sakkunniga i föreningsfrågor.
För användningen av Alinasalen gäller HUS användningsvillkor för festlokaler, som finns på adressen
http://hyy.helsinki.fi/sites/default/files/Alinasalens_anvandningsvillko...

Tagit: