Järjestöille

Alina-salin varauskierrokset keväälle 2014

23.10.2013

Varauskierrokset

Alina-salia voi varata kaksi kertaa vuodessa toteutettavien varauskierrosten aikana. Varauskierroksia on kaksi kappaletta ja molemmilla kierroksilla voi hakea yhtä vuoroa.

Varauksen tekevän järjestön tulee osallistua Alina-salin käyttökoulutukseen vuoden 2013 aikana, tai osallistua erikseen järjestettävään lisäkoulutukseen. Mikäli järjestö ei osallistu koulutuksiin, varaus raukeaa.

Varaukset tehdään sähköisellä lomakkeella.

 

Ennakkovaraus

Ennakkovarausaika on 27.10.-4.11. Tällöin järjestöillä on mahdollisuus varata juhlatiloja ennakkoon ennen varsinaisten varauskierrosten alkamista, mikäli järjestöllä on hyvin perusteltu syy (esim. vuosijuhla) hakea jotain tiettyä päivää. Ennakkovaraukset toimitetaan sähköpostitse järjestövaliokunnan puheenjohtaja Aarni Suvitielle osoitteeseen aarni.suvitie ät helsinki.fi .

Ennakkovarauksesta on käytävä ilmi:

  • Varaava järjestö
  • Yhteyshenkilö ja puhelinnumero
  • Tapahtuma, johon tila halutaan varata, ja tilaisuuden luonne
  • Arvio tapahtuman osallistujamäärästä

Päätökset ennakkovarauksista tekee järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja asiantuntijan (järjestöt) kanssa.

 

Varsinaiset varauskierrokset

Varaukset tehdään kahdessa kierroksessa, joissa molemmissa voi hakea yhtä vuoroa Alinaan. Järjestöjen tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat vuorot ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista osoitteesta http://hyy.helsinki.fi/varaukset/. Varauskierrokset ovat 8.11.-15.11. ja 22.11.-29.11.

Varauksen saapumisaika ei vaikuta tilan saamiseen, mutta puutteellisia tai myöhästyneitä hakemuksia ei käsitellä. Jos varauksissa esiintyy päällekäisyyksiä, tarjotaan kyseisille järjestöille sovittelulla muita vapaita vuoroja. Jos sopuun ei päästä, ratkaistaan tilan saaja arpomalla. Sovittelusta ja arvonnasta vastaa järjestövaliokunnan puheenjohtaja yhdessä valiokunnan kanssa.

HUOM! Järjestön nimeämän yhteyshenkilön tulee olla tavoitettavissa puhelimella molempien varauskierrosten päätyttyä, kun varauksia käsitellään. Näin päällekäisten varausten sovittelu on mahdollista. Järjestöjen olisi hyvä miettiä myös vaihtoehtoisia päivämääriä siltä varalta, että alkuperäinen tilavaraus menee päällekäin toisen järjestön tapahtuman kanssa. Varmistakaa myös aina ennen jokaista varausta, että toivomanne päivä on vapaa!

 

I kierros

Varausaika 8.11 klo 12.00 - 15.11. klo 22.00

Varaukset tehdään lomakkeeseen https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/46099/lomake.html

 

II kierros

Varausaika 22.11 klo 12.00 - 29.11. klo 22.00

Varaukset tehdään lomakkeeseen https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/46100/lomake.html

 

Huomaathan, että varauskierrokset eivät pääty puoliltaöin!

Varaukset päivitetään sähköiseen kalenteriin kierrosten jälkeen.

 

Varaukset kierrosten jälkeen

Jäljelle jääneitä vapaita vuoroja voi tiedustella 9.12. alkaen HYYn palvelutoimistosta. Vapaat vuorot näkyvät HYYn varauskalenterista osoitteessa http://hyy.helsinki.fi/varaukset/

 

Varausten priorisointi

Ennakkovaraus koskee erityisesti vuosijuhlia, vuosijuhlien jatkoja ja tietyn päivämäärän tapahtumia. Varsinaisilla varauskierroksilla eniten painoarvoa ovat perinteisesti saaneet järjestöjen yhteistyötapahtumat. Priorisoinnista päättää järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja asiantuntijan (järjestöt) kanssa.

Alina-salin käyttöä koskevat HYYn juhlatilojen käyttösopimuksen ehdot  ovat osoitteessa http://hyy.helsinki.fi/sites/default/files/Alina-salin%20k%C3%A4ytt%C3%B6sopimuksen%20ehdot%202013_0.pdf