Järjestöille

Alina-salin varauskierrokset keväälle 2017

22.09.2016

Alina-salin varauskierrokset alkavat 17.10.


Alina-salia voi varata varauskierrosten aikana. Varsinaisia varauskierroksia on keväälle kaksi kappaletta. Lisäksi järjestetään ennakkovarauskierros. Näillä kierroksilla voitte saada yhteensä kaksi (2) Alina-vuoroa keväälle 2017. Ennen oman varauspäivämäärän käyttövuoroa Alina-salin käyttökoulutus on oltava käytynä kyseessä olevan kalenterivuoden aikana. Mikäli järjestö ei osallistu koulutuksiin, varaus raukeaa.
Varaukset tehdään sähköisellä lomakkeella.

Ennakkovaraus
Ennakkovarausaika on 17.10. klo 10:00 – 23.10. klo 23:59. Tällöin järjestöillä on mahdollisuus varata juhlatiloja ennakkoon ennen varsinaisten varauskierrosten alkamista, mikäli järjestöllä on hyvin perusteltu syy (esim. vuosijuhla) hakea jotain tiettyä päivää. Ennakkovaraukset toimitetaan erillisen varauslomakkeen kautta.
Varauslomake: https://goo.gl/forms/7cIKNonnNPCPe7df1
Ennakkovarauksesta on käytävä ilmi:
Varaava järjestö
Yhteyshenkilö ja puhelinnumero
Tapahtuma, johon tila halutaan varata, ja tilaisuuden luonne
Päätökset ennakkovarauksista tekee järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja asiantuntijan (järjestöt) kanssa 25.10. klo 18-20.


Varsinaiset varauskierrokset
Varaukset tehdään kahdessa kierroksessa, joissa molemmissa voi hakea yhtä vuoroa Alinaan, mikäli järjestölle ei ole myönnetty ennakkovarauksella vuoroa Alinaan. Järjestöjen tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat vuorot ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista osoitteesta http://hyy.helsinki.fi/varaukset/
Varauskierrokset ovat 26.10.–3.11. ja 5.11.–9.11.
Varauksen saapumisaika ei vaikuta tilan saamiseen, mutta puutteellisia tai myöhästyneitä hakemuksia ei käsitellä. Jos varauksissa esiintyy päällekkäisyyksiä, tarjotaan kyseisille järjestöille sovittelulla muita vapaita vuoroja. Jos sopuun ei päästä, ratkaistaan tilan saaja arpomalla. Sovittelusta ja arvonnasta vastaa järjestövaliokunta.


HUOM! Järjestön nimeämän yhteyshenkilön tulee olla tavoitettavissa puhelimella varauskierrosten päätyttyä, kun varauksia käsitellään. Näin päällekkäisten varausten sovittelu on mahdollista. Järjestöjen olisi hyvä miettiä myös vaihtoehtoisia päivämääriä siltä varalta, että alkuperäinen tilavaraus menee päällekkäin toisen järjestön tapahtuman kanssa. Varmistakaa myös aina ennen jokaista varausta, että toivomanne päivä on vapaa!

I kierros
Varausaika 26.10. klo 10:00 – 3.11. klo 23:59.
Varaukset tehdään lomakkeeseen: https://goo.gl/forms/B9qLyKdcQH8xvoy92
Varausten käsittely 4.11. klo 18-21.


II kierros
Varausaika 5.11. klo 10:00 - 9.11. klo 23:59.
Varaukset tehdään lomakkeeseen: https://goo.gl/forms/1l4yc8PzRLTJj4SE3
Varausten käsittely 10.11. klo 18-21.


Varaukset päivitetään sähköiseen kalenteriin kierrosten jälkeen.


Varaukset kierrosten jälkeen
Jäljelle jääneitä vapaita vuoroja voi tiedustella 14.11. alkaen HYYn palvelutoimistosta. Vapaat vuorot näkyvät HYYn varauskalenterista osoitteessa http://hyy.helsinki.fi/varaukset/

Varausten priorisointi
Ennakkovaraus koskee erityisesti vuosijuhlia, vuosijuhlien jatkoja ja tietyn päivämäärän tapahtumia. Priorisoinnista päättää järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja asiantuntijan (järjestöt) kanssa.
Alina-salin käyttöä koskevat HYYn juhlatilojen käyttösopimuksen ehdot löytyvät osoitteesta http://hyy.helsinki.fi/sites/default/files/Alinan_kayttosaannot_2016.pdf