Järjestöille

Järjestötiedote 1/2015

23.02.2015

Alina-salin varauskierrokset alkavat 15.3.
Virityspäivä 9.3.2015
Kampuskohtaamispaikkatapahtumiin tarjolla avustusta
Järjestöasioiden Q & A

Suursitsit tulevat taas!

 
Alina-salin varauskierrokset alkavat 15.3.

Varauskierrokset Alina-salin syksyn vuoroille alkavat.

Alina-salia voi varata varauskierrosten aikana. Varsinaisia varauskierroksia on keväällä kaksi kappaletta. Lisäksi järjestetään ennakkovarauskierros. Näillä kierroksilla voitte saada yhteensä kaksi (2) Alina-vuoroa syksylle 2015. Ennen oman varauspäivämäärän käyttövuoroa on Alina-salin käyttökoulutus oltava käytynä kyseessä olevan kalenterivuoden aikana. Lisäkoulutusta järjestetään tarvittaessa syksyllä 2015. Mikäli järjestö ei osallistu koulutuksiin, varaus raukeaa.
Varaukset tehdään sähköisellä lomakkeella.

Ennakkovaraus
Ennakkovarausaika on 15.–22.3. Tällöin järjestöillä on mahdollisuus varata juhlatiloja ennakkoon ennen varsinaisten varauskierrosten alkamista, mikäli järjestöllä on hyvin perusteltu syy (esim. vuosijuhla) hakea jotain tiettyä päivää. Ennakkovaraukset toimitetaan erillisen varauslomakkeen kautta.

Varauslomake: http://goo.gl/forms/YDVbRT1gdQ

Ennakkovarauksesta on käytävä ilmi:

  • Varaava järjestö
  • Yhteyshenkilö ja puhelinnumero
  • Tapahtuma, johon tila halutaan varata, ja tilaisuuden luonne

Päätökset ennakkovarauksista tekee järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja asiantuntijan (järjestöt) kanssa 24.3. klo 18-20.

Varsinaiset varauskierrokset
Varaukset tehdään kahdessa kierroksessa, joissa molemmissa voi hakea yhtä vuoroa Alinaan, mikäli järjestölle ei ole myönnetty ennakkovarauksella vuoroa Alinaan. Järjestöjen tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat vuorot ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista osoitteesta http://hyy.helsinki.fi/varaukset/. Varauskierrokset ovat 26.3.–30.3. ja 2.4.–12.4.
Varauksen saapumisaika ei vaikuta tilan saamiseen, mutta puutteellisia tai myöhästyneitä hakemuksia ei käsitellä. Jos varauksissa esiintyy päällekkäisyyksiä, tarjotaan kyseisille järjestöille sovittelulla muita vapaita vuoroja. Jos sopuun ei päästä, ratkaistaan tilan saaja arpomalla. Sovittelusta ja arvonnasta vastaa järjestövaliokunta.

HUOM! Järjestön nimeämän yhteyshenkilön tulee olla tavoitettavissa puhelimella varauskierrosten päätyttyä, kun varauksia käsitellään. Näin päällekkäisten varausten sovittelu on mahdollista. Järjestöjen olisi hyvä miettiä myös vaihtoehtoisia päivämääriä siltä varalta, että alkuperäinen tilavaraus menee päällekkäin toisen järjestön tapahtuman kanssa. Varmistakaa myös aina ennen jokaista varausta, että toivomanne päivä on vapaa!

I kierros
Varausaika 26.3. klo 08.00 – 30.3. klo 22.00. Varaukset tehdään lomakkeeseen
http://goo.gl/forms/aRRWHU5CLy
Varausten käsittely 31.3. klo 18.00-21.00

II kierros
Varausaika 2.4 klo 08.00 - 12.4. klo 22.00. Varaukset tehdään lomakkeeseen
http://goo.gl/forms/qlBP4oJAD5

Varausten käsittely 14.4. klo 18.00-21.00

Huomaathan, että varauskierrokset eivät pääty puoliltaöin!
Varaukset päivitetään sähköiseen kalenteriin kierrosten jälkeen.

Varaukset kierrosten jälkeen

Jäljelle jääneitä vapaita vuoroja voi tiedustella 16.4. alkaen HYYn palvelutoimistosta. Vapaat vuorot näkyvät HYYn varauskalenterista osoitteessa http://hyy.helsinki.fi/varaukset/
Varausten priorisointi
Ennakkovaraus koskee erityisesti vuosijuhlia, vuosijuhlien jatkoja ja tietyn päivämäärän tapahtumia. Varsinaisilla varauskierroksilla eniten painoarvoa ovat perinteisesti saaneet järjestöjen yhteistyötapahtumat. Priorisoinnista päättää järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja asiantuntijan (järjestöt) kanssa.
Alina-salin käyttöä koskevat HYYn juhlatilojen käyttösopimuksen ehdot löytyvät osoitteesta http://hyy.helsinki.fi/sites/default/files/Alina-salin%20k%C3%A4ytt%C3%B...

=============================================

Virityspäivä 9.3.2015

Viritä järjestösi vielä paremmaksi! HYY toivottaa kaikki harrastejärjestöjen, osakuntien sekä aine- ja tiedekuntajärjestöjen aktiivit Virityspäivään 9.3.2015 klo 9.00-18.00. Askarruttaako yhdistyslaki? Miten järjestötaitoja hyödynnetään työelämässä? Kuinka kansainväliset opiskelijat saadaan mukaan toimintaan? Hae parhaat vinkit Virityspäivästä! Virityspäivä on koulutustapahtuma, jossa on tarjolla monenlaista koulutusta järjestöjen eri toimijoille. Tapahtumapaikkana on Yliopiston päärakennus Fabianinkatu 33:ssa.

Tapahtumassa on kaikille yhteistä ohjelmaa aamiaisen merkeissä, jonka jälkeen on tarjolla erilaisia koulutuksia. Lopuksi kokoonnumme tilaisuuden päättäjäisiin Helsinki Think Companyn tiloihin Vuorikatu 5:en klo 16.00 alkaen.

Päivän ohjelma:
hyy.helsinki.fi/fi/node/11068

Virityspäivään 6.3. klo 23:59 mennessä:
https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/58651/lomake.html

=============================================

Kampuskohtaamispaikkatapahtumiin tarjolla avustusta

HYY jakaa avustusta opiskelijaryhmille ja -järjestöille, jotka järjestävät tapahtumia kampuskohtaamispaikkojen keskiviikkovuoroilla. Avustus on tarkoitettu kampuskohtaamispaikalla tapahtuvan ohjelman järjestelyihin, kuten esimerkiksi kahvitarjoiluihin, tarvikkeisiin tai koristeluihin. Avustuksia jaetaan harkinnanvaraisesti, mutta summa on lähtökohtaisesti noin 50 euroa/järjestö.

Yliopiston 375-juhlavuoden kunniaksi kampuksille avautuneilla kampuskohtaamispaikoilla on mahdollista järjestää ohjelmaa aina keskiviikkoisin kello 14-17. Paikat soveltuvat erinomaisesti esimerkiksi oppiainekahvien järjestämiseen tai uusien jäsenten kohtaamiseen.

Avustushakemukset tulee lähettää osoitteeseen jarjesto@hyy.fi  Hakemuksesta tulee käydä ilmi seuraavat asiat:
-Tapahtuman järjestäjä tai järjestävän tahon yhteyshenkilö
-Tapahtuman ajankohta
-Mihin tarkoitukseen avustusta haetaan sekä arvioitu budjetti
-Pankkiyhteys, jos jokin muu kuin järjestön Tahloon ilmoittama tili

Lisätietoa kampuskohtaamispaikoista:
http://hyy.fi/kampuskohtaamispaikat

Miran Hamidulla
Hallituksen jäsen (järjestöt, ympäristö)
miran.hamidulla@hyy.fi

=============================================

Järjestöasioiden Q & A

-Mietityttääkö voiko henkilö X toimia toiminnantarkastajana?
-Onko Tahlo jo sulkeutunut ja paperit unohtunut palauttaa?
-Askarruttaako sinua jokin kysymys joka liittyy järjestöösi/valiokuntatoimintaan?

Mikäli sinulla on mielessäsi järjestö- tai valiokuntatoimintaan liittyvä kysymys niin jätä se osoitteeseen: http://goo.gl/forms/WMyUjYQQE3 .
HYYn järjestöasiat ( www.facebook.com/HYYnjarjestoasiat ) julkaisee joka tiistai vastauksia esitettyihin kysymyksiin.

Kysymyksiä voi jättää myös ruotsiksi ja englanniksi!

=============================================

 

Suursitsit tulevat taas!

 

Hei hyvät opiskelijajärjestöjen toimijat,

 

Suursitsit ovat täällä taas! Vuoden 2012 suursitsit olivat suuri menestys, mutta tänä vuonna aiomme tehdä tapahtumasta entistä hienomman ja suuremman. Suursitseillä yhdistyy tänä vuonna sekä 375-vuotisen Helsingin yliopiston että 150-vuotisen ylioppilaslakkiperinteen juhlinta. Tänä vuonna tätä huikeaa tapahtumaa vietetään Alman päivänä torstaina 28.5. kello 17-22.

Senaatintori on jo varattu ja paikalle olisi tarkoitus saada opiskelijoita syömään, juomaan ja pitämään hauskaa mahdollisimman monesta järjestöstä. Te järjestöt olette tämän onnistumisessa avainasemassa!

Jokaisella järjestöllä on mahdollisuus varata haluamansa paikkamäärä, jonka täyttämisestä järjestö huolehtii. Järjestöt ottavat itse vastaan jäsentensä ilmoittautumiset sekä mahdolliset maksut, ja hoitavat osallistujilleen astiat, ruoat sekä juomat perinteisten sitsitarjoilujen tyyliin. Lisäksi järjestöillä on mahdollisuus päästä vaikuttamaan yhteisen lauluvihkon sisältöön ehdottamalla laulua/lauluja, joista suosituimmat valitaan.

Järjestöjen ilmoittautuminen sekä laulujen ehdottaminen tapahtuu lomakkeella, joka toimitetaan maaliskuussa. Samassa yhteydessä saatte aiheesta vielä lisätietoa ja tulossa on myös infotilaisuus järjestöille. Tässä vaiheessa on kuitenkin varmasti jo hyvä käydä osallistumisesta keskustelua järjestönne sisällä.

Suursitsitoimikunnassa on edelleen tilaa uusille innokkaille tekijöille. Jos kiinnostuit vuoden suurimman tapahtuman järjestelystä, niin ota rohkeasti yhteyttä toimikunnan vetäjään Noora Eilolaan (noora.eilola@helsinki.fi).

Lisätietoja tapahtumasta voi kysyä minulta tai Noora Eilolalta.

 

Ystävällisin terveisin

Hennaleena Turpeinen

Suursitsitoimikunta

hennaleena.turpeinen@helsinki.fi

Tagit: