Järjestöille

Järjestötiedote 6/2013

06.09.2013

1 Hyvää syyskauden alkua!
2 Järjestöjen jäsenrekisterikoulutus 18.9.
3 Syksyn järjestökoulutukset
4 Pyöräretki paremman kampuksen puolesta!
5 Toiminta-avustushakemuksen liitedokumentteja puuttuu
6 Unohditteko hakea tilaa? Täydentävä tilahaku auki 30.9. klo 15 asti
7 Hakekaa HYYn kalustetukea
8 Kellarisauna Niiniluodon ja kokoushuone Seppeleen käyttöönotto viivästyy
9 Alina-salin pöytien tilanne syys-lokakuussa

 

1 Hyvää syyskauden alkua!

 

Syyskausi on alkanut niin järjestöillä kuin HYYn järjestöpalveluilla. Järjestöpalvelutoimisto on avoinna ma klo 10-17 ja ti-pe klo 10-15. Poikkeavat aukioloajat HYYn nettisivuilla.

 

Fuksien vastaanotto on vuoden tärkein hetki järjestölle, ja niin myös järjestötilalle. Muistakaa siis perehdyttää uudet jäsenet tilankäyttöön ja järjestötilojen käyttöohjesääntöön (http://hyy.helsinki.fi/sites/default/files/jarjestotilojen_kayttoohjesaanto.pdf). Tehkää järjestötilasta fuksien silmäterä - niin kaikilla on viihtyisämpää!

 

2 Järjestöjen jäsenrekisterikoulutus 18.9.

Kaikilla yhdistyksillä on lain mukaan oltava jäsenrekisteri, ja myös HYY edellyttää järjestöiltään jäsenmäärien seurantaa. Jäsenrekisterin ylläpito, perustaminen ja tietoturvallinen säilyttäminen ei kuitenkaan ole aina aivan helppoa. HYY järjestää ke 18.9. kello 17-20 jäsenrekisterikoulutuksen kaikille kiinnostuneille. Kouluttajana on Olli Välke Visio-opintokeskuksesta. Välkkeen tausta on ylioppilaskuntatoiminnassa ja hän on kirjoittanut järjestötoimintaa käsitteleviä oppaita. Ilmoittautuneille lähetetään vapaaehtoinen ennakkotehtävä ennen koulutusta.

Koulutuksen teemat:

- Miksi rekisteri on välttämätön ja mitä ehtoja laki sille asettaa?
- Kuinka rekisteri käytännössä perustetaan?
- Miten rekisteriä ylläpidetään ja päivitetään?
- Kuinka ylläpitovastuu ja rekisteri siirretään uudelle hallitukselle?

Ilmoittautuminen 15.9. klo 23.59 mennessä E-lomakkeella: https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/44469/lomake.html

Lisätietoja koulutuksesta antaa järjestöasiantuntija Akseli Huhtanen, jarjestosihteeri at hyy.fi, 0505373798.

 

3 Syksyn järjestökoulutukset

HYY järjestää taas syksyllä 2013 yhdistystoimintaan liittyvää koulutusta järjestötoimijoille ja muille kiinnostuneille. Syyskauden koulutustarjonta:

18.9. Jäsenrekisterikoulutus, Mannerheim-sali, klo 17-20: Kouluttaja Olli Välke Visio-opintokeskuksesta kouluttaa lain edellyttämän jäsenrekisterin laadintaan, ylläpitoon ja tietoturvaan. Ilmoittautuminen 15.9. mennessä: https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/44469/lomake.html

7.10. Suunnitteluseminaari järjestöille, kokoushuone Rydman, klo 17-20: Parempaa toimintaa paremmalla suunnittelulla! Seminaarissa pohditaan työpajamuotoisesti järjestöjen toiminnan suunnittelun käytäntöjä kuten toimintasuunnitelman hyväksyttämistä syyskokouksella, strategian laadintaa, viestintäsuunnitelmia ynnä muuta. Ilmoittautumisohjeet myöhemmin.

17.10. Yhdenvertaisuusteemainen miniseminaari, Mannerheim-sali, klo 16-18: HYY järjestää yhdenvertaisuusteemoihin liittyvän paneelimuotoisen miniseminaarin, johon kaikki kiinnostuneet ovat tervetulleita. Puhujat tulevat eri kansalaisjärjestöistä. Ilmoittautumisohjeet myöhemmin.

14.11. Puheenjohtajaseminaari II, Mannerheim-sali, klo 17-21: Järjestöjen hallituskaudet päättävässä seminaarissa käydään läpi vuoden isoimpia onnistumisia ja turhautumisenaiheita sekä julkistetaan HYYn järjestökilpailujen voittajat. Seminaari on suunnattu järjestöjen väistyville ja uusille puheenjohtajille. Ilmoittautumisohjeet myöhemmin.

10.12. Tilinpäätösilta, Mannerheim-sali, klo 17-20: Tilinpäätöskoulutuksessa kouluttajana KHT Johanna Mäntyharju. Koulutus on suunnattu järjestöjen taloudenhoitajille ja siellä annetaan konkreettiset työvälineet järjestön tilinpäätöksen laatimiseen.

 

4 Pyöräretki paremman kampuksen puolesta!

HYY ja järjestöt järjestävät Kriittisen pyöräretken kampuksille 10.9.

Retki kiertää kampuksia läpi ja vaatii pyöräkaistoja, runkolukittavia pyörätelineitä ja monia pieniä parannuksia, jotta opiskelijoiden olisi parempi liikkua Helsingissä.

Kokoontuminen 17:30 Narinkkatorilla, lähtö 18:00. Kumpulan kautta kuljetaan noin 18:45.

Mukana ajamassa

- Helsingin yliopiston ylioppilaskunta

- Helsingin Polkupyöräilijät

- Helsingin maan ystävät

- Prologi ry

- TKO-äly ry

- Helsingin yliopiston vihreät

- Hyyn sitoutumaton vasemmisto

- lisää järjestösi tähän

 

Jos haluat järjestösi mukaan, ilmoita järjestö ja yhteyshenkilö FB-eventtiin tai Otsolle!

Lisätietoja:

FB-event: https://www.facebook.com/events/434165663340290/

Otso Kivekäs, Helsingin Polkupyöräilijät

otso.kivekas at hepo.fi

044 3336338

 

 

5 Toiminta-avustushakemuksen liitedokumentteja puuttuu

Osa HYYn toiminta-avustushakemusta hakeneista järjestöistä ei vieläkään ole lähettänyt kaikkia hakemuksen liitteitä. Mikäli järjestöllenne on myönnetty tukea (tarkista tukisumma ja perustelut Tahlosta) mutta rahaa ei kuulu, tarkistakaa, onko Tahlossa kaikki vaaditut liitteet ja lähettäkää mahdolliset puuttuvat liitteet järjestöasiantuntija Akseli Huhtaselle, akseli.huhtanen at hyy.fi.

 

6 Unohditteko hakea tilaa? Täydentävä tilahaku auki 30.9. klo 15 asti

Unohtiko järjestönne hakea tilaa tilajakoprosessissa? HYYn talousjohtokunnan keväällä tekemän päätöksen mukaisesti järjestötilajakoa voidaan täydentää myös varsinaisen tilajakoprosessin ulkopuolella. Niinpä järjestöt, joilla ei ole järjestötilaa tai jotka unohtivat hakea sitä kevään tilajakohaussa, voivat jättää avoimen hakemuksen 30.9. kello 15 mennessä. Allekirjoitetut hakemukset voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen jarjesto at hyy.fi tai paperisena osoitteeseen Helsingin yliopiston ylioppilaskunta, PL 1099, 00101 HELSINKI tai jättää HYYn palvelutoimistoon sen aukioloaikoina.

Tilajaon täydentämisen tarkemmat kriteerit ja hakuehdot ovat luettavissa HYYn nettisivuilla: http://hyy.helsinki.fi/sites/default/files/Uusien%20j%C3%A4rjest%C3%B6jen%20hyv%C3%A4ksyminen%20HYYn%20tiloihin%202013.pdf

 

7 Hakekaa HYYn kalustetukea

HYY tukee järjestötilojen sisustamiseksi tehtäviä kalustehankintoja. Tuki on tarkoitettu pääsääntöisesti HYYn tiloissa toimivien järjestöjen kalustehankintoihin ja määräraha kohdistetaan lähinnä pöytien, tuolien, lukollisten kaappien ja muiden sisustustarvikkeiden hankintaan. Hakemuksia arvioitaessa kiinnitetään huomiota siihen, että kalusteet lisäisivät järjestötilojen viihtyisyyttä ja järjestöjen halua pitää tiloistaan entistäkin parempaa huolta.

Kalustetukea jaetaan vuosittain kahdessa erässä, keväällä ja syksyllä, vastaanotettujen hakemuksien mukaan. Syksyn kalustetuki maksetaan joulukuun alussa, mutta hakemuksia voi jo jättää. Hakemuksien viimeinen jättöpäivä on 30.11.2013.

Hakemukset, jossa eritellään kalustetarve ja hankintaan liittyvät muodollisuudet, voi lähettää sähköpostitse osoitteella jarjestosihteeri(at)hyy.fi tai postitse osoitteeseen Helsingin yliopiston ylioppilaskunta, PL 1099, 00101 HELSINKI

 

8 Kellarisauna Niiniluodon ja kokoushuone Seppeleen käyttöönotto viivästyy

Uuden ylioppilastalon kellarisauna Niiniluodossa tehtävä remontti ja Domus Gaudiumin kokoushuone Seppeleessä tehtävät lukitusmuutokset ovat viivästyneet projektien aikana esiin tulleiden yllätysten takia. Tilat otetaan järjestökäyttöön luultavasti kuitenkin lokakuun alusta alkaen. Loppuvuoden vuoroja voi tiedustella sähköpostitse osoitteesta toimisto at hyy.fi.

 

9 Alina-salin pöytien tilanne syys-lokakuussa

HYYn juhlatila Alina-salissa on vuoden aikana hajonnut runsaasti pöytiä huolimattoman käsittelyn takia. Saliin on tilattu uudet, kestävämmät pöydät, mutta niiden toimitus on viivästynyt, ja siksi pöytien määrässä on ollut vajausta. Nyt saliin on tuotu väliaikaisratkaisuna pöytiä muista tiloista, ja pöytäpaikkoja on taas noin 80 hengelle.