Järjestöille

Järjestötiedote 7/2013

31.10.2013

1 Tilasopimuksien allekirjoittaminen vuosille 2014-2016
2 Yliopiston apurahat opiskelijajärjestöille haettavissa 16.10.2013 - 6.11.2013
3 Alina-salin varauskierrokset keväälle 2014
4 Puheenjohtajaseminaari 14.11. klo 17 Mannerheim-salissa
5 Tilinpäätösilta 12.12.
6 Järjestökilpailut 2013 - ilmoita järjestösi!
7 HYYn järjestöwikissä 56 artikkelia

 

1 Tilasopimuksien allekirjoittaminen vuosille 2014-2016

Tänä syksynä tehty päätös järjestötilojen jakamisesta vuosille 2014-2016 astuu voimaan vuodenvaihteessa. Kunkin tilajaossa tilan saaneen järjestön on allekirjoitettava uusi tilankäyttösopimus vuosille 2014-2016 marraskuun 2013 aikana. Vaikka järjestö jatkaisi samoissa tiloissa kuin aiemmin, on järjestön tästä huolimatta allekirjoitettava uusi tilasopimus. Jotta tilojen yhteiskäyttö lähtee hyvin käyntiin, tulemme mielellämme tiloihinne keskustelemaan HYYn tilojen käytöstä sekä samalla hoitamaan tilankäyttösopimusten allekirjoittamisen.

On ensiarvoisen tärkeää, että tapamiseen tulee paikalle järjestön nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö, mutta vakavien esteiden ilmetessä voi paikalle tulla mm. järjestön tilavastaava tai muu hallituksen jäsen. Mikäli nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö ei mitenkään pääse tapaamiseen paikalle, tulee sopimus allekirjoittaa HYYn kanssa erikseen järjestettävänä ajankohtana. Mikäli tilanteenne on tämä, ottakaa yhteyttä järjestöasiantuntija Akseli Huhtaseen (akseli.huhtanen at hyy.fi, 0505373798) Ilmoitattehan myös, jos ehdottomamme ajankohtana tapaaminen ei jostain syystä onnistu järjestötiloissanne.

Tilajakopäätös: http://hyy.helsinki.fi/sites/default/files/tilajako_2014-2016.pdf

 

Tapaamisaikataulu:

 

Domus Gaudium

Gustavus Rex: 6.11. klo 15

Alexander (DGO): 6.11. klo 16

Christina Regina: 6.11. klo 17

Ulrika: 6.11. klo 18

 

Uusi ylioppilastalo

B-rappu 4. kerros, nk. Pelijärjestöjen tila + Hyero: 7.11. klo 15

A-rappu 6. kerros: 7.11. klo 16

B-rappu 7. kerros: 7.11. klo 17

B-rappu 4. kerros, nk. Tsemppi-huone: 7.11. klo 18

 

A-rappu 3. kerros: 11.11. klo 14

A-rappu 5. kerros: 11.11. klo 15

A-rappu 4. kerros, ESO: 11.11. klo 17

 

A-rappu 4. kerros, Nypolen: 12.11. klo 13

Muut tilat: Kutsutaan toimistolle 12.11. klo 14

 

2 Yliopiston apurahat opiskelijajärjestöille haettavissa 16.10.2013 - 6.11.2013

Opintopiirirahaa voivat opiskelijaryhmät hakea opintopiirinsä opettajan palkkiota varten.

Opiskelijajärjestöavustukset on tarkoitettu Helsingin ylipiston piirissä toimivien järjestöjen opintomatkoihin, seminaarijärjestelyihin tai ulkomaisten opiskelijajärjestöjen vierailuihin.

Hakuaika on 16.10.2013 klo 12.00 - 6.11.2013 klo 15.00.

Tarkempaa tietoa apurahoista ja hakemisesta löydät Flammasta: https://flamma.helsinki.fi/portal/home/sisalto?_nfpb=true&_pageLabel=pp_list&placeId=HY034276

Kysymykset ja yhteydenotot: neu-tuki@helsinki.fi

 

3 Alina-salin varauskierrokset keväälle 2014

Varauskierrokset

Alina-salia voi varata kaksi kertaa vuodessa toteutettavien varauskierrosten aikana. Varauskierroksia on kaksi kappaletta ja molemmilla kierroksilla voi hakea yhtä vuoroa.

Varauksen tekevän järjestön tulee osallistua Alina-salin käyttökoulutukseen vuoden 2013 aikana, tai osallistua erikseen järjestettävään lisäkoulutukseen. Mikäli järjestö ei osallistu koulutuksiin, varaus raukeaa.

Varaukset tehdään sähköisellä lomakkeella.

 

Ennakkovaraus

Ennakkovarausaika on 27.10.-4.11. Tällöin järjestöillä on mahdollisuus varata juhlatiloja ennakkoon ennen varsinaisten varauskierrosten alkamista, mikäli järjestöllä on hyvin perusteltu syy (esim. vuosijuhla) hakea jotain tiettyä päivää. Ennakkovaraukset toimitetaan sähköpostitse järjestövaliokunnan puheenjohtaja Aarni Suvitielle osoitteeseen aarni.suvitie@helsinki.fi .

 

Ennakkovarauksesta on käytävä ilmi:

  • Varaava järjestö
  • Yhteyshenkilö ja puhelinnumero
  •  Tapahtuma, johon tila halutaan varata, ja tilaisuuden luonne
  •  Arvio tapahtuman osallistujamäärästä

Päätökset ennakkovarauksista tekee järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja asiantuntijan (järjestöt) kanssa.

 

Varsinaiset varauskierrokset

Varaukset tehdään kahdessa kierroksessa, joissa molemmissa voi hakea yhtä vuoroa Alinaan. Järjestöjen tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat vuorot ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista osoitteesta http://hyy.helsinki.fi/varaukset/. Varauskierrokset ovat 8.11.-15.11. ja 22.11.-29.11.

Varauksen saapumisaika ei vaikuta tilan saamiseen, mutta puutteellisia tai myöhästyneitä hakemuksia ei käsitellä. Jos varauksissa esiintyy päällekäisyyksiä, tarjotaan kyseisille järjestöille sovittelulla muita vapaita vuoroja. Jos sopuun ei päästä, ratkaistaan tilan saaja arpomalla. Sovittelusta ja arvonnasta vastaa järjestövaliokunnan puheenjohtaja yhdessä valiokunnan kanssa.

HUOM! Järjestön nimeämän yhteyshenkilön tulee olla tavoitettavissa puhelimella molempien varauskierrosten päätyttyä, kun varauksia käsitellään. Näin päällekäisten varausten sovittelu on mahdollista. Järjestöjen olisi hyvä miettiä myös vaihtoehtoisia päivämääriä siltä varalta, että alkuperäinen tilavaraus menee päällekäin toisen järjestön tapahtuman kanssa. Varmistakaa myös aina ennen jokaista varausta, että toivomanne päivä on vapaa!

 

I kierros

Varausaika 8.11 klo 12.00 - 15.11. klo 22.00

Varaukset tehdään lomakkeeseen https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/46099/lomake.html

 

II kierros

Varausaika 22.11 klo 12.00 - 29.11. klo 22.00

Varaukset tehdään lomakkeeseen https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/46100/lomake.html

Huomaathan, että varauskierrokset eivät pääty puoliltaöin!

 

Varaukset päivitetään sähköiseen kalenteriin kierrosten jälkeen.

Varaukset kierrosten jälkeen

Jäljelle jääneitä vapaita vuoroja voi tiedustella 9.12. alkaen HYYn palvelutoimistosta. Vapaat vuorot näkyvät HYYn varauskalenterista osoitteessa http://hyy.helsinki.fi/varaukset/

 

Varausten priorisointi

Ennakkovaraus koskee erityisesti vuosijuhlia, vuosijuhlien jatkoja ja tietyn päivämäärän tapahtumia. Varsinaisilla varauskierroksilla eniten painoarvoa ovat perinteisesti saaneet järjestöjen yhteistyötapahtumat. Priorisoinnista päättää järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja asiantuntijan (järjestöt) kanssa.

Alina-salin käyttöä koskevat HYYn juhlatilojen käyttösopimuksen ehdot  ovat osoitteessa http://hyy.helsinki.fi/sites/default/files/Alina-salin%20k%C3%A4ytt%C3%B...

 

4 Puheenjohtajaseminaari 14.11. klo 17 Mannerheim-salissa

 

HYYn järjestövaliokunta toivottaa kaikki HYYn piirissä toimivien järjestöjen nykyiset ja ensi vuoden puheenjohtajat tervetulleeksi PJ-semmaan 14.11.! Pj-semmassa vaihdetaan kokemuksia puheenjohtajana toimimisesta, jaetaan ideoita ja kuullaan ajankohtaisia asioita järjestökentältä! Samalla tulevat puheenjohtajat voivat saada arvokasta tietoa jo hommansa ansiokkaasti loppuunsaattaneilta puheenjohtajilta omalle alkavalle kaudelleen. Tule siis tapaamaan samassa tilanteessa olevia ja viettämään leppoisaa iltaa yhdessä!

Ilmoittautuminen PJ-semmaan 29.10.-11.11. e-lomakkeella: https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/46278/lomake.html

Maanantaina 14.11. klo 17-21 Mannerheim-salissa (Uusi ylioppilastalo, Mannerheimintie 5 A, 5. krs). Ohjelman lomassa tarjolla makoisaa syötävää ja juotavaa janoisille. Illanvietto jatkuu vapaamuotoisemmissa merkeissä!

Puheenjohtajan lisäksi tilaisuuteen on tervetullut toinenkin edustaja samasta järjestöstä.

 

Lisätietoja tapahtumasta antaa:

Aarni Suvitie

HYYn järjestövaliokunnan puheenjohtaja

aarni.suvitie at helsinki.fi

 

5 Tilinpäätösilta 12.12.

 

10.12. Tilinpäätösilta, Mannerheim-Sali, klo 17-20: Tilinpäätöskoulutuksessa kouluttajana KHT Johanna Hilden, joka veti keväällä taloudenhoitajakoulutuksen järjestöille. Koulutus on suunnattu järjestöjen taloudenhoitajille ja siellä annetaan konkreettiset työvälineet järjestön tilinpäätöksen laatimiseen. Koulutukseen osallistuvia pyydetään ottamaan omat tietokoneet mukaan ja asentamaan valmiiksi Tilitin-ohjelma, sillä koulutuksessa opetetaan tekemään tilinpäätös näillä välineillä. Ilmoittautuminen 9.12. mennessä e-lomakkeella: https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/46340/lomake.html

 

6 Järjestökilpailut 2013 - ilmoita järjestösi!

Järjestövaliokunta julistaa avoimeksi seuraavat kilpailusarjat HYYn piirissä oleville järjestöille. Osallistumisaika päättyy ma 11.11.2012 kello 12:00. Voittajat palkitaan pj-seminaarissa 14.11. kukin 100 eurolla, yhteistyöteko-sarjan voittajia lukuunottamatta: nuo onnekkaat palkitaan HYYn Sivistys-tilan maksuttomalla käyttövuorolla.

 

Tapahtumakonsepti

Onko järjestölläsi olemassa kaikinpuolin loistava tapahtumakonsepti? Arvioinnissa kiinnitetään huomiota tapahtuman omaperäisyyteen ja yhdenvertaisuuteen. Tapahtumakonseptikilpailuun osallistutaan lähettämällä A4-pituinen perustelukirje, johon suositellaan liitettäväksi myös kuvia.

 

Haalarimerkki

Löytyykö järjestöltänne mielestänne poikkeuksellisen tyylikäs tai nokkela haalarimerkki? Kilpailuun voi osallistua jo olemassa olevalla tai vasta suunnitteluasteella olevalla merkillä. Lähetettyjä merkkejä ei palauteta.

 

Järjestölehti

Onko järjestölehtenne rennon akateeminen vai kivenkovaa journalistiikkaa?

Järjestölehtikilpailuun osallistutaan yhdellä tänä vuonna ilmestyneellä numerolla. Lähetettyjä lehtiä ei palauteta.

 

Yhteistyöteko

Onko järjestönne toteuttanut tänä vuonna jotain erityisen mahtavaa yhdessä jonkin toisen järjestön tai järjestöjen kanssa? Kertokaa siitä myös meille! Yhteistyöteko voi olla mitä tahansa yhdessä järjestettyä toimintaa. Arvioinnissa otetaan huomioon erityisesti yhteistyön kyky tavoittaa järjestöjen jäsenet, sen omaperäisyys ja pitkäjänteisyys. Yhteistekokilpailuun osallistutaan kirjoittamalla A4-pituinen perustelukirje: liitä mukaan kuva/kuvia, jos mahdollista.

 

Osallistuminen:

Haalarimerkki- ja järjestölehtisarjoihin kilpailumateriaali toimitetaan HYYn järjestöpalvelutoimistoon (Uusi ylioppilastalo, Mannerheimintie 5 A, 2. krs, 00100 Helsinki). Liittäkää oheen vastuuhenkilönne yhteystiedot ja merkitkää selkeästi oma kilpailusarjanne. Tapahtumakonsepti- ja yhteistyötekokilpailussa ilmoittautuminen osoitteeseen aarni.suvitie@helsinki.fi.

 

Viestiin liitettävä seuraavat tiedot:

   1. Järjestön nimi

   2. Yhteyshenkilön yhteystiedot (puhelin ja sähköpostiosoite)

   3. Perustelukirje liitteeksi

Lisätietoja kilpailuista antaa tarvittaessa HYYn järjestövaliokunnan puheenjohta Aarni Suvitie, aarni.suvitie at helsinki.fi .

 

7 HYYn järjestöwikissä 56 artikkelia

HYYn järjestöwiki on HYYn piirin järjestöissä toimiville suunnattu opas järjestön pyörittämiseen. Vuoden 2013 aikana lähes kaikki sisältö wikissä on päivitetty ja uutta sisältöä tuotettu sivukaupalla. Järjestöwikissä on tällä hetkellä 56 artikkelia kirjanpidosta pöytäjuhlien järjestämisen ja tapahtumamarkkinoinnista jäsenrekisterin ylläpitoon. Järjestöwiki pitää sisällään myös Virkailijaoppaan, jossa on tehtäväkohtaiset oppaat 11 eri tehtävään, puheenjohtajasta varainhankintavastaavaan.

Järjestöwiki on erinomainen opas niin aloitteleville järjestötoimijoille kuin kokeneille konkareille. HYY suositteleekin vanhempia toimijoita vinkkaamaan seuraajilleen järjestöwikistä. Parasta on, että jos koet jonkin olevan väärin, voit pyytää tunnukset muokkaamiseen ja parantaa artikkelia!

HYYn järjestöwiki