Järjestöille

Järjestötiedote 7/2014

24.09.2014

1 Alina-salin varauskierrokset alkavat 1.10.
2 Yliopiston matka-apurahojen hakuaika alkaa 16.10.
3 Onko järjestölläsi postilokero keskustoimistolla?
4 Muista: valiokuntien kilpailut järjestöille

 

1 Alina-salin varauskierrokset alkavat 1.10.

Alina-salin varauskierrokset ovat täällä taas. Varauskierroksilla varataan käyttövuorot keväälle 2015.

Varauskierrokset

Alina-salia voi varata kaksi kertaa vuodessa toteutettavien varauskierrosten aikana. Varauskierroksia on kaksi kappaletta ja molemmilla kierroksilla voi hakea yhtä vuoroa.
Varauksen tekevän järjestön tulee osallistua Alina-salin käyttökoulutukseen vuoden 2015 aikana, tai osallistua erikseen järjestettävään lisäkoulutukseen. Mikäli järjestö ei osallistu koulutuksiin, varaus raukeaa.
Varaukset tehdään sähköisellä lomakkeella.

Ennakkovaraus

Ennakkovarausaika on 1.10. klo 12.00 - 5.10 klo 22.00. Tällöin järjestöillä on mahdollisuus varata juhlatiloja ennakkoon ennen varsinaisten varauskierrosten alkamista, mikäli järjestöllä on hyvin perusteltu syy (esim. vuosijuhla) hakea jotain tiettyä päivää.
Ennakkovarauspyynnöt täytetään osoitteessa: http://goo.gl/WFThrl
Päätökset ennakkovarauksista tekee järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja asiantuntijan (järjestöt) kanssa 7.10. klo 16.30-19.30

Varsinaiset varauskierrokset

Varaukset tehdään kahdessa kierroksessa, joissa molemmissa voi hakea yhtä vuoroa Alinaan. Järjestöjen tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat vuorot ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista osoitteesta http://hyy.helsinki.fi/varaukset/. Varauskierrokset ovat 8.10.–12.10. ja 15.10.–19.4.

Varauksen saapumisaika ei vaikuta tilan saamiseen, mutta puutteellisia tai myöhästyneitä hakemuksia ei käsitellä. Jos varauksissa esiintyy päällekkäisyyksiä, tarjotaan kyseisille järjestöille sovittelulla muita vapaita vuoroja. Jos sopuun ei päästä, ratkaistaan tilan saaja arpomalla. Sovittelusta ja arvonnasta vastaa järjestövaliokunnan puheenjohtaja yhdessä valiokunnan kanssa.

HUOM! Järjestön nimeämän yhteyshenkilön tulee olla tavoitettavissa puhelimella varauskierrosten päätyttyä, kun varauksia käsitellään. Näin päällekkäisten varausten sovittelu on mahdollista. Järjestöjen olisi hyvä miettiä myös vaihtoehtoisia päivämääriä siltä varalta, että alkuperäinen tilavaraus menee päällekkäin toisen järjestön tapahtuman kanssa. Varmistakaa myös aina ennen jokaista varausta, että toivomanne päivä on vapaa!

I kierros
Varausaika 8.10. klo 12.00 – 12.10. klo 22.00.
Varaukset tehdään lomakkeeseen: http://goo.gl/vSn5S5
Varausten käsittely 13.10. klo 16.30-19.30

II kierros
Varausaika 15.10. klo 12.00 - 19.10. klo 22.00.
Varaukset tehdään lomakkeeseen: http://goo.gl/QgKT4Z
Varausten käsittely 20.10. klo 13.00-16.00

Huomaathan, että varauskierrokset eivät pääty puoliltaöin!

Varaukset päivitetään sähköiseen kalenteriin kierrosten jälkeen.

Varaukset kierrosten jälkeen

Jäljelle jääneitä vapaita vuoroja voi tiedustella 24.10. alkaen HYYn palvelutoimistosta. Vapaat vuorot näkyvät HYYn varauskalenterista osoitteessa http://hyy.helsinki.fi/varaukset/

Varausten priorisointi

Ennakkovaraus koskee erityisesti vuosijuhlia, vuosijuhlien jatkoja ja tietyn päivämäärän tapahtumia. Varsinaisilla varauskierroksilla eniten painoarvoa ovat perinteisesti saaneet järjestöjen yhteistyötapahtumat. Jos varaaja ei ole tarkistanut vapaita vuoroja, voi se vaikuttaa vuorojen priorisointijärjestykseen. Priorisoinnista päättää järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja asiantuntijan (järjestöt) kanssa.

Alina-salin käyttöä koskevat HYYn juhlatilojen käyttösopimuksen ehdot löytyvät osoitteesta http://hyy.helsinki.fi/sites/default/files/Alina-salin%20k%C3%A4ytt%C3%B...

=============================================

2 Yliopiston matka-apurahojen hakuaika alkaa 16.10.

Helsingin yliopisto myöntää yliopiston piirissä toimiville opiskelijajärjestöille avustuksia kerran vuodessa. Avustuksia voi hakea opintomatkoihin, seminaarien ja kongressien järjestämiseen sekä ulkomaisten opiskelijajärjestöjen vierailuihin.

Lue lisää Flammasta: https://flamma.helsinki.fi/portal/home/sisalto?_nfpb=true&_pageLabel=con...

=============================================

3 Onko järjestölläsi postilokero keskustoimistolla?

Tilaako järjestösi postinsa Uudelle ylioppilastalolle tai onko järjestölle tulevan postin toimitusosoitteena Mannerheimintie 5 A? Jos, niin muista käydä tarkistamassa järjestösi postilokerikko keskustoimistolla! Posteljooni ei kanna postia 2. kerrosta ylemmäs, vaan kaikki Uuden järjestötiloihin osoitettu posti jää keskustoimistolle. Postilokerikoille pääsee palvelutoimiston aukioloaikoina. Jos et ole varma siitä, minne järjestösi posti tulee, ota yhteyttä järjestöistä vastaavaan asiantuntijaan.

=============================================

4 Muista: valiokuntien kilpailut järjestöille

HYYn järjestövaliokunnan ja koulutuspoliittisen valiokunnan kilpailut ovat olleet avoinna jo hyvän aikaa ja osallitumisaikaa niihin on vielä jäljellä. Kilpailujen osallistumiskynnys on matala, joten  kannattaa osallistua järjestölläsi ollessa edunvalvontatoimintaa, liikuntatoimintaa, nettisivut, lehti tai haalarimerkki. Parhaat palkitaan!

Tarkemmat kilpailukohtaiset ohjeet ja aikataulu: http://hyy.helsinki.fi/fi/blog/hyyn-j%C3%A4rjest%C3%B6kilpailut-2014

Tagit: