Alina

Undefined

Alina-salin varauskierrokset syksylle 2018 14.3. - 9.4.

Varauskierrokset Alina-salin syksyn 2018 vuoroille järjestetään maalis-huhtikuussa.
Alina-salia voi varata varauskierrosten aikana. Varsinaisia varauskierroksia on keväällä kaksi kappaletta. Lisäksi järjestetään ennakkovarauskierros. Näillä kierroksilla järjestö voi saada yhteensä kaksi (2) Alina-vuoroa syksylle 2018. Varaukset tehdään kunkin varauskierroksen omalla sähköisellä lomakkeella.

Kunkin varaavan järjestön tulee käydä Alina-salin käyttökoulutus kuluvan vuoden aikana. Koulutus tulee olla käytynä ennen järjestön varausta. Alina-salin koulutuksia järjestetään jälleen alkusyksystä ja niistä tiedotetaan myöhemmin. Mikäli järjestö ei osallistu koulutuksiin, varaus raukeaa.

Alina-salin käyttöä koskevat HYYn juhlatilojen käyttösopimuksen ehdot löytyvät osoitteesta
https://hyy.helsinki.fi/sites/default/files/juhla-_kokous-_ja_saunatiloj...

Järjestöjen tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat vuorot ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista osoitteesta http://tilavaraus.hyy.fi

Ennakkovarauskierros

Ennakkovarauskierros on auki 14.3. klo 12:00 – 20.3. klo 23:59. Tällöin järjestöillä on mahdollisuus varata juhlatiloja ennakkoon ennen varsinaisten varauskierrosten alkamista mikäli järjestöllä on hyvin perusteltu syy hakea jotain tiettyä päivää. Ennakkovarauskierroksen piiriin kuuluvat siis esimerkiksi vuosijuhlat, vuosijuhlien jatkot ja tietyn päivämäärän tapahtumat.

Mikäli järjestölle myönnetään Alina-salin vuoro ennakkokieroksella, se EI voi hakea vuoroa 1. varsinaisella varauskierroksella, vaan voi saada toisen käyttövuoronsa vasta 2. varsinaisella kierroksella.

Ennakkovarauskierroksen varauslomake: https://goo.gl/forms/xJhkgzsoCw8022Pj1

Päätökset ennakkovarauksista tekee HYYn Järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja järjestöasiantuntijan kanssa 22.3. klo 17:30-20.

Varsinaiset varauskierrokset

Varaukset tehdään kahdessa kierroksessa, joissa molemmissa voi hakea yhtä vuoroa Alinaan, mikäli järjestölle ei myönnetty ennakkovarauksella vuoroa. Järjestöjen tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat vuorot ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista osoitteesta http://tilavaraus.hyy.fi
Mikäli järjestö yrittää varata jo varattuja päiviä, voi se vaikuttaa negatiivisesti vuoron saamiseen. Järjestö saa varata vain yhden (1) vuoron kierroksella, mutta lomakkeessa ilmoitettavia päivämäärävaihtoehtoja on hyvä olla useampia.

Varauksen saapumisaika ei vaikuta tilan saamiseen, mutta puutteellisia tai myöhästyneitä hakemuksia ei käsitellä. Jos varauksissa esiintyy päällekkäisyyksiä, pyritään kaikille järjestöille tarjoamaan jotakin niiden toivomista päivämääristä. Mikäli tämä ei ole mahdollista, ratkaistaan monen toivoman vuoron saaja arpomalla. Vuorojen jakamisesta, järjestelystä ja arvonnasta vastaa Järjestövaliokunta. Varaavan järjestön nimeämän yhteyshenkilön tulee olla tavoitettavissa puhelimella varauskierrosten päätyttyä kun varauksia käsitellään, jotta järjestölle voidaan tarvittaessa tarjota muita vuoroja. Järjestöjen olisi hyvä miettiä myös vaihtoehtoisia päivämääriä siltä varalta, että alkuperäiset varaustoiveet menevät päällekkäin toisten järjestön varaustoiveiden kanssa.


I kierros
Varausaika: 23.3. kello 12:00 – 28.3. kello 12:00.
Varaukset tehdään lomakkeeseen: https://goo.gl/forms/KlNe4zT2i1hXpoVr2
Varausten käsittely 29.3.. klo 17-20.


II kierros
Varausaika 3.4. kello 12:00 - 9.4. kello 23:59.
Varaukset tehdään lomakkeeseen: https://goo.gl/forms/73K0YMM5KLhavS7s2
Varausten käsittely 11.4. klo 18-21.



Varaukset päivitetään sähköiseen kalenteriin kunkin kierroksen jälkeen ja varausta hakeneille järjestöille laitetaan viestiä päätöksistä sähköpostitse.


Varaukset kierrosten jälkeen

Jäljelle jääneitä vapaita vuoroja voi tiedustella 16.4. alkaen HYYn palvelutoimistosta. Vapaat vuorot näkyvät varauskierrosten jälkeen HYYn varauskalenterista osoitteessa http://tilavaraus.hyy.fi


Mikäli Alina-salin varauskierroksista on kysyttävää, voitte olla yhteydessä Järjestövaliokunnan puheenjohtajistoon: jarjestovaliokunta@hyy.fi tai puheenjohtajaan Lauri Grünthaliin lauri.grunthal(at)helsinki.fi, 0503277480

Alina-salin varauskierrokset alkavat 14.3.

Varauskierrokset Alina-salin syksyn vuoroille alkavat.
Alina-salia voi varata varauskierrosten aikana. Varsinaisia varauskierroksia on keväällä kaksi kappaletta. Lisäksi järjestetään ennakkovarauskierros. Näillä kierroksilla voitte saada yhteensä kaksi (2) Alina-vuoroa syksylle 2016. Ennen oman varauspäivämäärän käyttövuoroa Alina-salin käyttökoulutus on oltava käytynä kyseessä olevan kalenterivuoden aikana. Lisäkoulutusta järjestetään tarvittaessa syksyllä 2016. Mikäli järjestö ei osallistu koulutuksiin, varaus raukeaa.
Varaukset tehdään sähköisellä lomakkeella.

Ennakkovaraus

Ennakkovarausaika on 14.3. klo 10:00 – 20.3. klo 23:59. Tällöin järjestöillä on mahdollisuus varata juhlatiloja ennakkoon ennen varsinaisten varauskierrosten alkamista, mikäli järjestöllä on hyvin perusteltu syy (esim. vuosijuhla) hakea jotain tiettyä päivää. Ennakkovaraukset toimitetaan erillisen varauslomakkeen kautta.
Varauslomake: http://goo.gl/forms/iXVEOoaSf0
Ennakkovarauksesta on käytävä ilmi:
Varaava järjestö
Yhteyshenkilö ja puhelinnumero
Tapahtuma, johon tila halutaan varata, ja tilaisuuden luonne
Päätökset ennakkovarauksista tekee järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja asiantuntijan (järjestöt) kanssa 21.3. klo 18-20.

Varsinaiset varauskierrokset

Varaukset tehdään kahdessa kierroksessa, joissa molemmissa voi hakea yhtä vuoroa Alinaan, mikäli järjestölle ei ole myönnetty ennakkovarauksella vuoroa Alinaan. Järjestöjen tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat vuorot ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista osoitteesta http://hyy.helsinki.fi/varaukset/
Varauskierrokset ovat 22.3.–29.3. ja 31.3.–8.4.
Varauksen saapumisaika ei vaikuta tilan saamiseen, mutta puutteellisia tai myöhästyneitä hakemuksia ei käsitellä. Jos varauksissa esiintyy päällekkäisyyksiä, tarjotaan kyseisille järjestöille sovittelulla muita vapaita vuoroja. Jos sopuun ei päästä, ratkaistaan tilan saaja arpomalla. Sovittelusta ja arvonnasta vastaa järjestövaliokunta.

HUOM! Järjestön nimeämän yhteyshenkilön tulee olla tavoitettavissa puhelimella varauskierrosten päätyttyä, kun varauksia käsitellään. Näin päällekkäisten varausten sovittelu on mahdollista. Järjestöjen olisi hyvä miettiä myös vaihtoehtoisia päivämääriä siltä varalta, että alkuperäinen tilavaraus menee päällekkäin toisen järjestön tapahtuman kanssa. Varmistakaa myös aina ennen jokaista varausta, että toivomanne päivä on vapaa!

I kierros

Varausaika 22.3. klo 10:00 – 29.3. klo 23:59.
Varaukset tehdään lomakkeeseen: http://goo.gl/forms/67kDhJiW5E
Varausten käsittely 30.3. klo 18-21.

II kierros

Varausaika 31.3. klo 10:00 - 8.4. klo 23:59.
Varaukset tehdään lomakkeeseen: http://goo.gl/forms/quktd9exRF
Varausten käsittely 11.4. klo 18-21.

Varaukset päivitetään sähköiseen kalenteriin kierrosten jälkeen.

Varaukset kierrosten jälkeen

Jäljelle jääneitä vapaita vuoroja voi tiedustella 18.4. alkaen HYYn palvelutoimistosta. Vapaat vuorot näkyvät HYYn varauskalenterista osoitteessa http://hyy.helsinki.fi/varaukset/

Varausten priorisointi

Ennakkovaraus koskee erityisesti vuosijuhlia, vuosijuhlien jatkoja ja tietyn päivämäärän tapahtumia. Priorisoinnista päättää järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja asiantuntijan (järjestöt) kanssa.
Alina-salin käyttöä koskevat HYYn juhlatilojen käyttösopimuksen ehdot löytyvät osoitteesta http://hyy.helsinki.fi/sites/default/files/Alinan_kayttosaannot_2016.pdf