HYYn järjestövaliokunta toivottaa kaikki HYYn piirissä toimivien tiedekunta- ja ainejärjestöjen, osakuntien sekä harrastejärjestöjen puheenjohtajat tervetulleiksi PJ-semmaan 3.11.! Miten on puheenjohtajakausi sujunut, onko elämä ollut pelkkää ruusuilla tanssimista? Mitä pitää muistaa loppuvuodesta ja miten seuraajat perehdytetään hyvin?

Tule tapaamaan muita samassa tilanteessa olevia ja nauttimaan yhteisestä illasta.
Seminaarissa HYYn edustajat kertovat lisäksi  järjestöjä koskevista ajankohtaisista asioista ja järjestökilpailujen voittajat julkistetaan! Tilaisuus tarjoaa myös mainion mahdollisuuden antaa palautetta HYYn suuntaan ja keskustella järjestöjen kannalta ajankohtaisista asioista.

Ilmoittaudu PJ-semmaan 1.11.2015 klo 23:59 mennessä lomakkeella:

http://goo.gl/forms/Yu7Yem2uo3

Puheenjohtajan lisäksi tilaisuuteen on tervetullut toinenkin edustaja samasta järjestöstä. Tilaisuus on pääosin suomenkielinen. Tarkempi ohjeistus aikataulusta sekä työpajojen sisällöstä löytyy ilmoittautumislomakkeesta.

UUTTA!

Puheenjohtajaseminaarin ohessa järjestetään puheenjohtajiksi hakeville suunnattu työpaja, jossa käydään läpi asioita, joita olisi hyvä tietää ennen kuin hakee puheenjohtajaksi. Työpajassa tutustutaan HYYn toimintaan sekä kuullaan vanhojen puheenjohtajien kommentteja ja mietteitä puheenjohtajavuodesta: mikä tuli yllätyksenä, mikä oli mukavaa tai hankalaa?

Työpajaan ei ole järjestökohtaisia osallistujamäärän rajoituksia eikä työpajaan osallistuminen tarkoita, että sinun pitäisi hakea ensi vuonna puheenjohtajaksi. Työpajan osallistujamäärä on kuitenkin rajoitettu yhteensä 80 henkilöön johtuen Mannerheim-salin kapasiteetista.

Työpaja järjestetään kello 19–19.45 Mannerheim-salissa Uudella ylioppilastalolla (Mannerheimintie 5 A). Tila on valitettavasti esteellinen, mutta järjestäjät auttavat tarvittaessa.

Vain tähän työpajaan osallistuville emme valitettavasti pysty tarjoamaan erillistä ruokailua, mutta toivotamme kaikki tervetulleiksi viettämään iltaa HYYn sauna- ja kokoustiloihin työpajan päätyttyä.

Tähän osioon voi ilmoittautua alla olevan lomakkeen kautta 1.11. kello 23:59 mennessä.

http://goo.gl/forms/f8dpFkLq2E

Seminaari löytyy myös Facebookista:
https://www.facebook.com/events/893311754055601/

Lisätietoja tapahtumasta antaa:

Tero Juutilainen
tero.juutilainen [ ] helsinki.fi

HYY järjestää synttäribileet Vanhalla ylioppilastalolla 26.11.2015 klo 23 alkaen. Luvassa on musiikkia, tanssia ja huikea ilta sekä - kiitos vuosijuhlan yhteistyökumppanin - erittäin, erittäin opiskelijahintaista kuohuviiniä. Sisään pääsee voimassa olevalla opiskelijakortilla ilmaiseksi (eteispalvelu 3 €). Lisätietoja ja Facebook-tapahtuma tulossa lokakuun lopussa!

Koska bileisiin on melkein aina tai ainakin useimmiten kivempi lähteä kaverin kanssa, haluaisimme kannustaa teitä järkkäämään etkot. Kiitos yhteistyökumppanimme, meillä on myös kuohuviiniä, jota lahjoitamme synttärietkoillenne riemukkaan illan takaamiseksi!

Kiinnostuitko? Laita viestiä HYYn kulttuurituottajalle osoitteeseen hanna.hynynen(a)hyy.fi. Kerro kuka olet, missä ajattelit etkot järjestää ja kuinka monelle, niin palaamme asiaan mahdollisimman pian!

Alina-salin varauksierrokset alkavat pian!
Alina-salia voi varata varauskierrosten aikana. Varsinaisia varauskierroksia on syksyllä kaksi kappaletta. Lisäksi järjestetään ennakkovarauskierros. Näillä kierroksilla voitte saada yhteensä kaksi (2) Alina-vuoroa keväälle 2016. Ennen oman varauspäivämäärän käyttövuoroa on Alina-salin käyttökoulutus oltava käytynä kyseessä olevan kalenterivuoden aikana. Lisäksi kalenterivuoden aikana saatetaan järjestää muita pakollisia koulutuksia, mikäli se koetaan tarpeelliseksi. Mikäli järjestö ei osallistu koulutuksiin, varaus raukeaa.
Varaukset tehdään sähköisellä lomakkeella.

Ennakkovaraus

Ennakkovarausaika on 19.–25.10. Tällöin järjestöillä on mahdollisuus varata juhlatiloja ennakkoon ennen varsinaisten varauskierrosten alkamista, mikäli järjestöllä on hyvin perusteltu syy (esim. vuosijuhla) hakea jotain tiettyä päivää. Ennakkovaraukset toimitetaan erillisen varauslomakkeen kautta.

Varauslomake: http://goo.gl/forms/udVLQej2ae
Ennakkovarauksesta on käytävä ilmi:
Varaava järjestö
Yhteyshenkilö ja puhelinnumero
Tapahtuma, johon tila halutaan varata, ja tilaisuuden luonne
Päätökset ennakkovarauksista tekee järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja asiantuntijan (järjestöt) kanssa 27.10. klo 18-21.
Varsinaiset varauskierrokset
Varaukset tehdään kahdessa kierroksessa, joissa molemmissa voi hakea yhtä vuoroa Alinaan, mikäli järjestölle ei ole myönnetty ennakkovarauksella vuoroa Alinaan. Järjestöjen tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat vuorot ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista osoitteesta http://hyy.helsinki.fi/varaukset/. Varauskierrokset ovat 29.10-8.11 ja 11.11-16.11
Varauksen saapumisaika ei vaikuta tilan saamiseen, mutta puutteellisia tai myöhästyneitä hakemuksia ei käsitellä. Jos varauksissa esiintyy päällekkäisyyksiä, tarjotaan kyseisille järjestöille sovittelulla muita vapaita vuoroja. Jos sopuun ei päästä, ratkaistaan tilan saaja arpomalla. Sovittelusta ja arvonnasta vastaa järjestövaliokunta.


HUOM! Järjestön nimeämän yhteyshenkilön tulee olla tavoitettavissa puhelimella varauskierrosten päätyttyä, kun varauksia käsitellään. Näin päällekkäisten varausten sovittelu on mahdollista. Järjestöjen olisi hyvä miettiä myös vaihtoehtoisia päivämääriä siltä varalta, että alkuperäinen tilavaraus menee päällekkäin toisen järjestön tapahtuman kanssa. Varmistakaa myös aina ennen jokaista varausta, että toivomanne päivä on vapaa!

I kierros

Varausaika 29.10. klo 08.00 – 8.11. klo 22.00. Varaukset tehdään lomakkeeseen http://goo.gl/forms/8eyC1h6S6f
Varausten käsittely 9.11 klo 18-21, kokoushuone Cajsa.

II kierros

Varausaika 11.11 klo 08.00 - 16.11. klo 22.00. Varaukset tehdään lomakkeeseen http://goo.gl/forms/kkIY9nuCVB
Varausten käsittely 18.11. klo 18.00-21.00, kokoustila Seppele

Huomaathan, että varauskierrokset eivät pääty puoliltaöin!
Varaukset päivitetään sähköiseen kalenteriin kierrosten jälkeen.

Varaukset kierrosten jälkeen

Jäljelle jääneitä vapaita vuoroja voi tiedustella 20.11. alkaen HYYn palvelutoimistosta. Vapaat vuorot näkyvät HYYn varauskalenterista osoitteessa http://hyy.helsinki.fi/varaukset/

Varausten priorisointi

Ennakkovaraus koskee erityisesti vuosijuhlia, vuosijuhlien jatkoja ja tietyn päivämäärän tapahtumia. Varsinaisilla varauskierroksilla eniten painoarvoa saavat järjestöjen yhteistyötapahtumat. Priorisoinnista päättää järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja asiantuntijan (järjestöt) kanssa.
Alina-salin käyttöä koskevat HYYn juhlatilojen käyttösopimuksen ehdot löytyvät osoitteesta http://hyy.helsinki.fi/sites/default/files/Alina-salin%20k%C3%A4ytt%C3%B...

HYYn järjestö- ja fuksitoimintavaliokunnat julistavat avoimeksi vuoden 2015 järjestökilpailut. Osallistumisaika päättyy kilpailukohtaisesti, mutta kunkin sarjan voittaja julkistetaan HYYn puheenjohtajaseminaarissa 3.11.2015. Kaikkien kilpailujen raadit julkistetaan samalla. Palkinto vaihtelee kilpailusarjoittain.

Haalarimerkkikilpailu
Järjestölehtikilpailu
Yhteistyötapahtumakilpailu
Sitsilaulukilpailu
Aktiivien koulutuskilpailu
Fuksitoimintakilpailu


Haalarimerkkikilpailu
 
Onko järjestölläsi suunnitteilla uusi tai onko varastossa jo valmiiksi huikeaakin hienompi tai  hauskempi haalarimerkki? Mikäli vastaus oli jompaankumpaan kysymykseen KYLLÄ, lähetä järjestösi merkki järjestövaliokunnan arvioitavaksi.
Kilpailuun osallistutaan lähettämällä haalarimerkki tai sen luonnos. Valmiit haalarimerkit toimitetaan järjestövaliokunnalle HYYn keskustoimistolle (Mannerheimintie 5 A, 00100 Helsinki). Kuoren vastaanottajaksi on merkittävä HYYn järjestövaliokunta / Haalarimerkkikilpailu. Luonnokset joko .jpg, .pdf tai .svg -muodossa lähetetään sähköpostitse osoitteeseen tero.juutilainen(a)helsinki.fi.  Liitä sekä valmiin merkin että luonnoksen mukaan saatekirje, josta ilmenee järjestön nimi, yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Saatekirjeeseen voi myös kirjoittaa lyhyen vapaamuotoisen kuvauksen merkistä. Toimitettua materiaalia EI palauteta.
 
Kilpailun voittajan valitsee HYYn järjestövaliokunta.
 
Kilpailuun osallistumisen takaraja on 23.10. kello 15.00. Myöhästyneitä osallistumisia ei huomioida.
 
Voittaja palkitaan 100 eurolla.
 
Lisätietoja: Tero Juutilainen, tero.juutilainen(a)helsinki.fi


 
Järjestölehtikilpailu
 
Parhaan järjestölehden etsintä on taas alkanut! Piteleekö ainejärjestösi tänä vuonna himoittua voittajan valtikkaa? Ota asiasta selvää ja osallistu HYYn järjestövaliokunnan järjestölehtikilpailuun. Kilpailuun osallistutaan toimittamalla yksi painettu tai digitaalinen numero lehteä vuodelta 2015. Painetut lehdet toimitetaan HYYn keskustoimistolle (HYY, Mannerheimintie 5 A, 00100 HKI) saatekirjeen kera. Kirjeen vastaanottajaksi on merkittävä HYYn järjestövaliokunta / Järjestölehtikilpailu. Digitaalinen materiaali toimitetaan saatekirjeineen HYYn järjestövaliokunnan puheenjohtajalle sähköpostiosoitteeseen tero.juutilainen(a)helsinki.fi. Saatekirjeestä on ilmettävä lehteä toimittava järjestö sekä lehden yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Toimitettua materiaalia ei palauteta. Kilpailun voittajan valitsee HYYn järjestövaliokunnan puheenjohtajan koolle kutsuma kolmihenkinen asiantuntijaraati. Raati valitsee voittajan ainoastaan kilpailuun lähetetyn lehden perusteella. Mitään lisämateriaalia ei huomioida. Raadin jäsenet julkistetaan kilpailun voittajan julkistuksen yhteydessä.
 
Kilpailuun osallistumisen takaraja on 16.10. kello 15.00. Myöhästyneitä osallistumisia ei huomioida.
 
Voittaja palkitaan 100 eurolla.
 
Lisätietoja: Tero Juutilainen, tero.juutilainen(a)helsinki.fi


Yhteistyötapahtumakilpailu
 
Oletko aina halunnut järjestää jonkun toisen järjestön kanssa tapahtuman, mutta et ole vain saanut sitä aikaiseksi? Toteuta ideasi ja osallistu HYYn järjestövaliokunnan yhteistyötapahtumakilpailuun!
 
Tapahtuma voi olla muodoltaan minkälainen tahansa, mutta järjestäjinä tulee olla kaksi tai useampi järjestö, jotka eivät aikaisemmin ole tehneet yhteistyötä keskenään. Tapahtuman omaperäisyys sekä tiedekuntien rajat ja osakunta-, aine- ja harrastejärjestöjen rajat ylittävä järjestöyhteistyö katsotaan eduksi. Tapahtuman tulee olla järjestetty vuonna 2015. Mikäli tapahtumaa ei ole järjestetty ennen ilmoittautumisen päättymistä, arvostellaan tapahtuma lähetetyn kuvauksen perusteella.
 
Kilpailuun osallistutaan lähettämällä kirjallinen kuvaus tapahtumasta google-lomakkeen kautta: http://goo.gl/forms/iQKlzGdKWe . Kuvauksesta tulee käydä ilmi osallistuvat järjestöt, yhteyshenkilöt sekä tapahtuman luonne ja järjestämisajankohta ja -paikka. Kuva- ja videomateriaalia tapahtumasta saa myös lähettää.
 
Kilpailuun osallistumisen takaraja on 23.10. kello 15.00. Myöhästyneitä osallistumisia ei huomioida. Voittajasta päättää HYYn järjestövaliokunnan keskuudessaan valitsema raati.
 
Voittaja palkitaan 100 eurolla.
 
Lisätietoja: Tero Juutilainen, tero.juutilainen(a)helsinki.fi
 


 
Sitsilaulukilpailu
 
Täten HYYn järjestövaliokunta julistaa alkaneeksi UUDEN SITSIMUSIIKIN KILPAILUN (USK)!
 
Kappaleen tulee olla vähintäänkin uusi sanoitus, mutta myös uudet sävelmät ovat hyvin tervetulleita. Kappaleen tulee olla sitseille soveltuva kappale, mutta kappaleen teema on kuitenkin vapaavalintainen. Kappaleen tulee olla kilpailua varten tuotettu uusi kappale eli sitä ei ole vielä aiemmin laulettu sitseillä tai muussa tilaisuudessa.
 
Kilpailuun voivat osallistua kaikki HYYn piirissä toimivat järjestöt. Kilpailuun otetaan osaa toimittamalla kilpailukappale arvovaltaiselle tuomaristolle.  Vähintäänkin toivotaan toimitettavaksi laulun sanat ja käytetyn sävelmän nimi, uuden sävelmän kohdalla nuotit. Lisäksi toivottavaa on, että tuomaristolle toimitetaan jonkinlainen äänite kappaleesta esitetyssä muodossa.
 
Kilpailukappaleet voi toimittaa joko sähköpostitse osoitteeseen
antti.pollari(a)helsinki.fi tai vaihtoehtoisesti CD-levyllä HYYn keskustoimistolle sen aukioloaikoina (Mannerheimintie 5 A, 00100 Helsinki) kirjekuoressa, jossa lukee “JOPO-POLLARI” 23.10.2015 kello 15.00 mennessä. Tämän jälkeen saapuneita kappaleita ei oteta huomioon arvostelussa.
 
Kilpailun esikarsinnan suorittaa HYYn järjestövaliokunnan valitsema arvovaltainen tuomaristo ja lopullisen voittajan valitsee HYYn järjestövaliokunta.
 
Voittaja palkitaan 100 eurolla.

Lisätietoja antaa Antti Pollari, antti.pollari(a)helsinki.fi

 
Aktiivien koulutuskilpailu
 
Vapaaehtoiset aktiivit ovat järjestötoiminnan selkäranka! Taitavat toimijat ovat aina tarpeen. Onko järjestölläsi jokin innostava ja kehittävä tapa valmentaa aktiivejaan?
HYYn järjestövaliokunta järjestää kilpailun, jossa etsitään parhainta koulutustapahtumaa. Järjestösi järjestämä koulutustapahtuma aktiiveilleen voi olla minkä muotoinen tahansa niin kestoltaan kuin tyyliltään. Monipuolisuus, laatu ja innostavuus ovat tapahtuman tärkeimmät kriteerit.
 
Kilpailuun osallistutaan lähettämällä kirjallinen kuvaus tapahtumasta google-lomakkeen kautta: http://goo.gl/forms/clI2pVj8NX . Kuvauksesta tulee käydä ilmi osallistuvat järjestöt, yhteyshenkilöt sekä tapahtuman luonne ja järjestämisajankohta ja -paikka. Kuva- ja/tai videomateriaalia tapahtumasta tulee myös lähettää.
 
Kilpailuun osallistumisen takaraja on 23.10. kello 15.00. Myöhästyneitä osallistumisia ei huomioida. Voittajasta päättää HYYn järjestövaliokunnan keskuudessaan valitsema raati.
 
Voittaja palkitaan 100 eurolla.
 
Lisätietoja: Santeri Velin, santeri.velin(a)helsinki.fi
 
HUOM! Tapahtuman tulee olla järjestetty ennen 23.10!
 
 
 
Fuksitoimintakilpailu
 
Onko järjestölläsi erityisen huikeaa fuksitoimintaa?
 
Fuksitoimintavaliokunta etsii parasta fuksitoimintatekoa! Fuksitoimintateko voi olla joko jokin fuksitapahtuma tai muu toimintamuoto, teko, joka on suunnattu uusille opiskelijoille ja liittyy heidän vastaanottamiseensa yliopistoyhteisöön. Pääkriteerinä kilpailussa on se, että tapahtuma pyrkii ottamaan huomioon kaikki kyseisen järjestön uudet opiskelijat: matalakynnyksisyys ja omaperäisyys ovat plussaa.Toiminnan konseptin ei tarvitse olla uusi, mutta sitä pitää toteuttaa tulevana syksynä.
 
Osallistuminen kilpailuun tapahtuu lähettämällä sähköpostin liitetiedostona (.doc /.pdf / .rtf) max. 1000 sanan mittainen vapaamuotoinen kuvaus fuksitoimintateosta sekä vastuuhenkilön yhteystiedot. Toivomme kuvauksen sisältävän myös vähintään yhden kommentin kyseessä olevasta fuksitoimintateosta joltakin järjestön fuksilta. Kuvaukseen on sallittua halutessaan liittää lisäksi kaksi kuvaa. Tapahtuma tulee olla toteutettuna ennen kilpailuun osallistumista.
 
Sähköposti fuksitoimintateon kuvauksesta lähetetään osoitteeseen jane.karna@helsinki.fi viimeistään 20.10.2015. Myöhästyneitä osallistumisia ei huomioida. Voittaja valitaan HYYn Fuksitoimintavaliokunnan kokouksessa. Voittaja palkitaan sadan (100) euron lahjakortilla.
 
Lisätietoja ja osallistuminen: Jane Kärnä, jane.karna(a)helsinki.fi