Varauskierrokset Alina-salin syksyn vuoroille alkavat pian. Varsinaisia varauskierroksia on keväällä kaksi kappaletta ja lisäksi järjestetään ennakkovarauskierros. Näillä kierroksilla järjestö voi saada yhteensä kaksi (2) Alina-vuoroa syksylle 2019. Varaukset tehdään kunkin varauskierroksen omalla sähköisellä lomakkeella, jotka julkaistaan myöhemmin tällä sivulla. 

Kunkin varaavan järjestön tulee käydä Alina-salin käyttökoulutus kuluvan vuoden aikana. Koulutus tulee olla käytynä ennen järjestön varausta. Alina-salin koulutuksia järjestetään jälleen alkusyksystä ja niistä tiedotetaan myöhemmin. Mikäli järjestö ei osallistu koulutuksiin, varaus raukeaa.

Alina-salin käyttöä koskevat HYYn juhlatilojen käyttösopimuksen ehdot löytyvät https://bit.ly/2IwIAKL. Järjestöjen tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat vuorot ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista osoitteesta http://tilavaraus.hyy.fi


Ennakkovarauskierros 

Ennakkovarauskierroksella järjestöillä on mahdollisuus hakea varausta ennakkoon ennen varsinaisten varauskierrosten alkamista mikäli järjestöllä on hyvin perusteltu syy hakea jotain tiettyä päivää. Ennakkovarauskierroksen piiriin kuuluvat siis esimerkiksi vuosijuhlat, vuosijuhlien jatkot ja tietyn päivämäärän tapahtumat. Ennakkovarausten jakokriteetit päätetään valiokunnan kokouksessa 5.3. ja niistä ilmoitetaan varauslomakkeen yhteydessä.

Mikäli järjestölle myönnetään Alina-salin vuoro ennakkokierroksella, se EI voi hakea vuoroa 1. varsinaisella varauskierroksella, vaan voi saada toisen käyttövuoronsa vasta 2. varsinaisella kierroksella. 

Varsinaiset varauskierrokset 

Varaukset tehdään kahdessa kierroksessa, joissa molemmissa voi hakea yhtä vuoroa Alinaan, mikäli järjestölle ei myönnetty ennakkovarauksella vuoroa. Järjestöjen tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat vuorot ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista osoitteesta http://tilavaraus.hyy.fi

Mikäli järjestö hakee jo varattuja päiviä, voi se vaikuttaa negatiivisesti vuoron saamiseen. Järjestö saa vain yhden (1) vuoron kullakin kierroksella, mutta lomakkeessa ilmoitettavia päivämäärävaihtoehtoja on hyvä olla useampia.

Päätökset varauksista tekee HYYn Järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja järjestöasiantuntijan kanssa ylioppilaskunnan jäsenille avoimessa jakotilaisuudessa kunkin varauskierroksen jälkeen. Varaustoiveen yhteyshenkilön tulee olla tavoitettavissa varauksie jaettaessa, mikäli jakoprosessissa ilmenee tarve olla järjestöön yhteydessä. 

Puutteellisia tai myöhästyneitä hakemuksia ei käsitellä. Jos haetuissa päivämäärissä esiintyy päällekkäisyyksiä, pyritään kaikille järjestöille tarjoamaan jokin niiden toivomista päivämääristä. Mikäli tämä ei ole mahdollista, ratkaistaan monen toivoman vuoron saaja arpomalla. Järjestöjen olisi hyvä miettiä myös vaihtoehtoisia ajankohtia siltä varalta, että alkuperäiset varaustoiveet menevät päällekkäin toisten järjestön varaustoiveiden kanssa.


Ennakkovarauskierros 

Varausaika: 11.3. klo 12:00 - 17.3. klo 23:59

Varaustoiveiden käsitelly: maanantai 18.3. klo 16:00-20:00, kokoushuone Topelius

Ennakkovarauskierros on päättynyt.

I kierros 

Varausaika: 19.3. kello 12:00 – 24.3. kello 23:59 

Varaustoiveiden käsittely: maanantai 25.3. klo 16:00-20:00, kokoushuone Topelius 

Varaukset tehdään oheisen lomakkeen kautta:
https://www.lyyti.in/alina_ensimmainen_syksy19

II kierros 

Varausaika 26.3. kello 12:00 - 31.3. kello 23:59. 

Varaustoiveiden käsittely: maanantai 1.4. klo 16:00-20:00, kokoushuone Topelius

Varaukset tehdään oheisen lomakkeen kautta:
https://www.lyyti.in/alina_toinen_syksy2019

Varaukset päivitetään sähköiseen kalenteriin kunkin kierroksen jälkeen ja varausta hakeneille järjestöille laitetaan viestiä päätöksistä sähköpostitse. Varaukset kierrosten jälkeen Jäljelle jääneitä vapaita vuoroja voi tiedustella 2.4. alkaen HYYn palvelutoimistosta. Vapaat vuorot näkyvät varauskierrosten jälkeen HYYn varauskalenterista osoitteessa http://tilavaraus.hyy.fi

Mikäli Alina-salin varauskierroksista on kysyttävää, voitte olla yhteydessä Järjestövaliokunnan puheenjohtajistoon: jarjestovaliokunta(at)hyy.fi tai puheenjohtajaan Lovisa Hirvoseen, lovisa.hirvonen(at)helsinki.fi, 0503652544

Uusiksi HYYn piirissä toimiviksi järjestöksi pyrkivien järjestöjen on täytettävä sähköinen hakulomake TAHLO-järjestelmässä HYYn verkkosivuilla ja palautettava tarvittavat liitteet TAHLOn kautta tai HYYn palvelutoimistoon, kevään osalta perjantaihin 1.3.2019 kello 15.00 mennessä ja syksyn osalta perjantaihin 27.9.2019 kello 15.00 mennessä. HYYn piiriin hakevien järjestöjen tulee myös ilmoittaa haustaan HYYn järjestöistä vastaavalle asiantuntijalle hakuajan puitteissa.

Uusien järjestöjen on täytettävä säännöt HYYn piirissä toimivaksi järjestöksi.

Järjestöt voivat anoa keväällä samalla lomakkeella myös toiminta-avustusta koko vuodelle.

Hyväksyntään tarvittavat liitteet ovat seuraavat:

  • talousarvio 2019
  • toimintasuunnitelma 2019
  • järjestön säännöt
  • järjestön perustamiskokouksen pöytäkirjanote tai perustamiskirja
  • jäsenluettelo. HYYn jäsenten osalta listaukseen on merkittävä Helsingin yliopiston opiskelijanumero.

Lisäinfoja myös omalla sivullaan.

Lisätietoja:

HYYn hallituksen jäsen Samuli De Pascale, samuli.depascale [a] hyy.fi, 050 543 9615

Talousjohtokunnan puheenjohtaja Linda-Liisa Kelokari, linda-liisa.kelokari [a] hyy.fi, 050 543 0324 

Asiantuntija (järjestöt) Jaakko Kalske, jarjestosihteeri [a] hyy.fi, 050 537 3798

1 Muista hakea HYYn toiminta-avustusta ja järjestölehtitukea

2 Virityspäivä 2019

3 HYY POP UP 11.–14.3.2019

4 Järjestövaliokunnan uusien ilta 18.2. klo 17

5 TAHLO walk-in Ohjauskulmassa 22.2. klo 11-15

6 Toiminta-avustuksen infoilta järjestöille

7 Haalarimerkit Promlerista loppuvuoden -15% alennuksella HYYn järjestöille

8 HYY <3 Kansallisteatteri: Yhdestoista hetki - liput HYYn jäsenille vain 2€!



1 Muista hakea HYYn toiminta-avustusta ja järjestölehtitukea

HYY myöntää vuosittain järjestöilleen toiminta-avustusta. Avustus on tarkoitettu HYYn piirissä toimivien järjestöjen toiminnan tukemiseen. Toiminta-avustusta haetaan sähköisellä hakulomakkeella osoitteessa tahlo.hyy.fi. Hakemuksen viimeinen jättöpäivä on 1.3. 

HYY tukee järjestöjensä julkaisutoimintaa myöntämällä lehtitukea. Lehtitukea myönnetään vain painetuille julkaisuille. Myös lehtitukea haetaan sähköisessä hakulomakepalvelussa osoitteessa tahlo.hyy.fi. Lehtitukea tulee hakea 1.3. mennessä. 

Lisäohjeita hakemisesta ja kriteereistä: https://hyy.helsinki.fi/fi/blog/hae-hyyn-toiminta-avustusta-ja-j%C3%A4rj...

=================

2 Virityspäivä 2019

Haluatko kehittyä järjestötoimijana? Kaipaatko vinkkejä ja inspiraatiota järjestösi virittämiseen entistäkin paremmaksi? Tervetuloa kouluttautumaan ja innostumaan HYYn Virityspäivään keskiviikkona 27.2.!

Virityspäivä on koulutustapahtuma, jossa on tarjolla monipuolista koulutusta järjestöjen eri toimijoille. Toimit sitten harrastejärjestössä, osakunnassa, ainejärjestössä tai tiedekuntajärjestössä, täältä löydät itsellesi mahdollisuuksia oppia uutta! 

Työpajat pidetään pääosin suomeksi. Sisällöt löydät nettisivuilta:

https://hyy.helsinki.fi/fi/virityspaiva

Ilmoittautuminen on auki 5.2.-22.2. klo 23.59 asti.

https://www.lyyti.in/virityspaiva2019

=================

3 HYY POP UP 11.–14.3.2019

Viikki / Meilahti / Keskusta / Kumpula

Tarvitsetko neuvontaa asumiseen tai toimeentuloosi liittyen? Haluaisitko vaikuttaa positiivisesti opintoasioihin ja opiskeluympäristöösi yliopistolla? Mietityttääkö sinua omaan hyvinvointiisi ja opiskelukykyyn liittyvät asiat? Haluaisitko saada neuvontaa esimerkiksi YTHS:n hyvinvointipalveluihin liittyen? Tiedätkö miten HYY vaikuttaa vaaleissa, kaupungissa ja yhteiskunnassa? Entä kiinnostaako sinua minkälaisia järjestöjä ja valiokuntia HYYn piirissä vaikuttaa ja miten niiden toimintaan pääsisi mukaan? Tarvitseeko järjestösi tukea esimerkiksi hallinnon kanssa? Haluatko antaa palautetta HYYlle ja olla mukana vaikuttamassa ylioppilaskunnan toimintaan ja tavoitteisiin? 

Tule HYY POP UP –tapahtumiin Viikkiin, Meilahteen, Keskustaan ja Kumpulaan 11.-14.3.2019! 

HYYn hallituksen jäsenet ja asiantuntijat päivystävät ja antavat neuvontaa päivittäin maanantaista torstaihin klo 10-15 vuoron perään jokaisella Helsingin yliopiston kampuksella. HYY POP UPeista löydät teemapöydät toimeentuloon, hyvinvointiin, opintoasioihin, vaaleihin, valiokuntiin ja järjestöihin liittyen. Lisäksi tapahtumasta saat mukaasi upouusia HYY-haalarimerkkejä, HYY-tuotteita ja palkintoja!

HYY POP UP -TAPAHTUMAT 11.-14.3.2019

VIIKKI (Ee-talo, Agnes Sjöberginkatu 2. Aula)

11.3.2019 klo 10-15

MEILAHTI (Terkko Event Space, Haartmaninkatu 4)

12.3.2019 klo 10-15

KESKUSTA (Ohjauskulma, Kaisa-talo, Fabianinkatu 30)

13.3.2019 klo 10-15

KUMPULA (Physicum, Gustaf Hällströminkatu 2. Aula)

14.3.2019 klo 10-15

Tapahtuma Facebookissa: https://www.facebook.com/events/2219899764740926/

ja HYYn sivuilla: https://hyy.helsinki.fi/fi/hyypopup

=================

4 Järjestövaliokunnan uusien ilta 18.2. klo 17

Mikä ihmeen järjestövaliokunta ja mitä se oikeastaan edes tekee? Voinko minä vaikuttaa siihen, mitä valiokunta puuhaa kuluvana vuonna?

Saat näihin kysymyksiin vastauksen saapumalla järjestövaliokunnan uusien iltaan maanantaina 18.2. klo 17.00 alkaen Topeliukseen (Keskustoimisto, Uusi ylioppilastalo, 2. krs). Tule rennosti tutustumaan järjestövaliokunnan toimintaan ja toimijoihin sekä matalalla kynnyksellä ideoimaan tulevalle vuodelle tapahtumia järjestötoimijoille!

Lämpimästi tervetuloa!

Lisätietoja tapahtumasta saa järjestövaliokunnan puheenjohtajalta Lovisa Hirvoselta, lovisa.hirvonen(a)helsinki.fi.

Tapahtuma Facebookissa: https://www.facebook.com/events/1207505912758742/

=================

5 TAHLO walk-in Ohjauskulmassa 22.2. klo 11-15

Onko järjestölläsi haasteita Tahlon kanssa? Tarvitsetko kenties hiukan apua? Mitä Tahloon ylipäänsä pitää laittaa?

Ei hätää! HYYn järjestöasioista vastaavat henkilöt ovat paikalla Ohjauskulmassa 22.2. klo 11-15 vastaamassa Tahloa ja muitakin järjestöasioita koskeviin kysymyksiin ja tarvittaessa opastavat kädestä pitäen.

Ohjauskulma sijaitsee Kaisa-talon 3. kerroksessa, Fabianinkatu 30: https://guide.student.helsinki.fi/fi/artikkeli/ohjauskulma

Lisätietoja voi kysellä järjestöasiantuntijalta: jarjestosihteeri@hyy.fi

=================

6 Toiminta-avustuksen infoilta järjestöille

Millä perusteilla HYY päättää, miten paljon järjestöni saa rahaa?

Tule perjantaina 22.2. klo 17.00-18.00 Wilhelmsson-saliin kuulemaan järjestöjen toiminta-avustuksen jakamisesta ja esittämään kysymyksiä sitä koskien. 

Infossa kerrotaan periaatteista, joiden mukaan avustusta jaetaan, miten toiminta-avustuksen jako toteutetaan sekä kuinka saatua avustusta voi pyrkiä kasvattamaan. Tänä vuonna käytössä on uudistettu toiminta-avustusjakomalli.

Kysymyksiä voi myös lähettää etukäteen talousjohtokunnan puheenjohtajalle osoitteeseen linda-liisa.kelokari@hyy.fi

Tila on valitettavasti esteellinen.

MISSÄ? Wilhelmsson-salissa (Mannerhemintie 5 A, 5 kerros)

MILLOIN? 22.2. klo 17.00-18.00

MIKSI? Koska HYY haluaa antaa teille rahaa

Tapahtuma Facebookissa: https://www.facebook.com/events/404134207061267/

Mikäli et ehdi tapahtumaan, niin Tahloasioista voit tulla kysymään myös aiemmin perjantaina Tahlo walk-iniin Ohjauskulmaan! Lisätietoa tässä järjestötiedotteessa.

=================

7 Haalarimerkit Promlerista loppuvuoden -15% alennuksella HYYn järjestöille

HYY on sopinut Promler.fi:n kanssa erikoisalennuksen kaikille HYY:n järjestöille haalarimerkkien tilauksissa!

Saamme koko 2019 vuoden haalarimerkit alennettuun hintaan (-15%), kun muistamme mainita alennuskodin: HYYHUSML19 tarjouspyynnön ja tilauksen yhteydessä.

Alennuskoodi on tarkoitettu vain HYY:n järjestöille.

Alennuskoodi koskee uusia tilauksia normaalilla toimitusajalla.

Ota yhteys: info@promler.fi

Ohessa linkki yhteistyökumppanimme sivuille: http://www.promler.fi/

Facebook: www.facebook.com/promler

Instagram: @promlerfi

=================

8 HYY <3 Kansallisteatteri: Yhdestoista hetki - liput HYYn jäsenille vain 2€!

Helsingin yliopiston ylioppilaskunta järjestää yhteistyössä Kansallisteatterin kanssa erityisen Yhdestoista hetki –ennakkonäytöksen HYYn jäsenille hintaan 2€/lippu (norm. opiskelijahinta 22 €)! 

Nyt onkin oiva hetki järjestää järjestöllesi kevään ensimmäinen ekskursio teatteriin!

Yhdestoista hetki HYYn jäsenille keskiviikkona 27.2.2019 klo 19.00 alkaen Kansallisteatterin Suurella Näyttämöllä.

Lippujen varaus p. 010 7331 331. Liput lunastetaan Kansallisteatterin lippumyymälästä. Teatteriin tultaessa kaikilla lipun lunastaneilla on oltava HYYn jäsenyyden todistava opiskelijakortti mukana. https://kansallisteatteri.fi/lippumyymala/ 

Tervetuloa nauttimaan esityksestä!

Lisätietoja: https://kansallisteatteri.fi/esitys/yhdestoista-hetki/ 

Tapahtuma Facebookissa: https://www.facebook.com/events/2253350751610481/

Ylioppilaskunta myöntää piirissään toimiville järjestöille vuosittain toiminta-avustusta, joka on tarkoitettu järjestön normaalin toiminnan tukemiseen. Toiminta-avustuksen tarkoitus ei ole kattaa kaikkia järjestön toiminnasta aiheutuvia kuluja, vaan järjestöltä odotetaan myös omaa aktiivisuutta toimintansa rahoituksessa, esimerkiksi jäsenmaksun muodossa. Avustuksen myöntäminen perustuu ensisijaisesti järjestön toimintaan, jota arvioidaan hakemuksen mukana toimitettujen liitteiden pohjalta. Toiminnan lisäksi otetaan huomioon järjestön jäsenpohja, taloudenhoidon suunnitelmallisuus ja tuen tarve. Ylioppilaskunnan talousjohtokunta hyväksyy vuosittain toiminta-avustuksen myöntämisen ja käytön ehdot.

Toiminta-avustusta haetaan sähköisen hakulomakkeen (TAHLO = toiminta-avustuksen hakulomake) kautta osoitteessa tahlo.hyy.fi. Mikäli salasana ja/tai käyttäjätunnus ovat päässeet hukkumaan, ota yhteyttä järjestöasiantuntijaan. Toiminta-avustuksen viimeinen hakupäivä on 1.3.2019.

Hakemukseen tarvittavat liitteet ovat

-Talousarvio 2019
-Toimintasuunnitelma 2019
-Tuloslaskelma 2018
-Tase 2018
-Tilin- tai toiminnantarkastuskertomus 2018
-Toimintakertomus 2018
-Tapahtumakalenteri 2018

Myös muita järjestön toimintaa koskevia liitteitä on mahdollista jättää hakemuksen tueksi, kuten esimerkiksi ympäristösuunnitelma tai yhdenvertaisuussuunnitelma.

Huom! Yhteistyötapahtumissa osallistujiksi lasketaan koko tapahtuman osallistujamäärä!


Hae HYYn järjestölehtitukea

HYY tukee järjestöjensä julkaisutoimintaa myöntämällä lehtitukea. Myös lehtitukea haetaan sähköisessä hakulomakepalvelussa osoitteessa tahlo.hyy.fi. Lehtitukea tulee hakea 1.3. mennessä. Lehtituen myöntämisen kriteerit löytyvät täältä.

Lisätietoja:

http://wiki.hyy.fi/index.php/Toiminta-avustus

HYYn hallituksen talousjohtokunnan puheenjohtaja Linda-Liisa Kelokari linda-liisa.kelokari [ a ] hyy.fi, 050 595 0324

HYYn hallituksen järjestövastaava Samuli De Pascale samuli. depascale [ a ] hyy.fi, 050 543 9615

Asiantuntija (järjestöt) Jaakko Kalske, jaakko.kalske [ a ] hyy.fi, 050 537 3798