Tilinpäätösilta 10.12.
Järjestövaliokunnan järjestäytymiskokous 3.12. klo 18
Sivistys-saunan peruutusehdot muuttuivat
HYYn synttärikahvit kampuksilla!
Kysy järjestövaliokunnalta ja anna palautetta

Tilinpäätösilta 10.12.

Vuosi lähenee loppuaan ja järjestön tilinpäätös häämöttää horisontissa. Mutta mitä tasetilille kirjataan? Mitä kaikkea tilinpäätökseen kuuluu? Mitä eroa on taseen vastaavalla ja vastattavalla? Kuka allekirjoittaa tilinpäätöksen?

HYY järjestää taloudenhoitajille suunnatun tilinpäätösillan, missä opetellaan tekemään yhdistyksen tilinpäätös. Kouluttajana toimii KHT-tilintarkastaja Johanna Hildén. Tilinpäätösilta pidetään 10.12. klo 17-20 Mannerheim-salissa. Koulutus pidetään suomeksi. Ilmoittaudu tilinpäätösiltaan täällä 7.12. mennessä: https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/46340/lomake.html

=============================================

Järjestövaliokunnan järjestäytymiskokous 3.12. klo 18

HYYn järjestövaliokunnan toiminnantäyteinen vuosi huipentuu 3.12 järjestettävään vaalikokoukseen. Vaalikokouksessa valitaan tulevalle vuodelle puheenjohtaja, varapuheenjohtajat sekä sihteerit, mutta valiokunnan toimintaan voi tulla mukaan myös kesken vuotta!

Onko Sinulla haluja olla mukana kehittämässä ylioppilaskunnan järjestökenttää, vai haluatko vain tutustua muihin järjestötoimijoihin ja saada uutta intoa toimintaan?
Kaikkea tätä voi toteuttaa järjestövaliokunnassa!

Osallistuaksesi valiokunnan toimintaan sinun ei tarvitse tietää mitään, riittää että olet kiinnostunut järjestöistä.Ei haittaa vaikka olet fuksi, mutta ei myös haittaa vaikka olisit jo n:n vuoden jäärä. Kokoukset ovat avoimia kaikille HYYn jäsenille.

Jos et ole vielä ehtinyt tutustua järjestövaliokunnan toimintaan, tule mukaan seuraavaan kokoukseen, joka pidetään 18.11 kello 18 alkaen kokoustila Seppeleessä. Jos et pääse paikalle kokoukseen, mutta olet kiinnostunut valiokunnassa toimimisesta, ota yhteyttä valiokunnan puheenjohtajaan Tero Juutilaiseen (tero.juutilainen [ a ] helsinki.fi)!

Liity myös valiokunnan FB-ryhmään: HYYn järjestövaliokunta.

Mitä? Järjestövaliokunnan vaalikokous
Missä? Mannerheim-sali, Uusi ylioppilastalo 5.krs
Milloin? 3.12 kello 18
Miksi? Koska järjestöt<3

=============================================

Sivistys-saunan peruutusehdot muuttuivat

Sivistys-saunan peruutusehdot ovat muuttuneet. Saunan vuokrauksen voi peruuttaa ilman veloitusta 21 vrk ennen vuokrapäivää, aikaisemman 14 vuorokauden sijaan. Mikäli peruutus tapahtuu alle 21 vrk ennen vuokrapäivää veloitetaan koko tilauksen hinta. Muistakaa siis maksaa tai peruuttaa saunavarauksenne ajoissa!

=============================================

HYYn synttärikahvit kampuksilla!

147. syntymäpäiviensä kunniaksi Helsingin yliopiston ylioppilaskunta tarjoaa jäsenilleen kakkukahvit kampuskohtaamispaikoilla Meilahdessa, Kumpulassa ja Viikissä. Kahvitus on vuosijuhlaviikolla 23.11.2015 klo 14–16. Tule hengähtämään hetkeksi tenttien ja syksyn kurssien päättymisen rumbasta sekä pistä suusi makeaksi. Ota kaikki hyöty irti tästäkin ylioppilaskunnan tarjoamasta jäsenedusta!
Meilahden kampuskohtaamispaikka Biomedicumissa.
Kumpulan kampuskohtaamispaikka Physicumissa.
Viikin kampuskohtaamispaikka A-talossa, Latokartanonkaari 9.

=============================================

Kysy järjestövaliokunnalta ja anna palautetta

Oliko Alina-salin varauskierrokset onnistuneita? Pitäisikö niitä parantaa? Entäs puheenjohtajaseminaari? Törmäsitkö valiokuntaan avajaiskarnevaaleilla?

Nyt on mahdollisuus auttaa järjestövaliokuntaa kehittämään omaa toimintaansa. Alla olevan lomakkeen kautta voit jättää niin palautetta kuin kysyä erilaisia järjestöihin liittyviä kysymyksiä. Kysymykset ja palautteet voi jättää anonyymisti ja niihin vastaillaan HYYn järjestöasioiden fb-seinällä.

Palautetta voi antaa myös suoraan valiokunnan puheenjohtajalle Tero Juutilaiselle (tero.juutilainen [ a ] helsinki.fi)

https://docs.google.com/forms/d/1E_eQI13LQSKi9YXx-wxNsGQVV-pg7hrw1skyMuF...


HYYn järjestövaliokunta toivottaa kaikki HYYn piirissä toimivien tiedekunta- ja ainejärjestöjen, osakuntien sekä harrastejärjestöjen puheenjohtajat tervetulleiksi PJ-semmaan 3.11.! Miten on puheenjohtajakausi sujunut, onko elämä ollut pelkkää ruusuilla tanssimista? Mitä pitää muistaa loppuvuodesta ja miten seuraajat perehdytetään hyvin?

Tule tapaamaan muita samassa tilanteessa olevia ja nauttimaan yhteisestä illasta.
Seminaarissa HYYn edustajat kertovat lisäksi  järjestöjä koskevista ajankohtaisista asioista ja järjestökilpailujen voittajat julkistetaan! Tilaisuus tarjoaa myös mainion mahdollisuuden antaa palautetta HYYn suuntaan ja keskustella järjestöjen kannalta ajankohtaisista asioista.

Ilmoittaudu PJ-semmaan 1.11.2015 klo 23:59 mennessä lomakkeella:

http://goo.gl/forms/Yu7Yem2uo3

Puheenjohtajan lisäksi tilaisuuteen on tervetullut toinenkin edustaja samasta järjestöstä. Tilaisuus on pääosin suomenkielinen. Tarkempi ohjeistus aikataulusta sekä työpajojen sisällöstä löytyy ilmoittautumislomakkeesta.

UUTTA!

Puheenjohtajaseminaarin ohessa järjestetään puheenjohtajiksi hakeville suunnattu työpaja, jossa käydään läpi asioita, joita olisi hyvä tietää ennen kuin hakee puheenjohtajaksi. Työpajassa tutustutaan HYYn toimintaan sekä kuullaan vanhojen puheenjohtajien kommentteja ja mietteitä puheenjohtajavuodesta: mikä tuli yllätyksenä, mikä oli mukavaa tai hankalaa?

Työpajaan ei ole järjestökohtaisia osallistujamäärän rajoituksia eikä työpajaan osallistuminen tarkoita, että sinun pitäisi hakea ensi vuonna puheenjohtajaksi. Työpajan osallistujamäärä on kuitenkin rajoitettu yhteensä 80 henkilöön johtuen Mannerheim-salin kapasiteetista.

Työpaja järjestetään kello 19–19.45 Mannerheim-salissa Uudella ylioppilastalolla (Mannerheimintie 5 A). Tila on valitettavasti esteellinen, mutta järjestäjät auttavat tarvittaessa.

Vain tähän työpajaan osallistuville emme valitettavasti pysty tarjoamaan erillistä ruokailua, mutta toivotamme kaikki tervetulleiksi viettämään iltaa HYYn sauna- ja kokoustiloihin työpajan päätyttyä.

Tähän osioon voi ilmoittautua alla olevan lomakkeen kautta 1.11. kello 23:59 mennessä.

http://goo.gl/forms/f8dpFkLq2E

Seminaari löytyy myös Facebookista:
https://www.facebook.com/events/893311754055601/

Lisätietoja tapahtumasta antaa:

Tero Juutilainen
tero.juutilainen [ ] helsinki.fi

HYY järjestää synttäribileet Vanhalla ylioppilastalolla 26.11.2015 klo 23 alkaen. Luvassa on musiikkia, tanssia ja huikea ilta sekä - kiitos vuosijuhlan yhteistyökumppanin - erittäin, erittäin opiskelijahintaista kuohuviiniä. Sisään pääsee voimassa olevalla opiskelijakortilla ilmaiseksi (eteispalvelu 3 €). Lisätietoja ja Facebook-tapahtuma tulossa lokakuun lopussa!

Koska bileisiin on melkein aina tai ainakin useimmiten kivempi lähteä kaverin kanssa, haluaisimme kannustaa teitä järkkäämään etkot. Kiitos yhteistyökumppanimme, meillä on myös kuohuviiniä, jota lahjoitamme synttärietkoillenne riemukkaan illan takaamiseksi!

Kiinnostuitko? Laita viestiä HYYn kulttuurituottajalle osoitteeseen hanna.hynynen(a)hyy.fi. Kerro kuka olet, missä ajattelit etkot järjestää ja kuinka monelle, niin palaamme asiaan mahdollisimman pian!

Alina-salin varauksierrokset alkavat pian!
Alina-salia voi varata varauskierrosten aikana. Varsinaisia varauskierroksia on syksyllä kaksi kappaletta. Lisäksi järjestetään ennakkovarauskierros. Näillä kierroksilla voitte saada yhteensä kaksi (2) Alina-vuoroa keväälle 2016. Ennen oman varauspäivämäärän käyttövuoroa on Alina-salin käyttökoulutus oltava käytynä kyseessä olevan kalenterivuoden aikana. Lisäksi kalenterivuoden aikana saatetaan järjestää muita pakollisia koulutuksia, mikäli se koetaan tarpeelliseksi. Mikäli järjestö ei osallistu koulutuksiin, varaus raukeaa.
Varaukset tehdään sähköisellä lomakkeella.

Ennakkovaraus

Ennakkovarausaika on 19.–25.10. Tällöin järjestöillä on mahdollisuus varata juhlatiloja ennakkoon ennen varsinaisten varauskierrosten alkamista, mikäli järjestöllä on hyvin perusteltu syy (esim. vuosijuhla) hakea jotain tiettyä päivää. Ennakkovaraukset toimitetaan erillisen varauslomakkeen kautta.

Varauslomake: http://goo.gl/forms/udVLQej2ae
Ennakkovarauksesta on käytävä ilmi:
Varaava järjestö
Yhteyshenkilö ja puhelinnumero
Tapahtuma, johon tila halutaan varata, ja tilaisuuden luonne
Päätökset ennakkovarauksista tekee järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja asiantuntijan (järjestöt) kanssa 27.10. klo 18-21.
Varsinaiset varauskierrokset
Varaukset tehdään kahdessa kierroksessa, joissa molemmissa voi hakea yhtä vuoroa Alinaan, mikäli järjestölle ei ole myönnetty ennakkovarauksella vuoroa Alinaan. Järjestöjen tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat vuorot ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista osoitteesta http://hyy.helsinki.fi/varaukset/. Varauskierrokset ovat 29.10-8.11 ja 11.11-16.11
Varauksen saapumisaika ei vaikuta tilan saamiseen, mutta puutteellisia tai myöhästyneitä hakemuksia ei käsitellä. Jos varauksissa esiintyy päällekkäisyyksiä, tarjotaan kyseisille järjestöille sovittelulla muita vapaita vuoroja. Jos sopuun ei päästä, ratkaistaan tilan saaja arpomalla. Sovittelusta ja arvonnasta vastaa järjestövaliokunta.


HUOM! Järjestön nimeämän yhteyshenkilön tulee olla tavoitettavissa puhelimella varauskierrosten päätyttyä, kun varauksia käsitellään. Näin päällekkäisten varausten sovittelu on mahdollista. Järjestöjen olisi hyvä miettiä myös vaihtoehtoisia päivämääriä siltä varalta, että alkuperäinen tilavaraus menee päällekkäin toisen järjestön tapahtuman kanssa. Varmistakaa myös aina ennen jokaista varausta, että toivomanne päivä on vapaa!

I kierros

Varausaika 29.10. klo 08.00 – 8.11. klo 22.00. Varaukset tehdään lomakkeeseen http://goo.gl/forms/8eyC1h6S6f
Varausten käsittely 9.11 klo 18-21, kokoushuone Cajsa.

II kierros

Varausaika 11.11 klo 08.00 - 16.11. klo 22.00. Varaukset tehdään lomakkeeseen http://goo.gl/forms/kkIY9nuCVB
Varausten käsittely 18.11. klo 18.00-21.00, kokoustila Seppele

Huomaathan, että varauskierrokset eivät pääty puoliltaöin!
Varaukset päivitetään sähköiseen kalenteriin kierrosten jälkeen.

Varaukset kierrosten jälkeen

Jäljelle jääneitä vapaita vuoroja voi tiedustella 20.11. alkaen HYYn palvelutoimistosta. Vapaat vuorot näkyvät HYYn varauskalenterista osoitteessa http://hyy.helsinki.fi/varaukset/

Varausten priorisointi

Ennakkovaraus koskee erityisesti vuosijuhlia, vuosijuhlien jatkoja ja tietyn päivämäärän tapahtumia. Varsinaisilla varauskierroksilla eniten painoarvoa saavat järjestöjen yhteistyötapahtumat. Priorisoinnista päättää järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja asiantuntijan (järjestöt) kanssa.
Alina-salin käyttöä koskevat HYYn juhlatilojen käyttösopimuksen ehdot löytyvät osoitteesta http://hyy.helsinki.fi/sites/default/files/Alina-salin%20k%C3%A4ytt%C3%B...

HYYn järjestö- ja fuksitoimintavaliokunnat julistavat avoimeksi vuoden 2015 järjestökilpailut. Osallistumisaika päättyy kilpailukohtaisesti, mutta kunkin sarjan voittaja julkistetaan HYYn puheenjohtajaseminaarissa 3.11.2015. Kaikkien kilpailujen raadit julkistetaan samalla. Palkinto vaihtelee kilpailusarjoittain.

Haalarimerkkikilpailu
Järjestölehtikilpailu
Yhteistyötapahtumakilpailu
Sitsilaulukilpailu
Aktiivien koulutuskilpailu
Fuksitoimintakilpailu


Haalarimerkkikilpailu
 
Onko järjestölläsi suunnitteilla uusi tai onko varastossa jo valmiiksi huikeaakin hienompi tai  hauskempi haalarimerkki? Mikäli vastaus oli jompaankumpaan kysymykseen KYLLÄ, lähetä järjestösi merkki järjestövaliokunnan arvioitavaksi.
Kilpailuun osallistutaan lähettämällä haalarimerkki tai sen luonnos. Valmiit haalarimerkit toimitetaan järjestövaliokunnalle HYYn keskustoimistolle (Mannerheimintie 5 A, 00100 Helsinki). Kuoren vastaanottajaksi on merkittävä HYYn järjestövaliokunta / Haalarimerkkikilpailu. Luonnokset joko .jpg, .pdf tai .svg -muodossa lähetetään sähköpostitse osoitteeseen tero.juutilainen(a)helsinki.fi.  Liitä sekä valmiin merkin että luonnoksen mukaan saatekirje, josta ilmenee järjestön nimi, yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Saatekirjeeseen voi myös kirjoittaa lyhyen vapaamuotoisen kuvauksen merkistä. Toimitettua materiaalia EI palauteta.
 
Kilpailun voittajan valitsee HYYn järjestövaliokunta.
 
Kilpailuun osallistumisen takaraja on 23.10. kello 15.00. Myöhästyneitä osallistumisia ei huomioida.
 
Voittaja palkitaan 100 eurolla.
 
Lisätietoja: Tero Juutilainen, tero.juutilainen(a)helsinki.fi


 
Järjestölehtikilpailu
 
Parhaan järjestölehden etsintä on taas alkanut! Piteleekö ainejärjestösi tänä vuonna himoittua voittajan valtikkaa? Ota asiasta selvää ja osallistu HYYn järjestövaliokunnan järjestölehtikilpailuun. Kilpailuun osallistutaan toimittamalla yksi painettu tai digitaalinen numero lehteä vuodelta 2015. Painetut lehdet toimitetaan HYYn keskustoimistolle (HYY, Mannerheimintie 5 A, 00100 HKI) saatekirjeen kera. Kirjeen vastaanottajaksi on merkittävä HYYn järjestövaliokunta / Järjestölehtikilpailu. Digitaalinen materiaali toimitetaan saatekirjeineen HYYn järjestövaliokunnan puheenjohtajalle sähköpostiosoitteeseen tero.juutilainen(a)helsinki.fi. Saatekirjeestä on ilmettävä lehteä toimittava järjestö sekä lehden yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Toimitettua materiaalia ei palauteta. Kilpailun voittajan valitsee HYYn järjestövaliokunnan puheenjohtajan koolle kutsuma kolmihenkinen asiantuntijaraati. Raati valitsee voittajan ainoastaan kilpailuun lähetetyn lehden perusteella. Mitään lisämateriaalia ei huomioida. Raadin jäsenet julkistetaan kilpailun voittajan julkistuksen yhteydessä.
 
Kilpailuun osallistumisen takaraja on 16.10. kello 15.00. Myöhästyneitä osallistumisia ei huomioida.
 
Voittaja palkitaan 100 eurolla.
 
Lisätietoja: Tero Juutilainen, tero.juutilainen(a)helsinki.fi


Yhteistyötapahtumakilpailu
 
Oletko aina halunnut järjestää jonkun toisen järjestön kanssa tapahtuman, mutta et ole vain saanut sitä aikaiseksi? Toteuta ideasi ja osallistu HYYn järjestövaliokunnan yhteistyötapahtumakilpailuun!
 
Tapahtuma voi olla muodoltaan minkälainen tahansa, mutta järjestäjinä tulee olla kaksi tai useampi järjestö, jotka eivät aikaisemmin ole tehneet yhteistyötä keskenään. Tapahtuman omaperäisyys sekä tiedekuntien rajat ja osakunta-, aine- ja harrastejärjestöjen rajat ylittävä järjestöyhteistyö katsotaan eduksi. Tapahtuman tulee olla järjestetty vuonna 2015. Mikäli tapahtumaa ei ole järjestetty ennen ilmoittautumisen päättymistä, arvostellaan tapahtuma lähetetyn kuvauksen perusteella.
 
Kilpailuun osallistutaan lähettämällä kirjallinen kuvaus tapahtumasta google-lomakkeen kautta: http://goo.gl/forms/iQKlzGdKWe . Kuvauksesta tulee käydä ilmi osallistuvat järjestöt, yhteyshenkilöt sekä tapahtuman luonne ja järjestämisajankohta ja -paikka. Kuva- ja videomateriaalia tapahtumasta saa myös lähettää.
 
Kilpailuun osallistumisen takaraja on 23.10. kello 15.00. Myöhästyneitä osallistumisia ei huomioida. Voittajasta päättää HYYn järjestövaliokunnan keskuudessaan valitsema raati.
 
Voittaja palkitaan 100 eurolla.
 
Lisätietoja: Tero Juutilainen, tero.juutilainen(a)helsinki.fi
 


 
Sitsilaulukilpailu
 
Täten HYYn järjestövaliokunta julistaa alkaneeksi UUDEN SITSIMUSIIKIN KILPAILUN (USK)!
 
Kappaleen tulee olla vähintäänkin uusi sanoitus, mutta myös uudet sävelmät ovat hyvin tervetulleita. Kappaleen tulee olla sitseille soveltuva kappale, mutta kappaleen teema on kuitenkin vapaavalintainen. Kappaleen tulee olla kilpailua varten tuotettu uusi kappale eli sitä ei ole vielä aiemmin laulettu sitseillä tai muussa tilaisuudessa.
 
Kilpailuun voivat osallistua kaikki HYYn piirissä toimivat järjestöt. Kilpailuun otetaan osaa toimittamalla kilpailukappale arvovaltaiselle tuomaristolle.  Vähintäänkin toivotaan toimitettavaksi laulun sanat ja käytetyn sävelmän nimi, uuden sävelmän kohdalla nuotit. Lisäksi toivottavaa on, että tuomaristolle toimitetaan jonkinlainen äänite kappaleesta esitetyssä muodossa.
 
Kilpailukappaleet voi toimittaa joko sähköpostitse osoitteeseen
antti.pollari(a)helsinki.fi tai vaihtoehtoisesti CD-levyllä HYYn keskustoimistolle sen aukioloaikoina (Mannerheimintie 5 A, 00100 Helsinki) kirjekuoressa, jossa lukee “JOPO-POLLARI” 23.10.2015 kello 15.00 mennessä. Tämän jälkeen saapuneita kappaleita ei oteta huomioon arvostelussa.
 
Kilpailun esikarsinnan suorittaa HYYn järjestövaliokunnan valitsema arvovaltainen tuomaristo ja lopullisen voittajan valitsee HYYn järjestövaliokunta.
 
Voittaja palkitaan 100 eurolla.

Lisätietoja antaa Antti Pollari, antti.pollari(a)helsinki.fi

 
Aktiivien koulutuskilpailu
 
Vapaaehtoiset aktiivit ovat järjestötoiminnan selkäranka! Taitavat toimijat ovat aina tarpeen. Onko järjestölläsi jokin innostava ja kehittävä tapa valmentaa aktiivejaan?
HYYn järjestövaliokunta järjestää kilpailun, jossa etsitään parhainta koulutustapahtumaa. Järjestösi järjestämä koulutustapahtuma aktiiveilleen voi olla minkä muotoinen tahansa niin kestoltaan kuin tyyliltään. Monipuolisuus, laatu ja innostavuus ovat tapahtuman tärkeimmät kriteerit.
 
Kilpailuun osallistutaan lähettämällä kirjallinen kuvaus tapahtumasta google-lomakkeen kautta: http://goo.gl/forms/clI2pVj8NX . Kuvauksesta tulee käydä ilmi osallistuvat järjestöt, yhteyshenkilöt sekä tapahtuman luonne ja järjestämisajankohta ja -paikka. Kuva- ja/tai videomateriaalia tapahtumasta tulee myös lähettää.
 
Kilpailuun osallistumisen takaraja on 23.10. kello 15.00. Myöhästyneitä osallistumisia ei huomioida. Voittajasta päättää HYYn järjestövaliokunnan keskuudessaan valitsema raati.
 
Voittaja palkitaan 100 eurolla.
 
Lisätietoja: Santeri Velin, santeri.velin(a)helsinki.fi
 
HUOM! Tapahtuman tulee olla järjestetty ennen 23.10!
 
 
 
Fuksitoimintakilpailu
 
Onko järjestölläsi erityisen huikeaa fuksitoimintaa?
 
Fuksitoimintavaliokunta etsii parasta fuksitoimintatekoa! Fuksitoimintateko voi olla joko jokin fuksitapahtuma tai muu toimintamuoto, teko, joka on suunnattu uusille opiskelijoille ja liittyy heidän vastaanottamiseensa yliopistoyhteisöön. Pääkriteerinä kilpailussa on se, että tapahtuma pyrkii ottamaan huomioon kaikki kyseisen järjestön uudet opiskelijat: matalakynnyksisyys ja omaperäisyys ovat plussaa.Toiminnan konseptin ei tarvitse olla uusi, mutta sitä pitää toteuttaa tulevana syksynä.
 
Osallistuminen kilpailuun tapahtuu lähettämällä sähköpostin liitetiedostona (.doc /.pdf / .rtf) max. 1000 sanan mittainen vapaamuotoinen kuvaus fuksitoimintateosta sekä vastuuhenkilön yhteystiedot. Toivomme kuvauksen sisältävän myös vähintään yhden kommentin kyseessä olevasta fuksitoimintateosta joltakin järjestön fuksilta. Kuvaukseen on sallittua halutessaan liittää lisäksi kaksi kuvaa. Tapahtuma tulee olla toteutettuna ennen kilpailuun osallistumista.
 
Sähköposti fuksitoimintateon kuvauksesta lähetetään osoitteeseen jane.karna@helsinki.fi viimeistään 20.10.2015. Myöhästyneitä osallistumisia ei huomioida. Voittaja valitaan HYYn Fuksitoimintavaliokunnan kokouksessa. Voittaja palkitaan sadan (100) euron lahjakortilla.
 
Lisätietoja ja osallistuminen: Jane Kärnä, jane.karna(a)helsinki.fi


HYYn talousjohtokunta on 21.5 pidetyssä kokouksessa päättänyt, että vastedes vähintään yhden juhlien järjestysmiehen on oltava Alina-salin käyttökoulutuksen käynyt. Tiedot tarkistetaan avainten haun yhteydessä. Lisäksi kevään aikana on Alina-salin käytössä havaittu puutteita ja epäselvyyksiä.

Näiden johdosta HYYn järjestövaliokunta järjestää lisäkoulutuksia ennen lukuvuoden virallista aloitusta. Jokaisen järjestön, joka haluaa syksyllä käyttää Alina-salia, tulee osallistua koulutukseen huolimatta siitä kävikö koulutusta keväällä 2015. Koulutuksessa käydään läpi Alina-salin tiloja ja varustusta, mutta keskitytään myös turvallisuuteen liittyviin asioihin.

Koulutuspäivät ovat 17.8,18.8, 24.8, 25.8, 26.8 ja 3.9. Koulutukset alkavat aina kello 17.00 ja paikkana toimii Alina-sali (Mannerheimintie 5 A, 3. kerros). Koulutus kestää noin tunnin.

Koulutukseen ilmoittaudutaan e-lomakkeen kautta.

https://docs.google.com/forms/d/1X88l-VDgrqkFh_QDLE-vsm1RPOQ6K2FsATAkuaO...


Osallistujia saa ja kannattaakin olla useampi kuin yksi per järjestö.


Uudet Alina-salin käyttöehdot astuvat voimaan 1.9.2015 alkaen ja ne löytyvät täältä:
http://hyy.helsinki.fi/sites/default/files/AlinaFI.pdf. Viesti käyttöehtojen muuttumisesta on lähtenyt järjestöille 5.6.2015.

Lisätietoja koulutuksista antaa järjestövaliokunnan puheenjohtaja Tero Juutilainen, tero.juutilainen(a)helsinki.fi

Alina-salin varauskierrokset alkavat 15.3.
Virityspäivä 9.3.2015
Kampuskohtaamispaikkatapahtumiin tarjolla avustusta
Järjestöasioiden Q & A

Suursitsit tulevat taas!

 
Alina-salin varauskierrokset alkavat 15.3.

Varauskierrokset Alina-salin syksyn vuoroille alkavat.

Alina-salia voi varata varauskierrosten aikana. Varsinaisia varauskierroksia on keväällä kaksi kappaletta. Lisäksi järjestetään ennakkovarauskierros. Näillä kierroksilla voitte saada yhteensä kaksi (2) Alina-vuoroa syksylle 2015. Ennen oman varauspäivämäärän käyttövuoroa on Alina-salin käyttökoulutus oltava käytynä kyseessä olevan kalenterivuoden aikana. Lisäkoulutusta järjestetään tarvittaessa syksyllä 2015. Mikäli järjestö ei osallistu koulutuksiin, varaus raukeaa.
Varaukset tehdään sähköisellä lomakkeella.

Ennakkovaraus
Ennakkovarausaika on 15.–22.3. Tällöin järjestöillä on mahdollisuus varata juhlatiloja ennakkoon ennen varsinaisten varauskierrosten alkamista, mikäli järjestöllä on hyvin perusteltu syy (esim. vuosijuhla) hakea jotain tiettyä päivää. Ennakkovaraukset toimitetaan erillisen varauslomakkeen kautta.

Varauslomake: http://goo.gl/forms/YDVbRT1gdQ

Ennakkovarauksesta on käytävä ilmi:

  • Varaava järjestö
  • Yhteyshenkilö ja puhelinnumero
  • Tapahtuma, johon tila halutaan varata, ja tilaisuuden luonne

Päätökset ennakkovarauksista tekee järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja asiantuntijan (järjestöt) kanssa 24.3. klo 18-20.

Varsinaiset varauskierrokset
Varaukset tehdään kahdessa kierroksessa, joissa molemmissa voi hakea yhtä vuoroa Alinaan, mikäli järjestölle ei ole myönnetty ennakkovarauksella vuoroa Alinaan. Järjestöjen tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat vuorot ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista osoitteesta http://hyy.helsinki.fi/varaukset/. Varauskierrokset ovat 26.3.–30.3. ja 2.4.–12.4.
Varauksen saapumisaika ei vaikuta tilan saamiseen, mutta puutteellisia tai myöhästyneitä hakemuksia ei käsitellä. Jos varauksissa esiintyy päällekkäisyyksiä, tarjotaan kyseisille järjestöille sovittelulla muita vapaita vuoroja. Jos sopuun ei päästä, ratkaistaan tilan saaja arpomalla. Sovittelusta ja arvonnasta vastaa järjestövaliokunta.

HUOM! Järjestön nimeämän yhteyshenkilön tulee olla tavoitettavissa puhelimella varauskierrosten päätyttyä, kun varauksia käsitellään. Näin päällekkäisten varausten sovittelu on mahdollista. Järjestöjen olisi hyvä miettiä myös vaihtoehtoisia päivämääriä siltä varalta, että alkuperäinen tilavaraus menee päällekkäin toisen järjestön tapahtuman kanssa. Varmistakaa myös aina ennen jokaista varausta, että toivomanne päivä on vapaa!

I kierros
Varausaika 26.3. klo 08.00 – 30.3. klo 22.00. Varaukset tehdään lomakkeeseen
http://goo.gl/forms/aRRWHU5CLy
Varausten käsittely 31.3. klo 18.00-21.00

II kierros
Varausaika 2.4 klo 08.00 - 12.4. klo 22.00. Varaukset tehdään lomakkeeseen
http://goo.gl/forms/qlBP4oJAD5

Varausten käsittely 14.4. klo 18.00-21.00

Huomaathan, että varauskierrokset eivät pääty puoliltaöin!
Varaukset päivitetään sähköiseen kalenteriin kierrosten jälkeen.

Varaukset kierrosten jälkeen

Jäljelle jääneitä vapaita vuoroja voi tiedustella 16.4. alkaen HYYn palvelutoimistosta. Vapaat vuorot näkyvät HYYn varauskalenterista osoitteessa http://hyy.helsinki.fi/varaukset/
Varausten priorisointi
Ennakkovaraus koskee erityisesti vuosijuhlia, vuosijuhlien jatkoja ja tietyn päivämäärän tapahtumia. Varsinaisilla varauskierroksilla eniten painoarvoa ovat perinteisesti saaneet järjestöjen yhteistyötapahtumat. Priorisoinnista päättää järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja asiantuntijan (järjestöt) kanssa.
Alina-salin käyttöä koskevat HYYn juhlatilojen käyttösopimuksen ehdot löytyvät osoitteesta http://hyy.helsinki.fi/sites/default/files/Alina-salin%20k%C3%A4ytt%C3%B...

=============================================

Virityspäivä 9.3.2015

Viritä järjestösi vielä paremmaksi! HYY toivottaa kaikki harrastejärjestöjen, osakuntien sekä aine- ja tiedekuntajärjestöjen aktiivit Virityspäivään 9.3.2015 klo 9.00-18.00. Askarruttaako yhdistyslaki? Miten järjestötaitoja hyödynnetään työelämässä? Kuinka kansainväliset opiskelijat saadaan mukaan toimintaan? Hae parhaat vinkit Virityspäivästä! Virityspäivä on koulutustapahtuma, jossa on tarjolla monenlaista koulutusta järjestöjen eri toimijoille. Tapahtumapaikkana on Yliopiston päärakennus Fabianinkatu 33:ssa.

Tapahtumassa on kaikille yhteistä ohjelmaa aamiaisen merkeissä, jonka jälkeen on tarjolla erilaisia koulutuksia. Lopuksi kokoonnumme tilaisuuden päättäjäisiin Helsinki Think Companyn tiloihin Vuorikatu 5:en klo 16.00 alkaen.

Päivän ohjelma:
hyy.helsinki.fi/fi/node/11068

Virityspäivään 6.3. klo 23:59 mennessä:
https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/58651/lomake.html

=============================================

Kampuskohtaamispaikkatapahtumiin tarjolla avustusta

HYY jakaa avustusta opiskelijaryhmille ja -järjestöille, jotka järjestävät tapahtumia kampuskohtaamispaikkojen keskiviikkovuoroilla. Avustus on tarkoitettu kampuskohtaamispaikalla tapahtuvan ohjelman järjestelyihin, kuten esimerkiksi kahvitarjoiluihin, tarvikkeisiin tai koristeluihin. Avustuksia jaetaan harkinnanvaraisesti, mutta summa on lähtökohtaisesti noin 50 euroa/järjestö.

Yliopiston 375-juhlavuoden kunniaksi kampuksille avautuneilla kampuskohtaamispaikoilla on mahdollista järjestää ohjelmaa aina keskiviikkoisin kello 14-17. Paikat soveltuvat erinomaisesti esimerkiksi oppiainekahvien järjestämiseen tai uusien jäsenten kohtaamiseen.

Avustushakemukset tulee lähettää osoitteeseen jarjesto@hyy.fi  Hakemuksesta tulee käydä ilmi seuraavat asiat:
-Tapahtuman järjestäjä tai järjestävän tahon yhteyshenkilö
-Tapahtuman ajankohta
-Mihin tarkoitukseen avustusta haetaan sekä arvioitu budjetti
-Pankkiyhteys, jos jokin muu kuin järjestön Tahloon ilmoittama tili

Lisätietoa kampuskohtaamispaikoista:
http://hyy.fi/kampuskohtaamispaikat

Miran Hamidulla
Hallituksen jäsen (järjestöt, ympäristö)
miran.hamidulla@hyy.fi

=============================================

Järjestöasioiden Q & A

-Mietityttääkö voiko henkilö X toimia toiminnantarkastajana?
-Onko Tahlo jo sulkeutunut ja paperit unohtunut palauttaa?
-Askarruttaako sinua jokin kysymys joka liittyy järjestöösi/valiokuntatoimintaan?

Mikäli sinulla on mielessäsi järjestö- tai valiokuntatoimintaan liittyvä kysymys niin jätä se osoitteeseen: http://goo.gl/forms/WMyUjYQQE3 .
HYYn järjestöasiat ( www.facebook.com/HYYnjarjestoasiat ) julkaisee joka tiistai vastauksia esitettyihin kysymyksiin.

Kysymyksiä voi jättää myös ruotsiksi ja englanniksi!

=============================================

 

Suursitsit tulevat taas!

 

Hei hyvät opiskelijajärjestöjen toimijat,

 

Suursitsit ovat täällä taas! Vuoden 2012 suursitsit olivat suuri menestys, mutta tänä vuonna aiomme tehdä tapahtumasta entistä hienomman ja suuremman. Suursitseillä yhdistyy tänä vuonna sekä 375-vuotisen Helsingin yliopiston että 150-vuotisen ylioppilaslakkiperinteen juhlinta. Tänä vuonna tätä huikeaa tapahtumaa vietetään Alman päivänä torstaina 28.5. kello 17-22.

Senaatintori on jo varattu ja paikalle olisi tarkoitus saada opiskelijoita syömään, juomaan ja pitämään hauskaa mahdollisimman monesta järjestöstä. Te järjestöt olette tämän onnistumisessa avainasemassa!

Jokaisella järjestöllä on mahdollisuus varata haluamansa paikkamäärä, jonka täyttämisestä järjestö huolehtii. Järjestöt ottavat itse vastaan jäsentensä ilmoittautumiset sekä mahdolliset maksut, ja hoitavat osallistujilleen astiat, ruoat sekä juomat perinteisten sitsitarjoilujen tyyliin. Lisäksi järjestöillä on mahdollisuus päästä vaikuttamaan yhteisen lauluvihkon sisältöön ehdottamalla laulua/lauluja, joista suosituimmat valitaan.

Järjestöjen ilmoittautuminen sekä laulujen ehdottaminen tapahtuu lomakkeella, joka toimitetaan maaliskuussa. Samassa yhteydessä saatte aiheesta vielä lisätietoa ja tulossa on myös infotilaisuus järjestöille. Tässä vaiheessa on kuitenkin varmasti jo hyvä käydä osallistumisesta keskustelua järjestönne sisällä.

Suursitsitoimikunnassa on edelleen tilaa uusille innokkaille tekijöille. Jos kiinnostuit vuoden suurimman tapahtuman järjestelystä, niin ota rohkeasti yhteyttä toimikunnan vetäjään Noora Eilolaan (noora.eilola@helsinki.fi).

Lisätietoja tapahtumasta voi kysyä minulta tai Noora Eilolalta.

 

Ystävällisin terveisin

Hennaleena Turpeinen

Suursitsitoimikunta

hennaleena.turpeinen@helsinki.fi

Sivut