HYY myöntää piirissään toimiville järjestöille projektiavustuksia. Avustukset on tarkoitettu toiminnan monipuolistamiseen ja uusien projektien toteuttamiseen sekä näihin liittyviin hankintoihin. Projektiavustusten jaossa painotetaan erityisesti uusien opiskelijoiden vastaanottoon ja kansainvälisten opiskelijoiden integrointiin liittyviä projekteja.

Avustuksia jaetaan yhteensä enintään 7000 euroa, maksimissaan 500 euroa yhdelle projektille. Niitä haetaan erillisellä lomakeella, joka sijaitsee osoitteessa https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/50163/. Lomake sulkeutuu 11.4.2014 klo 23:59.

 

Avustuksen ehdot

  • Projekti ei ole järjestön jatkuvaa tai jokavuotista toimintaa
  • Projektin tarkoitus ei ole ristiriidassa HYYn tavoitteiden tai yhdenvertaisuussuunnitelman kanssa.Avustuksia pyritään myöntämään tasapuolisesti erityyppisten järjestöjen erilaisille hankkeille.
  • Avustuksia voidaan myöntää myös jo aiemmin vuonna 2014 toteutuneille projekteille, kunhan ne muuten täyttävät avustuksen kriteerit.
  • Avustuksia ei myönnetä vakinaisiin palkkoihin tai palkkioihin.
  • Yhdelle projektille voidaan myöntää avustusta enintään 500 euroa.
  • Avustus voidaan kohdentaa jonkin tietyn kulun kattamiseen.
  • Mikäli projekti ei toteudu tai sen luonne muuttuu merkittävästi, tulee järjestön palauttaa maksettu avustus.
  • Järjestön on tehtävä HYYlle raportti tai selvitys projektin toteutumisesta joko erikseen ilmoitettavana ajankohtana tai vuoden 2014 toimintakertomuksensa yhteydessä.

Kaikille avustusta hakeneille järjestöille lähetetään tieto avustuspäätöksestä. Kaikille avustusta saaville järjestöille lähetetään tiedoksi myönnetty avustussumma ja muistutus avustuksen ehdoista sekä mahdollinen päivämäärä, johon mennessä järjestön on tehtävä selvitys avustuksen käytöstä.

 

Lisätietoja:

Teemu Palkki

HYYn hallituksen jäsen

Talousjohtokunta, sukukansat, liikunta

050-5950324

teemu.palkki@hyy.fi

Varauskierrokset

Alina-salia voi varata kaksi kertaa vuodessa toteutettavien varauskierrosten aikana. Varauskierroksia on kaksi kappaletta ja molemmilla kierroksilla voi hakea yhtä vuoroa. Varauksen tekevän järjestön tulee olla osallistunut Alina-salin käyttökoulutukseen vuoden 2014 aikana, tai osallistua erikseen järjestettävään lisäkoulutukseen. Mikäli järjestö ei osallistu koulutuksiin, varaus raukeaa.

Varaukset tehdään sähköisellä lomakkeella.

Ennakkovaraus

Ennakkovarausaika on 25.–31.3. Tällöin järjestöillä on mahdollisuus varata juhlatiloja ennakkoon ennen varsinaisten varauskierrosten alkamista, mikäli järjestöllä on hyvin perusteltu syy (esim. vuosijuhla) hakea jotain tiettyä päivää. Ennakkovaraukset toimitetaan sähköpostitse järjestövaliokunnan puheenjohtaja Ahto Harmolle osoitteeseen ahto.fi.harmo@helsinki.fi

Ennakkovarauksesta on käytävä ilmi:

  • Varaava järjestö
  • Yhteyshenkilö ja puhelinnumero
  • Tapahtuma, johon tila halutaan varata, ja tilaisuuden luonne

Päätökset ennakkovarauksista tekee järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja asiantuntijan (järjestöt) kanssa 1.4. klo 17-19.

Varsinaiset varauskierrokset

Varaukset tehdään kahdessa kierroksessa, joissa molemmissa voi hakea yhtä vuoroa Alinaan. Järjestöjen tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat vuorot ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista osoitteesta http://hyy.helsinki.fi/varaukset/. Varauskierrokset ovat 3.4.–7.4. ja 10.4.–14.4.

Varauksen saapumisaika ei vaikuta tilan saamiseen, mutta puutteellisia tai myöhästyneitä hakemuksia ei käsitellä. Jos varauksissa esiintyy päällekkäisyyksiä, tarjotaan kyseisille järjestöille sovittelulla muita vapaita vuoroja. Jos sopuun ei päästä, ratkaistaan tilan saaja arpomalla. Sovittelusta ja arvonnasta vastaa järjestövaliokunnan puheenjohtaja yhdessä valiokunnan kanssa.

HUOM! Järjestön nimeämän yhteyshenkilön tulee olla tavoitettavissa puhelimella varauskierrosten päätyttyä, kun varauksia käsitellään. Näin päällekkäisten varausten sovittelu on mahdollista. Järjestöjen olisi hyvä miettiä myös vaihtoehtoisia päivämääriä siltä varalta, että alkuperäinen tilavaraus menee päällekkäin toisen järjestön tapahtuman kanssa. Varmistakaa myös aina ennen jokaista varausta, että toivomanne päivä on vapaa!

I kierros

Varausaika 3.4. klo 12.00 – 7.4. klo 22.00. Varaukset tehdään lomakkeeseen
https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/49284/lomake.html
Varausten käsittely 8.4. klo 17.00-20.00

II kierros

Varausaika 10.4 klo 12.00 - 14.4. klo 22.00. Varaukset tehdään lomakkeeseen
https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/49285/lomake.html
Varausten käsittely 15.4. klo 17.00-20.00

Huomaathan, että varauskierrokset eivät pääty puoliltaöin!

Varaukset päivitetään sähköiseen kalenteriin kierrosten jälkeen.

Varaukset kierrosten jälkeen

Jäljelle jääneitä vapaita vuoroja voi tiedustella 17.4. alkaen HYYn palvelutoimistosta. Vapaat vuorot näkyvät HYYn varauskalenterista osoitteessa http://hyy.helsinki.fi/varaukset/

Varausten priorisointi

Ennakkovaraus koskee erityisesti vuosijuhlia, vuosijuhlien jatkoja ja tietyn päivämäärän tapahtumia. Varsinaisilla varauskierroksilla eniten painoarvoa ovat perinteisesti saaneet järjestöjen yhteistyötapahtumat. Priorisoinnista päättää järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja asiantuntijan (järjestöt) kanssa.

Alina-salin käyttöä koskevat HYYn juhlatilojen käyttösopimuksen ehdot löytyvät osoitteesta http://hyy.helsinki.fi/sites/default/files/Alina-salin%20k%C3%A4ytt%C3%B6ehdot%202014.pdf

Kunkin Alina-salia kevät- tai syyslukukaudella käyttävän järjestön tulee lähettää vähintään yksi edustaja salin käyttökoulutukseen, jotta voi käyttää varauksensa. Seuraava koulutus järjestetään 18.3. kello 16 Alina-salissa (Mannerheimintie 5 A, 3-kerros). Huomioithan, että mikäli järjestösi on osallistunut koulutukseen jo vuoden 2014 aikana, ei koulutukseen tarvitse osallistua uudelleen. Maaliskuun koulutuksen lisäksi järjestetään vielä yksi koulutus syksyllä.

Ilmoittautumiset 17.3. mennessä sekä lisätietoja: järjestövaliokunnan puheenjohtaja Ahto Harmo, ahto.fi.harmo@helsinki.fi.

HYYn järjestövaliokunta toivottaa kaikki HYYn piirissä toimivien tiedekunta- ja ainejärjestöjen, osakuntien sekä harrastejärjestöjen puheenjohtajat tervetulleeksi PJ-semmaan 25.2.! Onko puheenjohtajakautesi alkanut ruusuilla tanssien vai tuntuuko kuin sinut olisi jätetty tyhjän päälle? Sujuuko kokoustaminen? Miten saada järjestön  jäsenet paremmin mukaan toimintaan ja koko hallitus sitoutumaan yhteisiin tavoitteisiin?

Tule tapaamaan muita samassa tilanteessa olevia ja nauttimaan yhteisestä illasta. Kenties jonkin toisen järjestön puheenjohtaja on keksinyt ratkaisun juuri sinun ongelmaasi! Seminaarissa myös HYYn edustajat kertovat järjestöjä koskevista ajankohtaisista asioista. Tilaisuus tarjoaa mainion mahdollisuuden antaa palautetta HYYn suuntaan ja keskustella järjestöjen kannalta ajankohtaisista asioista.

Ilmoittautuminen PJ-semmaan 23.2. klo 24:00 mennessä e-lomakkeella:
https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/48941/lomake.html

Illan tarkempi ohjelma tarkentuu myöhemmin.

Puheenjohtajan lisäksi tilaisuuteen on tervetullut toinenkin edustaja samasta järjestöstä.

Tilaisuus on pääosin suomenkielinen.

Lisätietoja tapahtumasta antaa:
ahto.fi.harmo@helsinki.fi
0405467351

1 Opintopisteitä järjestötoiminnasta - Infopaketti opintopisteiden hakemisesta

2 Emi Maeda jälleen järjestöasiantuntijana

3 Tilinpäätösilta 12.12.

4 Järjestökilpailujen voittajat 2013

5 Ylioppilaiden soihtukulkue 6.12.2012 - Järjestöjen ilmoittautuminen mukaan käynnissä!

6 Hakekaa HYYn kalustetukea

 

1 Opintopisteitä järjestötoiminnasta - Infopaketti opintopisteiden hakemisesta

Helsingin yliopiston tiedekunnissa suoritettaviin tutkintoihin on rehtorin päätöksen mukaan mahdollista sisällyttää enintään 10 opintopistettä hallinto- ja järjestötoiminnasta. Tällä hetkellä kaikki Helsingin yliopiston 11 tiedekuntaa myöntävät luottamushenkilötyöstä ainakin jonkin verran opintopisteitä.
HYYn verkkosivuille on koostettu raportti aiheesta sekä infopaketti siitä, kuinka kunkin tiedekunnan opiskelijan tulee toimia opintopisteitä hakeakseen.
Selvitys hallinto- ja järjestötoiminnasta myönnettävistä opintopisteistä Helsingin yliopiston eri tiedekunnissa: http://hyy.helsinki.fi/sites/default/files/jarjestonoppaselvitys_2013_0.pdf
Infopaketti opiskelijoille opintopisteiden hakemisesta: http://hyy.helsinki.fi/fi/j%C3%A4rjest%C3%B6t/opintopisteit%C3%A4-j%C3%A...
 

2 Emi Maeda jälleen järjestöasiantuntijana

Vuoden mittaisella opintovapaalla ollut HYYn järjestöasiantuntija Emi Maeda on palannut töihin 18.11. alkaen. Yhteystiedot: emi.maeda at hyy.fi, 050 5373798.
Maedan opintovapaan sijaisena ollut Akseli Huhtanen kiittää kaikkia järjestötoimijoita yhteistyöstä ja panoksestanne vapaaehtoistyölle opiskelijoiden parissa!
 

3 Tilinpäätösilta 12.12.

10.12. Tilinpäätösilta, Mannerheim-Sali, klo 17-20: Tilinpäätöskoulutuksessa kouluttajana KHT Johanna Hilden, joka veti keväällä taloudenhoitajakoulutuksen järjestöille. Koulutus on suunnattu järjestöjen taloudenhoitajille ja siellä annetaan konkreettiset työvälineet järjestön tilinpäätöksen laatimiseen. Koulutukseen osallistuvia pyydetään ottamaan omat tietokoneet mukaan ja asentamaan valmiiksi Tilitin-ohjelma, sillä koulutuksessa opetetaan tekemään tilinpäätös näillä välineillä. Ilmoittautuminen 9.12. mennessä e-lomakkeella: https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/46340/lomake.html
 

4 Järjestökilpailujen voittajat 2013

HYYn järjestöjen puheenjohtajaseminaarissa 14.11. julkistettiin vuoden 2013 järjestökilpailujen voittajat. Kilpailujen taso oli kova jokaisessa sarjassa, ja esimerkiksi järjestölehtisarjassa kilpaan ilmoittautui peräti 17:n järjestön lehdet. Järjestölehtisarjassa päätettiin myös jakaa kunniamainintoja 3 lehdelle. Voittaneet järjestöt vastaanottavat kukin 100 euron rahapalkkion, lisäksi lehtisarjan voittaja Ylioppilaslehden vuosisata -teoksen. Yhteistyötekosarjassa voittaja saa ilmaisen käyttövuoron Sivistys-kattosaunalle.

Voittajat 2013 ovat:
Tapahtumakonseptisarja: Katharsis & Putkinotko, RUNOSOUL-tapahtuma
Yhteistyötekosarja: Lääketieteenkandidaattiseura, BMI Innovation Project (yhteistyössä: Athene, Inkubio, Prodeko)
Haalarimerkkisarja: Helsingin akateemiset kinkyt HÄKKI
Järjestölehtisarja: Voittaja: Tyyppiarvo (Moodi ry), Kunniamaininnat: Teema (Katharsis ry), Tutkain (Kannunvalajat ry), Varsinaissuomalainen (Varsinaissuomalainen osakunta)
 

5 Ylioppilaiden soihtukulkue 6.12.2012 - Järjestöjen ilmoittautuminen mukaan käynnissä!

Pääkaupunkiseudun ylioppilaskunnat HYY, AYY, TaiYO ja SHS järjestävät ylioppilaiden perinteisen itsenäisyyspäivän soihtukulkueen perjantaina 6.12. Kulkueen järjestäytyminen ja soihtujen jakaminen alkaa klo 16 Väinämöisen kentän ja Hietaniemen hautausmaan portin välimaastossa. 
Lämmintä päälle ja ylioppilaslakki päähän!
Kulkue lähtee liikkeelle noin klo ja kulkee keskustan sekä Presidentinlinnan kautta Senaatintorille kansalaisjuhlaan, joka alkaa klo 18. Ohjelmassa on mm. kaupungin ja ylioppilaskuntien edustajien puheet sekä kuorolaulua. Tilaisuus päättyy n. klo 18.15.
HYYn piirissä toimivia järjestöjä pyydetään ilmoittamaan, osallistuuko lippunne seppeleenlaskuun Sankariristille (järjestäytyminen klo 15.30) ja kulkueeseen. Ilmoittautumiset viimeistään tiistaina 3.12. 
osoitteeseen
Lisätietoja asiantuntija-tuottaja Pipsa Penttiseltä, puh. 050 537 2831.
Lisätietoa ja ohjeita: http://itsenaisyyspaiva.ayy.fi.
 

6 Hakekaa HYYn kalustetukea

HYY tukee järjestötilojen sisustamiseksi tehtäviä kalustehankintoja. Tuki on tarkoitettu pääsääntöisesti HYYn tiloissa toimivien järjestöjen kalustehankintoihin ja määräraha kohdistetaan lähinnä pöytien, tuolien, lukollisten kaappien ja muiden sisustustarvikkeiden hankintaan. Hakemuksia arvioitaessa kiinnitetään huomiota siihen, että kalusteet lisäisivät järjestötilojen viihtyisyyttä ja järjestöjen halua pitää tiloistaan entistäkin parempaa huolta.
Kalustetukea jaetaan vuosittain kahdessa erässä, keväällä ja syksyllä, vastaanotettujen hakemuksien mukaan. Syksyn kalustetuki maksetaan joulukuun alussa, mutta hakemuksia voi jo jättää. Hakemuksien viimeinen jättöpäivä on 30.11.2013.
Hakemukset, jossa eritellään kalustetarve ja hankintaan liittyvät muodollisuudet, voi lähettää sähköpostitse osoitteella jarjestosihteeri(at)hyy.fi tai postitse osoitteeseen Helsingin yliopiston ylioppilaskunta, PL 1099, 00101 HELSINKI

 

HYYn järjestöjen puheenjohtajaseminaarissa 14.11. julkistettiin vuoden 2013 järjestökilpailujen voittajat. Kilpailujen taso oli kova jokaisessa sarjassa, ja esimerkiksi järjestölehtisarjassa kilpaan ilmoittautui peräti 17:n järjestön lehdet. Järjestölehtisarjassa päätettiin myös jakaa kunniamainintoja 3 lehdelle. Voittaneet järjestöt vastaanottavat kukin 100 euron rahapalkkion, lisäksi lehtisarjan voittaja Ylioppilaslehden vuosisata -teoksen. Yhteistyötekosarjassa voittaja saa ilmaisen käyttövuoron Sivistys-kattosaunalle.

Voittajat 2013 ovat:

 

Tapahtumakonseptisarja

Katharsis & Putkinotko, RUNOSOUL-tapahtuma

 

Yhteistyötekosarja

Lääketieteenkandidaattiseura, BMI Innovation Project (yhteistyössä: Athene, Inkubio, Prodeko)

 

Haalarimerkkisarja

Helsingin akateemiset kinkyt HÄKKI

 

Järjestölehtisarja

Voittaja: Tyyppiarvo (Moodi ry)

Kunniamaininnat: Teema (Katharsis ry), Tutkain (Kannunvalajat ry), Varsinaissuomalainen (Varsinaissuomalainen osakunta)

 

HYY onnittelee kaikkia!

 

Järjestökilpailut 2013

Järjestövaliokunta julistaa avoimeksi seuraavat kilpailusarjat HYYn piirissä oleville järjestöille. Osallistumisaika päättyy ma 11.11.2013 kello 12:00. Voittajat palkitaan PJ-seminaarissa 14.11. kukin 100 eurolla, yhteistyöteko-sarjan voittajia lukuunottamatta: nuo onnekkaat palkitaan HYYn Sivistys-tilan maksuttomalla käyttövuorolla. Ilmoittaudu myös Puheenjohtajaseminaariin 11.11. klo 23.59 mennessä: https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/46278/lomake.html

Tapahtumakonsepti
Onko järjestölläsi olemassa kaikinpuolin loistava tapahtumakonsepti? Arvioinnissa kiinnitetään huomiota tapahtuman omaperäisyyteen ja yhdenvertaisuuteen. Tapahtumakonseptikilpailuun osallistutaan lähettämällä A4-pituinen perustelukirje, johon suositellaan liitettäväksi myös kuvia.

Haalarimerkki
Löytyykö järjestöltänne mielestänne poikkeuksellisen tyylikäs tai nokkela haalarimerkki? Kilpailuun voi osallistua jo olemassa olevalla tai vasta suunnitteluasteella olevalla merkillä. Lähetettyjä merkkejä ei palauteta.

Järjestölehti
Onko järjestölehtenne rennon akateeminen vai kivenkovaa journalistiikkaa? Järjestölehtikilpailuun osallistutaan yhdellä tänä vuonna ilmestyneellä numerolla. Lähetettyjä lehtiä ei palauteta.

Yhteistyöteko
Onko järjestönne toteuttanut tänä vuonna jotain erityisen mahtavaa yhdessä jonkin toisen järjestön tai järjestöjen kanssa? Kertokaa siitä myös meille! Yhteistyöteko voi olla mitä tahansa yhdessä järjestettyä toimintaa. Arvioinnissa otetaan huomioon erityisesti yhteistyön kyky tavoittaa järjestöjen jäsenet, sen omaperäisyys ja pitkäjänteisyys. Yhteistekokilpailuun osallistutaan kirjoittamalla A4-pituinen perustelukirje: liitä mukaan kuva/kuvia, jos mahdollista.

Osallistuminen:

Haalarimerkki- ja järjestölehtisarjoihin kilpailumateriaali toimitetaan HYYn järjestöpalvelutoimistoon (Uusi ylioppilastalo, Mannerheimintie 5 A, 2. krs, 00100 Helsinki). Liittäkää oheen vastuuhenkilönne yhteystiedot ja merkitkää selkeästi oma kilpailusarjanne. Tapahtumakonsepti- ja yhteistyötekokilpailussa ilmoittautuminen osoitteeseen aarni.suvitie@helsinki.fi.

Viestiin liitettävä seuraavat tiedot:

  1. Järjestön nimi
  2. Yhteyshenkilön yhteystiedot (puhelin ja sähköpostiosoite)
  3. Perustelukirje liitteeksi

Lisätietoja kilpailuista antaa tarvittaessa HYYn järjestövaliokunnan puheenjohta Aarni Suvitie, aarni.suvitie at helsinki.fi

 

1 Tilasopimuksien allekirjoittaminen vuosille 2014-2016
2 Yliopiston apurahat opiskelijajärjestöille haettavissa 16.10.2013 - 6.11.2013
3 Alina-salin varauskierrokset keväälle 2014
4 Puheenjohtajaseminaari 14.11. klo 17 Mannerheim-salissa
5 Tilinpäätösilta 12.12.
6 Järjestökilpailut 2013 - ilmoita järjestösi!
7 HYYn järjestöwikissä 56 artikkelia

 

1 Tilasopimuksien allekirjoittaminen vuosille 2014-2016

Tänä syksynä tehty päätös järjestötilojen jakamisesta vuosille 2014-2016 astuu voimaan vuodenvaihteessa. Kunkin tilajaossa tilan saaneen järjestön on allekirjoitettava uusi tilankäyttösopimus vuosille 2014-2016 marraskuun 2013 aikana. Vaikka järjestö jatkaisi samoissa tiloissa kuin aiemmin, on järjestön tästä huolimatta allekirjoitettava uusi tilasopimus. Jotta tilojen yhteiskäyttö lähtee hyvin käyntiin, tulemme mielellämme tiloihinne keskustelemaan HYYn tilojen käytöstä sekä samalla hoitamaan tilankäyttösopimusten allekirjoittamisen.

On ensiarvoisen tärkeää, että tapamiseen tulee paikalle järjestön nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö, mutta vakavien esteiden ilmetessä voi paikalle tulla mm. järjestön tilavastaava tai muu hallituksen jäsen. Mikäli nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö ei mitenkään pääse tapaamiseen paikalle, tulee sopimus allekirjoittaa HYYn kanssa erikseen järjestettävänä ajankohtana. Mikäli tilanteenne on tämä, ottakaa yhteyttä järjestöasiantuntija Akseli Huhtaseen (akseli.huhtanen at hyy.fi, 0505373798) Ilmoitattehan myös, jos ehdottomamme ajankohtana tapaaminen ei jostain syystä onnistu järjestötiloissanne.

Tilajakopäätös: http://hyy.helsinki.fi/sites/default/files/tilajako_2014-2016.pdf

 

Tapaamisaikataulu:

 

Domus Gaudium

Gustavus Rex: 6.11. klo 15

Alexander (DGO): 6.11. klo 16

Christina Regina: 6.11. klo 17

Ulrika: 6.11. klo 18

 

Uusi ylioppilastalo

B-rappu 4. kerros, nk. Pelijärjestöjen tila + Hyero: 7.11. klo 15

A-rappu 6. kerros: 7.11. klo 16

B-rappu 7. kerros: 7.11. klo 17

B-rappu 4. kerros, nk. Tsemppi-huone: 7.11. klo 18

 

A-rappu 3. kerros: 11.11. klo 14

A-rappu 5. kerros: 11.11. klo 15

A-rappu 4. kerros, ESO: 11.11. klo 17

 

A-rappu 4. kerros, Nypolen: 12.11. klo 13

Muut tilat: Kutsutaan toimistolle 12.11. klo 14

 

2 Yliopiston apurahat opiskelijajärjestöille haettavissa 16.10.2013 - 6.11.2013

Opintopiirirahaa voivat opiskelijaryhmät hakea opintopiirinsä opettajan palkkiota varten.

Opiskelijajärjestöavustukset on tarkoitettu Helsingin ylipiston piirissä toimivien järjestöjen opintomatkoihin, seminaarijärjestelyihin tai ulkomaisten opiskelijajärjestöjen vierailuihin.

Hakuaika on 16.10.2013 klo 12.00 - 6.11.2013 klo 15.00.

Tarkempaa tietoa apurahoista ja hakemisesta löydät Flammasta: https://flamma.helsinki.fi/portal/home/sisalto?_nfpb=true&_pageLabel=pp_list&placeId=HY034276

Kysymykset ja yhteydenotot: neu-tuki@helsinki.fi

 

3 Alina-salin varauskierrokset keväälle 2014

Varauskierrokset

Alina-salia voi varata kaksi kertaa vuodessa toteutettavien varauskierrosten aikana. Varauskierroksia on kaksi kappaletta ja molemmilla kierroksilla voi hakea yhtä vuoroa.

Varauksen tekevän järjestön tulee osallistua Alina-salin käyttökoulutukseen vuoden 2013 aikana, tai osallistua erikseen järjestettävään lisäkoulutukseen. Mikäli järjestö ei osallistu koulutuksiin, varaus raukeaa.

Varaukset tehdään sähköisellä lomakkeella.

 

Ennakkovaraus

Ennakkovarausaika on 27.10.-4.11. Tällöin järjestöillä on mahdollisuus varata juhlatiloja ennakkoon ennen varsinaisten varauskierrosten alkamista, mikäli järjestöllä on hyvin perusteltu syy (esim. vuosijuhla) hakea jotain tiettyä päivää. Ennakkovaraukset toimitetaan sähköpostitse järjestövaliokunnan puheenjohtaja Aarni Suvitielle osoitteeseen aarni.suvitie@helsinki.fi .

 

Ennakkovarauksesta on käytävä ilmi:

  • Varaava järjestö
  • Yhteyshenkilö ja puhelinnumero
  •  Tapahtuma, johon tila halutaan varata, ja tilaisuuden luonne
  •  Arvio tapahtuman osallistujamäärästä

Päätökset ennakkovarauksista tekee järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja asiantuntijan (järjestöt) kanssa.

 

Varsinaiset varauskierrokset

Varaukset tehdään kahdessa kierroksessa, joissa molemmissa voi hakea yhtä vuoroa Alinaan. Järjestöjen tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat vuorot ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista osoitteesta http://hyy.helsinki.fi/varaukset/. Varauskierrokset ovat 8.11.-15.11. ja 22.11.-29.11.

Varauksen saapumisaika ei vaikuta tilan saamiseen, mutta puutteellisia tai myöhästyneitä hakemuksia ei käsitellä. Jos varauksissa esiintyy päällekäisyyksiä, tarjotaan kyseisille järjestöille sovittelulla muita vapaita vuoroja. Jos sopuun ei päästä, ratkaistaan tilan saaja arpomalla. Sovittelusta ja arvonnasta vastaa järjestövaliokunnan puheenjohtaja yhdessä valiokunnan kanssa.

HUOM! Järjestön nimeämän yhteyshenkilön tulee olla tavoitettavissa puhelimella molempien varauskierrosten päätyttyä, kun varauksia käsitellään. Näin päällekäisten varausten sovittelu on mahdollista. Järjestöjen olisi hyvä miettiä myös vaihtoehtoisia päivämääriä siltä varalta, että alkuperäinen tilavaraus menee päällekäin toisen järjestön tapahtuman kanssa. Varmistakaa myös aina ennen jokaista varausta, että toivomanne päivä on vapaa!

 

I kierros

Varausaika 8.11 klo 12.00 - 15.11. klo 22.00

Varaukset tehdään lomakkeeseen https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/46099/lomake.html

 

II kierros

Varausaika 22.11 klo 12.00 - 29.11. klo 22.00

Varaukset tehdään lomakkeeseen https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/46100/lomake.html

Huomaathan, että varauskierrokset eivät pääty puoliltaöin!

 

Varaukset päivitetään sähköiseen kalenteriin kierrosten jälkeen.

Varaukset kierrosten jälkeen

Jäljelle jääneitä vapaita vuoroja voi tiedustella 9.12. alkaen HYYn palvelutoimistosta. Vapaat vuorot näkyvät HYYn varauskalenterista osoitteessa http://hyy.helsinki.fi/varaukset/

 

Varausten priorisointi

Ennakkovaraus koskee erityisesti vuosijuhlia, vuosijuhlien jatkoja ja tietyn päivämäärän tapahtumia. Varsinaisilla varauskierroksilla eniten painoarvoa ovat perinteisesti saaneet järjestöjen yhteistyötapahtumat. Priorisoinnista päättää järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja asiantuntijan (järjestöt) kanssa.

Alina-salin käyttöä koskevat HYYn juhlatilojen käyttösopimuksen ehdot  ovat osoitteessa http://hyy.helsinki.fi/sites/default/files/Alina-salin%20k%C3%A4ytt%C3%B...

 

4 Puheenjohtajaseminaari 14.11. klo 17 Mannerheim-salissa

 

HYYn järjestövaliokunta toivottaa kaikki HYYn piirissä toimivien järjestöjen nykyiset ja ensi vuoden puheenjohtajat tervetulleeksi PJ-semmaan 14.11.! Pj-semmassa vaihdetaan kokemuksia puheenjohtajana toimimisesta, jaetaan ideoita ja kuullaan ajankohtaisia asioita järjestökentältä! Samalla tulevat puheenjohtajat voivat saada arvokasta tietoa jo hommansa ansiokkaasti loppuunsaattaneilta puheenjohtajilta omalle alkavalle kaudelleen. Tule siis tapaamaan samassa tilanteessa olevia ja viettämään leppoisaa iltaa yhdessä!

Ilmoittautuminen PJ-semmaan 29.10.-11.11. e-lomakkeella: https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/46278/lomake.html

Maanantaina 14.11. klo 17-21 Mannerheim-salissa (Uusi ylioppilastalo, Mannerheimintie 5 A, 5. krs). Ohjelman lomassa tarjolla makoisaa syötävää ja juotavaa janoisille. Illanvietto jatkuu vapaamuotoisemmissa merkeissä!

Puheenjohtajan lisäksi tilaisuuteen on tervetullut toinenkin edustaja samasta järjestöstä.

 

Lisätietoja tapahtumasta antaa:

Aarni Suvitie

HYYn järjestövaliokunnan puheenjohtaja

aarni.suvitie at helsinki.fi

 

5 Tilinpäätösilta 12.12.

 

10.12. Tilinpäätösilta, Mannerheim-Sali, klo 17-20: Tilinpäätöskoulutuksessa kouluttajana KHT Johanna Hilden, joka veti keväällä taloudenhoitajakoulutuksen järjestöille. Koulutus on suunnattu järjestöjen taloudenhoitajille ja siellä annetaan konkreettiset työvälineet järjestön tilinpäätöksen laatimiseen. Koulutukseen osallistuvia pyydetään ottamaan omat tietokoneet mukaan ja asentamaan valmiiksi Tilitin-ohjelma, sillä koulutuksessa opetetaan tekemään tilinpäätös näillä välineillä. Ilmoittautuminen 9.12. mennessä e-lomakkeella: https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/46340/lomake.html

 

6 Järjestökilpailut 2013 - ilmoita järjestösi!

Järjestövaliokunta julistaa avoimeksi seuraavat kilpailusarjat HYYn piirissä oleville järjestöille. Osallistumisaika päättyy ma 11.11.2012 kello 12:00. Voittajat palkitaan pj-seminaarissa 14.11. kukin 100 eurolla, yhteistyöteko-sarjan voittajia lukuunottamatta: nuo onnekkaat palkitaan HYYn Sivistys-tilan maksuttomalla käyttövuorolla.

 

Tapahtumakonsepti

Onko järjestölläsi olemassa kaikinpuolin loistava tapahtumakonsepti? Arvioinnissa kiinnitetään huomiota tapahtuman omaperäisyyteen ja yhdenvertaisuuteen. Tapahtumakonseptikilpailuun osallistutaan lähettämällä A4-pituinen perustelukirje, johon suositellaan liitettäväksi myös kuvia.

 

Haalarimerkki

Löytyykö järjestöltänne mielestänne poikkeuksellisen tyylikäs tai nokkela haalarimerkki? Kilpailuun voi osallistua jo olemassa olevalla tai vasta suunnitteluasteella olevalla merkillä. Lähetettyjä merkkejä ei palauteta.

 

Järjestölehti

Onko järjestölehtenne rennon akateeminen vai kivenkovaa journalistiikkaa?

Järjestölehtikilpailuun osallistutaan yhdellä tänä vuonna ilmestyneellä numerolla. Lähetettyjä lehtiä ei palauteta.

 

Yhteistyöteko

Onko järjestönne toteuttanut tänä vuonna jotain erityisen mahtavaa yhdessä jonkin toisen järjestön tai järjestöjen kanssa? Kertokaa siitä myös meille! Yhteistyöteko voi olla mitä tahansa yhdessä järjestettyä toimintaa. Arvioinnissa otetaan huomioon erityisesti yhteistyön kyky tavoittaa järjestöjen jäsenet, sen omaperäisyys ja pitkäjänteisyys. Yhteistekokilpailuun osallistutaan kirjoittamalla A4-pituinen perustelukirje: liitä mukaan kuva/kuvia, jos mahdollista.

 

Osallistuminen:

Haalarimerkki- ja järjestölehtisarjoihin kilpailumateriaali toimitetaan HYYn järjestöpalvelutoimistoon (Uusi ylioppilastalo, Mannerheimintie 5 A, 2. krs, 00100 Helsinki). Liittäkää oheen vastuuhenkilönne yhteystiedot ja merkitkää selkeästi oma kilpailusarjanne. Tapahtumakonsepti- ja yhteistyötekokilpailussa ilmoittautuminen osoitteeseen aarni.suvitie@helsinki.fi.

 

Viestiin liitettävä seuraavat tiedot:

   1. Järjestön nimi

   2. Yhteyshenkilön yhteystiedot (puhelin ja sähköpostiosoite)

   3. Perustelukirje liitteeksi

Lisätietoja kilpailuista antaa tarvittaessa HYYn järjestövaliokunnan puheenjohta Aarni Suvitie, aarni.suvitie at helsinki.fi .

 

7 HYYn järjestöwikissä 56 artikkelia

HYYn järjestöwiki on HYYn piirin järjestöissä toimiville suunnattu opas järjestön pyörittämiseen. Vuoden 2013 aikana lähes kaikki sisältö wikissä on päivitetty ja uutta sisältöä tuotettu sivukaupalla. Järjestöwikissä on tällä hetkellä 56 artikkelia kirjanpidosta pöytäjuhlien järjestämisen ja tapahtumamarkkinoinnista jäsenrekisterin ylläpitoon. Järjestöwiki pitää sisällään myös Virkailijaoppaan, jossa on tehtäväkohtaiset oppaat 11 eri tehtävään, puheenjohtajasta varainhankintavastaavaan.

Järjestöwiki on erinomainen opas niin aloitteleville järjestötoimijoille kuin kokeneille konkareille. HYY suositteleekin vanhempia toimijoita vinkkaamaan seuraajilleen järjestöwikistä. Parasta on, että jos koet jonkin olevan väärin, voit pyytää tunnukset muokkaamiseen ja parantaa artikkelia!

HYYn järjestöwiki

 

 

Varauskierrokset

Alina-salia voi varata kaksi kertaa vuodessa toteutettavien varauskierrosten aikana. Varauskierroksia on kaksi kappaletta ja molemmilla kierroksilla voi hakea yhtä vuoroa.

Varauksen tekevän järjestön tulee osallistua Alina-salin käyttökoulutukseen vuoden 2013 aikana, tai osallistua erikseen järjestettävään lisäkoulutukseen. Mikäli järjestö ei osallistu koulutuksiin, varaus raukeaa.

Varaukset tehdään sähköisellä lomakkeella.

 

Ennakkovaraus

Ennakkovarausaika on 27.10.-4.11. Tällöin järjestöillä on mahdollisuus varata juhlatiloja ennakkoon ennen varsinaisten varauskierrosten alkamista, mikäli järjestöllä on hyvin perusteltu syy (esim. vuosijuhla) hakea jotain tiettyä päivää. Ennakkovaraukset toimitetaan sähköpostitse järjestövaliokunnan puheenjohtaja Aarni Suvitielle osoitteeseen aarni.suvitie ät helsinki.fi .

Ennakkovarauksesta on käytävä ilmi:

  • Varaava järjestö
  • Yhteyshenkilö ja puhelinnumero
  • Tapahtuma, johon tila halutaan varata, ja tilaisuuden luonne
  • Arvio tapahtuman osallistujamäärästä

Päätökset ennakkovarauksista tekee järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja asiantuntijan (järjestöt) kanssa.

 

Varsinaiset varauskierrokset

Varaukset tehdään kahdessa kierroksessa, joissa molemmissa voi hakea yhtä vuoroa Alinaan. Järjestöjen tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat vuorot ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista osoitteesta http://hyy.helsinki.fi/varaukset/. Varauskierrokset ovat 8.11.-15.11. ja 22.11.-29.11.

Varauksen saapumisaika ei vaikuta tilan saamiseen, mutta puutteellisia tai myöhästyneitä hakemuksia ei käsitellä. Jos varauksissa esiintyy päällekäisyyksiä, tarjotaan kyseisille järjestöille sovittelulla muita vapaita vuoroja. Jos sopuun ei päästä, ratkaistaan tilan saaja arpomalla. Sovittelusta ja arvonnasta vastaa järjestövaliokunnan puheenjohtaja yhdessä valiokunnan kanssa.

HUOM! Järjestön nimeämän yhteyshenkilön tulee olla tavoitettavissa puhelimella molempien varauskierrosten päätyttyä, kun varauksia käsitellään. Näin päällekäisten varausten sovittelu on mahdollista. Järjestöjen olisi hyvä miettiä myös vaihtoehtoisia päivämääriä siltä varalta, että alkuperäinen tilavaraus menee päällekäin toisen järjestön tapahtuman kanssa. Varmistakaa myös aina ennen jokaista varausta, että toivomanne päivä on vapaa!

 

I kierros

Varausaika 8.11 klo 12.00 - 15.11. klo 22.00

Varaukset tehdään lomakkeeseen https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/46099/lomake.html

 

II kierros

Varausaika 22.11 klo 12.00 - 29.11. klo 22.00

Varaukset tehdään lomakkeeseen https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/46100/lomake.html

 

Huomaathan, että varauskierrokset eivät pääty puoliltaöin!

Varaukset päivitetään sähköiseen kalenteriin kierrosten jälkeen.

 

Varaukset kierrosten jälkeen

Jäljelle jääneitä vapaita vuoroja voi tiedustella 9.12. alkaen HYYn palvelutoimistosta. Vapaat vuorot näkyvät HYYn varauskalenterista osoitteessa http://hyy.helsinki.fi/varaukset/

 

Varausten priorisointi

Ennakkovaraus koskee erityisesti vuosijuhlia, vuosijuhlien jatkoja ja tietyn päivämäärän tapahtumia. Varsinaisilla varauskierroksilla eniten painoarvoa ovat perinteisesti saaneet järjestöjen yhteistyötapahtumat. Priorisoinnista päättää järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja asiantuntijan (järjestöt) kanssa.

Alina-salin käyttöä koskevat HYYn juhlatilojen käyttösopimuksen ehdot  ovat osoitteessa http://hyy.helsinki.fi/sites/default/files/Alina-salin%20k%C3%A4ytt%C3%B6sopimuksen%20ehdot%202013_0.pdf

 

Unohtiko järjestönne hakea tilaa tilajakoprosessissa? HYYn talousjohtokunnan keväällä tekemän päätöksen mukaisesti järjestötilajakoa voidaan täydentää myös varsinaisen tilajakoprosessin ulkopuolella. Niinpä järjestöt, joilla ei ole järjestötilaa tai jotka unohtivat hakea sitä kevään tilajakohaussa, voivat jättää avoimen hakemuksen 30.9. kello 15 mennessä. Allekirjoitetut hakemukset voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen jarjesto at hyy.fi tai paperisena osoitteeseen Helsingin yliopiston ylioppilaskunta, PL 1099, 00101 HELSINKI tai jättää HYYn palvelutoimistoon sen aukioloaikoina.

Tilajaon täydentämisen tarkemmat kriteerit ja hakuehdot ovat luettavissa HYYn nettisivuilla: http://hyy.helsinki.fi/sites/default/files/Uusien%20j%C3%A4rjest%C3%B6jen%20hyv%C3%A4ksyminen%20HYYn%20tiloihin%202013.pdf

Lisätietoja:

Akseli Huhtanen, akseli.huhtanen at hyy.fi, 05055373798

Sivut