Järjestöille

Alina-salin varauskierrokset syksylle 2017 13.3. - 4.4.

13.03.2017

Varauskierrokset Alina-salin syksyn 2017 vuoroille alkavat!

Alina-salia voi varata varauskierrosten aikana. Varsinaisia varauskierroksia on keväällä kaksi kappaletta. Lisäksi järjestetään ennakkovarauskierros. Näillä kierroksilla järjestö voi saada yhteensä kaksi (2) Alina-vuoroa syksylle 2017. Varaukset tehdään kunkin varauskierroksen omalla sähköisellä lomakkeella.

Kunkin järjestön tulee olla käynyt Alina-salin käyttökoulutus vuoden 2017 aikana ennen järjestö varausta. Lisäkoulutusta järjestetään tarvittaessa syksyllä 2017. Mikäli järjestö ei osallistu koulutuksiin, varaus raukeaa.

Alina-salin käyttöä koskevat HYYn juhlatilojen käyttösopimuksen ehdot löytyvät täältä.


Ennakkovaraus
Ennakkovarauskierros on auki 13.3. klo 10:00 – 20.3. klo 10:00. Tällöin järjestöillä on mahdollisuus varata juhlatiloja ennakkoon ennen varsinaisten varauskierrosten alkamista. Ennakkovarauskierros koskee erityisesti vuosijuhlia, vuosijuhlien jatkoja ja tietyn päivämäärän tapahtumia.

Mikäli järjestölle myönnetään Alina-salin vuoron ennakkokieroksella, se EI voi hakea vuoroa 1. varsinaisella varauskierroksella, vaan voi saada toisen käyttövuoronsa vasta 2. varsinaisella kierroksella.

Ennakkovarauskierroksen varauslomake: https://goo.gl/forms/aIqkjP92ysrp0Gmd2

Päätökset ennakkovarauksista tekee järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja asiantuntijan (järjestöt) kanssa 20.3. klo 17-20.

Varsinaiset varauskierrokset
Varaukset tehdään kahdessa kierroksessa, joissa molemmissa voi hakea yhtä vuoroa Alinaan, mikäli järjestölle ei myönnetty ennakkovarauksella vuoroa. Järjestöjen tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat vuorot ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista osoitteesta http://hyy.helsinki.fi/varaukset/ 
Mikäli järjestö yrittää varata jo varattuja päiviä, voi se vaikuttaa negatiivisesti vuoron saamiseen.

Varauksen saapumisaika ei vaikuta tilan saamiseen, mutta puutteellisia tai myöhästyneitä hakemuksia ei käsitellä. Jos varauksissa esiintyy päällekkäisyyksiä, tarjotaan kyseisille järjestöille sovittelulla muita vapaita vuoroja. Jos sopuun ei päästä, ratkaistaan tilan saaja arpomalla. Sovittelusta ja arvonnasta vastaa Järjestövaliokunta. Järjestön nimeämän yhteyshenkilön tulee olla tavoitettavissa puhelimella varauskierrosten päätyttyä, kun varauksia käsitellään. Näin päällekkäisten varausten sovittelu on mahdollista. Järjestöjen olisi hyvä miettiä myös vaihtoehtoisia päivämääriä siltä varalta, että alkuperäinen tilavaraus menee päällekkäin toisen järjestön tapahtuman kanssa.

I kierros
Varausaika: 21.3. kello 12:00 – 27.3. kello 23:59.
Varaukset tehdään lomakkeeseen: https://goo.gl/forms/RCRtr7IXkVi4T02T2
Varausten käsittely 28.3. klo 17-20.

II kierros
Varausaika 29.3. kello 12:00 - 4.4. kello 23:59.
Varaukset tehdään lomakkeeseen: https://goo.gl/forms/k03byFyvyC8VvVli1
Varausten käsittely 5.4. klo 16:30-19.


Varaukset päivitetään sähköiseen kalenteriin kunkin kierroksen jälkeen ja varausta hakeneille järjestöille laitetaan sähköpostilla viesti.

Varaukset kierrosten jälkeen
Jäljelle jääneitä vapaita vuoroja voi tiedustella 10.4. alkaen HYYn palvelutoimistosta. Vapaat vuorot näkyvät varauskierrosten jälkeen HYYn varauskalenterista.

Mikäli Alina-salin varauskierroksista on kysyttävää, voitte olla yhteydessä Järjestövaliokunnan puheenjohtajistoon: jarjestovaliokunta@hyy.fi tai puheenjohtajaan jane.karna@helsinki.fi, 0405896369.