För föreningar

Alina-salens bokningsrundor för våren 2016

12.10.2015

Alinasalen kan reserveras under bokningsrundorna. På våren hålls två egentliga bokningsrundor. Dessutom hålls en förhandsbokningsrunda. Vid de här bokningstillfällena kan man få reservera Alinasalen för sammanlagt två (2) kvällar våren 2016. För att få tillgång till salen det datum som man har reserverat måste man under samma kalenderår ha gått en kurs i användningen av Alinasalen. Dessutom organiseras möjligen övriga obligatoriska utbildningar under hösten, ifall det anses behövligt.Om en förening inte har gått kursen hävs föreningens bokning.
Bokningarna görs med en elektronisk blankett.

Förhandsreservering
Förhandsreserveringar tas emot från 19. till 25.10. Då kan föreningarna reservera lokalen innan de egentliga bokningsrundorna börjar, ifall de har motiverade skäl till att hålla sin tillställning en viss dag (t.ex. En årsfest).
Förhandsreserveringar görs med en separat bokningsblankett på adressen: http://goo.gl/forms/udVLQej2ae
Av förhandsbokningen ska framgå:
    Vilken förening det är som gör bokningen
    Kontaktperson och telefonnummer
    För vilket evenemang man behöver lokalen och hurdan typ av tillställning det är
Föreningsutskottet beslutar om förhandsreserveringarna tillsammans med den föreningsansvariga i styrelsen och den sakkunniga i föreningsfrågor 27.10 kl. 18-21.

Den egentliga bokningsrundan
Reserveringar görs under två bokningsrundor, vid varje runda kan man anhålla om att få använda salen en gång, ifall föreningen inte har någon beviljad förhandsbokning. Föreningarna ska kontrollera vilka turer som är lediga i studentkårens elektroniska kalender på adressen http://hyy.helsinki.fi/varaukset/. Bokningsomgång ett är 29.10–8.11 och omgång två 11.11-16.11.
Tidpunkten för när bokningen lämnas in spelar ingen roll för om man får lokalen eller inte, men felaktigt gjorda eller försenade reserveringar beaktas inte. Ifall det görs bokningar som går på varandra försöker vi jämka mellan föreningarna och erbjuda andra lediga turer. Om man inte kan komma överens om turerna avgörs genom lottdragning vem som ska få använda salen. Föreningsutskottet sköter eventuell medling och lottdragning.


OBS! Den kontaktperson som föreningen utser måste gå att nå per telefon då bokningarna behandlas i slutet av båda bokningsomgångarna, för att man ska kunna förhandla om eventuella dubbelbokningar. Det är också bra om föreningen funderar på alternativa bokningsdagar ifall den ursprungliga bokningen kolliderar med någon annan förenings. Kontrollera före varje bokning att lokalen är ledig den dag ni vill ha den!

Omgång I
Bokningstid från 29.10 kl. 8.00 till 8.11 kl. 22.00.
Bokningar görs med denna blankett: http://goo.gl/forms/8eyC1h6S6f
Bokningarna behandlas 9.11 kl. 18-21 (Nya studenhuset, Cajsa)

Omgång II
Bokningstid från 11.11 kl. 8.00 till 16.11 kl. 22.00.
Bokningar görs med denna blankett: http://goo.gl/forms/kkIY9nuCVB
Bokningarna behandlas 18.11 kl. 18-21 (Domus Gaudium, Seppele)
Observera att bokningsomgångarna inte slutar vid midnatt!
Bokningarna förs in i den elektroniska kalendern efter bokningsrundorna.

Bokningar i efterskott
Från och med 20.11 kan man höra sig för med HUS servicebyrå om ev. lediga turer. De lediga turerna syns i HUS evenemangskalender på adressen http://hyy.helsinki.fi/varaukset/.

Prioritering av bokningar
Förhandsbokningen gäller speciellt för årsfester, nachspiel efter årsfester och för evenemang som måste hållas något visst datum. Under de egentliga bokningsomgångarna har man av tradition fäst störst vikt vid tillställningar som ordnas i samarbete med andra föreningar. Om den som gör bokningen inte har kontrollerat när det finns lediga turer kan det påverka hur bokningarna prioriteras. Prioriteringen görs av föreningsutskottet tillsammans med den föreningsansvariga i styrelsen och den sakkunniga i föreningsfrågor.
För användningen av Alinasalen gäller HUS användningsvillkor för festlokaler, som finns på adressen
http://hyy.helsinki.fi/sites/default/files/Alinasalens_anvandningsvillko...