För föreningar

Alina-salens bokningsrundor för våren 2017

22.09.2016

Det är igen dags för bokningsrundorna för dem som vill reservera Alinasalen. Nu reserveras turer för våren 2017.


Bokningsrundor
Alinasalen kan reserveras under bokningsrundorna. På våren hålls två egentliga bokningsrundor. Dessutom hålls en förhandsbokningsrunda. Vid de här bokningstillfällena kan man få reservera Alinasalen för sammanlagt två (2) kvällar våren 2017. För att få tillgång till salen det datum som man har reserverat måste man under samma kalenderår ha gått en kurs i användningen av Alinasalen. Om en förening inte har gått kursen hävs föreningens bokning.
Bokningarna görs med en elektronisk blankett.

Förhandsreservering
Förhandsreserveringar tas emot från 17.10. kl. 10:00 till 23.10. kl. 23:59. Då kan föreningarna reservera lokalen innan de egentliga bokningsrundorna börjar, ifall de har motiverade skäl till att hålla sin tillställning en viss dag (t.ex. En årsfest).
Förhandsreserveringar görs med en separat bokningsblankett på adressen: https://goo.gl/forms/7cIKNonnNPCPe7df1
Av förhandsbokningen ska framgå:
    Vilken förening det är som gör bokningen
    Kontaktperson och telefonnummer
    För vilket evenemang man behöver lokalen och hurdan typ av tillställning det är
Föreningsutskottet beslutar om förhandsreserveringarna tillsammans med den föreningsansvariga i styrelsen och den sakkunniga i föreningsfrågor 25.10. kl. 18-20.


Den egentliga bokningsrundan
Reserveringar görs under två bokningsrundor, vid varje runda kan man anhålla om att få använda salen en gång, ifall föreningen inte har någon beviljad förhandsbokning. Föreningarna ska kontrollera vilka turer som är lediga i studentkårens elektroniska kalender på adressen http://hyy.helsinki.fi/varaukset/
Bokningsomgång ett är 26.10.–3.11. och omgång två 5.11.–9.11.
Tidpunkten för när bokningen lämnas in spelar ingen roll för om man får lokalen eller inte, men felaktigt gjorda eller försenade reserveringar beaktas inte. Ifall det görs bokningar som går på varandra försöker vi jämka mellan föreningarna och erbjuda andra lediga turer. Om man inte kan komma överens om turerna avgörs genom lottdragning vem som ska få använda salen. Föreningsutskottet sköter eventuell medling och lottdragning.


OBS! Den kontaktperson som föreningen utser måste gå att nå per telefon då bokningarna behandlas i slutet av båda bokningsomgångarna, för att man ska kunna förhandla om eventuella dubbelbokningar. Det är också bra om föreningen funderar på alternativa bokningsdagar ifall den ursprungliga bokningen kolliderar med någon annan förenings. Kontrollera före varje bokning att lokalen är ledig den dag ni vill ha den!


Omgång I
Bokningstid från 26.10. kl. 10:00 till 3.11. kl. 23:59.
Bokningar görs med denna blankett: https://goo.gl/forms/B9qLyKdcQH8xvoy92
Bokningarna behandlas 4.11. kl. 18-21.

Omgång II
Bokningstid från 5.11. kl. 10:00 till 9.11. kl. 23:59.
Bokningar görs med denna blankett: https://goo.gl/forms/1l4yc8PzRLTJj4SE3
Bokningarna behandlas 10.11. kl. 18-21.

Bokningarna förs in i den elektroniska kalendern efter bokningsrundorna.


Bokningar i efterskott
Från och med 14.11. kan man höra sig för med HUS servicebyrå om ev. lediga turer. De lediga turerna syns i HUS evenemangskalender på adressen http://hyy.helsinki.fi/varaukset/

Prioritering av bokningar
Förhandsbokningen gäller speciellt för årsfester, årsfestens efterfest och för evenemang som måste hållas något visst datum. Om den som gör bokningen inte har kontrollerat när det finns lediga turer kan det påverka hur bokningarna prioriteras. Prioriteringen görs av föreningsutskottet tillsammans med den föreningsansvariga i styrelsen och den sakkunniga i föreningsfrågor.
För användningen av Alinasalen gäller HUS användningsvillkor för festlokaler, som finns på adressen
http://hyy.helsinki.fi/sites/default/files/Alinasalens_anvandningsvillko...