För föreningar

Alinasalens bokningsrundor

09.03.2018

Alinasalens bokningsrundor för hösten hålls 14.3.-9.4.

Det är igen dags för bokningsrundorna för dem som vill reservera Alinasalen. Nu reserveras turer för hösten 2018. Alinasalen kan bokas för hösten 2018 14.3. - 9.4.

Alinasalen kan reserveras under bokningsrundorna. På våren hålls två egentliga bokningsrundor. Dessutom hålls en förhandsbokningsrunda. Vid de här bokningsrundorna kan man få reservera Alinasalen för sammanlagt två (2) kvällar hösten 2018.
Bokningarna görs med en skild elektronisk blankett för varje bokningsrunda.

För att få tillgång till salen det datum som man har reserverat måste man under samma kalenderår ha gått en kurs i användningen av Alinasalen. Kurser hålls igen i hösten 2018. Om en förening inte har gått kursen hävs föreningens bokning.

För användningen av Alinasalen gäller HUS användningsvillkor för festlokaler, som finns på adressen
https://hyy.helsinki.fi/sites/default/files/Alinasalens_anvandningsvillk...

Föreningarna ska kontrollera vilka turer som är lediga i studentkårens elektroniska kalender på adressen http://tilavaraus.hyy.fi.

Förhandsbokningar

Förhandsbokningar tas emot från 14.3. kl. 12:00 till 20.3. kl. 23:59. Då kan föreningarna reservera lokalen innan de egentliga bokningsrundorna börjar. Förhandsbokningen gäller speciellt för årsfester, årsfestens efterfest och för evenemang som måste hållas något visst datum.

Ifall en förening  får en bokning av Alinasalen under förhandsbokningsrundan, kan föreningen inte ansöka under den första egentliga bokningsrundan, utan först under den andra egentliga rundan.

Förhandsreserveringar görs med en separat bokningsblankett på adressen: https://goo.gl/forms/xJhkgzsoCw8022Pj1
 
HUS Föreningsutskottet beslutar om förhandsreserveringarna tillsammans med den föreningsansvariga i styrelsen och den sakkunniga i föreningsfrågor 22.3. kl. 17:30-20


Den egentliga bokningsrundor

Reserveringar görs under två bokningsrundor, vid varje runda kan man anhålla om att få använda salen en gång, ifall föreningen inte har någon beviljad förhandsbokning. Föreningarna ska kontrollera vilka turer som är lediga i studentkårens elektroniska kalender på adressen http://tilavaraus.hyy.fi. Om den som gör bokningen inte har kontrollerat när det finns lediga turer kan det påverka hur bokningarna prioriteras. Föreningen kan reservera bara en (1) tur på rundan, men alternativ på blanketten kan vara mera.

Tidpunkten för när bokningen lämnas in spelar ingen roll för om man får lokalen eller inte, men felaktigt gjorda eller försenade reserveringar beaktas inte. Ifall det görs bokningar som går på varandra försöker vi jämka mellan föreningarna och erbjuda andra lediga turer. Om man inte kan komma överens om turerna avgörs genom lottdragning vem som ska få använda salen. Föreningsutskottet sköter eventuell medling och lottdragning. Den kontaktperson som föreningen utser måste gå att nå per telefon då bokningarna behandlas i slutet av båda bokningsomgångarna, för att man ska kunna förhandla om eventuella dubbelbokningar. Det är också bra om föreningen funderar på alternativa bokningsdagar ifall den ursprungliga bokningen kolliderar med någon annan förenings. Kontrollera före varje bokning att lokalen är ledig den dag ni vill ha den!

Omgång I
Bokningstid från 23.3. kl. 12:00 till 28.3 kl. 12:00.
Bokningar görs med denna blankett: https://goo.gl/forms/KlNe4zT2i1hXpoVr2
Bokningarna behandlas 29.3. kl. 17-20.

Omgång II
Bokningstid från 3.4. kl. 12:00 till 9.4. kl. 23:59.
Bokningar görs med denna blankett: https://goo.gl/forms/73K0YMM5KLhavS7s2
Bokningarna behandlas 11.4. kl. 18-21.

Bokningarna förs in i den elektroniska kalendern efter varje bokningsrunda och samtliga föreningar som ansökt om en bokning får ett meddelande per e-post.

Bokningar i efterskott

Från och med 16.4. kan man höra sig för med HUS servicebyrå om ev. lediga turer. De lediga turerna syns i HUS evenemangskalender på adressen Föreningarna ska kontrollera vilka turer som är lediga i studentkårens elektroniska kalender på adressen http://tilavaraus.hyy.fi.

 
Om det uppstår frågor angående Alinasalens bokningsrundor, kontakta vänligen ordförandena för Föreningsutskottet på jarjestovaliokunta@hyy.fi eller ordförande på Lauri Grünthal lauri.grunthal(at)helsinki.fi, 0503277480

Tagit: