För föreningar

Alinasalens bokningsrundor för våren 2018

16.10.2017

Alinasalen kan bokas för våren 2018 16.10. - 8.11.


Det är igen dags för bokningsrundorna för dem som vill reservera Alinasalen. Nu reserveras turer för våren 2018.


Bokningsrundor

Alinasalen kan reserveras under bokningsrundorna. På våren hålls två egentliga bokningsrundor. Dessutom hålls en förhandsbokningsrunda. Vid de här bokningsrundorna kan man få reservera Alinasalen för sammanlagt två (2) kvällar våren 2018.
Bokningarna görs med en skild elektronisk blankett för varje bokningsrunda.

För att få tillgång till salen det datum som man har reserverat måste man under samma kalenderår ha gått en kurs i användningen av Alinasalen. Kurser hålls igen i våren 2018. Om en förening inte har gått kursen hävs föreningens bokning.

För användningen av Alinasalen gäller HUS användningsvillkor för festlokaler, som finns på adressen https://hyy.helsinki.fi/sites/default/files/Alinasalens_anvandningsvillk...

Föreningarna ska kontrollera vilka turer som är lediga i studentkårens elektroniska kalender på adressen http://tilavaraus.hyy.fi.


Förhandsbokningar

Förhandsbokningar tas emot från 16.10. kl. 12:00 till 22.10. kl. 23:59. Då kan föreningarna reservera lokalen innan de egentliga bokningsrundorna börjar. Förhandsbokningen gäller speciellt för årsfester, årsfestens efterfest och för evenemang som måste hållas något visst datum.

Ifall en förening  får en bokning av Alinasalen under förhandsbokningsrundan, kan föreningen inte ansöka under den första egentliga bokningsrundan, utan först under den andra egentliga rundan.

Förhandsreserveringar görs med en separat bokningsblankett på adressen:  https://goo.gl/forms/wiXFMZ19ZbrB1bzb2

HUS Föreningsutskottet beslutar om förhandsreserveringarna tillsammans med den föreningsansvariga i styrelsen och den sakkunniga i föreningsfrågor 24.10. kl. 17-20.


Den egentliga bokningsrundan


Reserveringar görs under två bokningsrundor, vid varje runda kan man anhålla om att få använda salen en gång, ifall föreningen inte har någon beviljad förhandsbokning. Föreningarna ska kontrollera vilka turer som är lediga i studentkårens elektroniska kalender på adressen http://tilavaraus.hyy.fi. Om den som gör bokningen inte har kontrollerat när det finns lediga turer kan det påverka hur bokningarna prioriteras.

Tidpunkten för när bokningen lämnas in spelar ingen roll för om man får lokalen eller inte, men felaktigt gjorda eller försenade reserveringar beaktas inte. Ifall det görs bokningar som går på varandra försöker vi jämka mellan föreningarna och erbjuda andra lediga turer. Om man inte kan komma överens om turerna avgörs genom lottdragning vem som ska få använda salen. Föreningsutskottet sköter eventuell medling och lottdragning. Den kontaktperson som föreningen utser måste gå att nå per telefon då bokningarna behandlas i slutet av båda bokningsomgångarna, för att man ska kunna förhandla om eventuella dubbelbokningar. Det är också bra om föreningen funderar på alternativa bokningsdagar ifall den ursprungliga bokningen kolliderar med någon annan förenings. Kontrollera före varje bokning att lokalen är ledig den dag ni vill ha den!

Omgång I
Bokningstid från 25.10. kl. 12:00 till 31.10 kl. 23:59.
Bokningar görs med denna blankett: https://goo.gl/forms/H56OPc3rGNOPiMO83
Bokningarna behandlas 1.11. klo 17-21.

Omgång II
Bokningstid från 2.11. kl. 12:00 till 8.11 kl. 23:59.
Bokningar görs med denna blankett: https://goo.gl/forms/AfqgCqE8S6jSd65U2
Bokningarna behandlas 9.11. kl. 17-21

Bokningarna förs in i den elektroniska kalendern efter varje bokningsrunda och samtliga föreningar som ansökt om en bokning får ett meddelande per e-post.


Bokningar i efterskott

Från och med 13.11. kan man höra sig för med HUS servicebyrå om ev. lediga turer. De lediga turerna syns i HUS evenemangskalender på adressen Föreningarna ska kontrollera vilka turer som är lediga i studentkårens elektroniska kalender på adressen http://tilavaraus.hyy.fi.

Om det uppstår frågor angående Alinasalens bokningsrundor, kontakta vänligen ordförandena för Föreningsutskottet på jarjestovaliokunta@hyy.fi eller ordförande på jane.karna@helsinki.fi, 0405896369.