För föreningar

Bokning av Alinasalen

11.03.2014

Bokningsrundan

Alinasalen kan reserveras under de bokningsrundor som ordnas två gånger i året. Bokningen görs i två etapper och vid varje etapp kan man reservera salen för en kväll. Den förening som gör bokningen måste ha gått på kurs i användningen av Alinasalen under år 2014,
eller sedan delta i en extrakurs som ordnas separat. Om föreningen inte deltar i någon kurs förfaller bokningen.

Bokningarna görs med en elektronisk blankett.

Förhandsbokning

Förahandsbokningar tas emot under tiden 25.-31.3. Då kan föreningarna reservera lokalen i förväg, innan den egentliga bokningsrundan börjar, ifall de har motiverade skäl till att en tillställning måste hållas en viss dag (t.ex. årsfest). Förhandsbokningarna skickas per e-post till föreningsutskottets ordförande Ahto Harmo på adressen ahto.fi.harmo@helsinki.fi.

Av förhandsbokningen ska framgå:

  • Vilken förening det är som gör bokningen
  • Kontaktperson och telefonnummer
  • För vilket evenemang man behöver lokalen och hurdan typ av tillställning det är

Beslut om förhandsbokningar fattas av föreningsutskottet tillsammans med den föreningsansvariga i styrelsen och den sakkunniga i föreningsfrågor 1.4 kl. 17-19.

Den egentliga bokningsrundan

Bokningarna görs i två etapper, vid varje etapp kan man ansöka om rätt att använda salen en gång. Föreningarna ska kontrollera vilka turer som är lediga i studentkårens elektroniska kalender på adressen http://hyy.helsinki.fi/varaukset/. Bokningsetapp I 3.4.-7.4. och etapp II 10.4.-14.4.

Tidpunkten för när bokningen lämnas in spelar ingen roll för om man får lokalen eller inte, men felaktigt gjorda eller försenade reserveringar beaktas inte. Ifall det görs bokningar som går på varann försöker vi jämka mellan föreningarna och erbjuda andra lediga turer. Om föreningarna inte
kan komma överens avgör lotten vem som får använda lokalen. För jämkningen och lottdragningen ansvarar föreningsutskottets ordförande tillsammans med utskottet.

OBS! Den kontaktperson som föreningen utser måste gå att nå per telefon i slutet av bokningsetapperna då bokningarna behandlas, för att man ska kunna förhandla om eventuella dubbelbokningar. Det är också bra om föreningen funderar på alternativa bokningsdagar ifall den
ursprungliga bokningen kolliderar med någon annan förenings. Kontrollera före varje bokning att lokalen är ledig den dag ni vill ha den.

Etapp I

Bokningstid 3.4 12.00 – 7.4. kl. 22.00 Bokningarna görs med denna blankett:
https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/49284/lomake.html
Behandling 8.4. kl. 17.00-20.00

Etapp II

Bokningstid 10.4 kl. 12.00 – 14.4. kl. 22.00 Bokningarna görs med denna blankett:
https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/49285/lomake.html
Behandling 15.4. kl. 17.00-20.00

Obs! Notera att tidsfristerna går ut före midnatt!

Bokningarna förs in i den elektroniska kalendern efter bokningsetapperna.

Bokningar i efterskott

Från och med 17.4. kan man höra sig för med HUS servicebyrå om ev. lediga dagar. De lediga
turerna syns i HUS evenemangskalender på adressen http://hyy.helsinki.fi/varaukset/

Prioritering av bokningar

Förhandsbokningen gäller speciellt för årsfester, nachspiel efter årsfester och för evenemang som brukar hållas vissa speciella datum. Under de vanliga bokningsetapperna har man av tradition speciellt fäst vikt vid samarbetstillställningar för föreningarna. Prioriteringen görs av föreningsutskottet tillsammans med den föreningsansvariga i styrelsen och den sakkunniga i föreningsfrågor.

För användningen av Alinasalen gäller HUS användningsvillkor för festlokaler på adressen http://hyy.helsinki.fi/sites/default/files/Anvandningsvillkor_fest.pdf