För föreningar

Föreningsbulletin 1/15

23.02.2015

Alinasalen kan bokas från 15.3
Trimningsdag 9.3.2015
Sök bidrag för evenemang på campusmötesplatserna
Q & A i föreningsfrågor

Storsitsen är här igen!

 

Alinasalen kan bokas från 15.3

Det är igen dags för bokningsrundorna för dem som vill reservera Alinasalen. Nu reserveras turer för hösten 2015.

Bokningsrundor

Alinasalen kan reserveras under bokningsrundorna. På våren hålls två egentliga bokningsrundor. Dessutom hålls en förhandsbokningsrunda. Vid de här bokningstillfällena kan man få reservera Alinasalen för sammanlagt två (2) kvällar hösten 2015. För att få tillgång till salen det datum som man har reserverat måste man under samma kalenderår ha gått en kurs i användningen av Alinasalen. Vid behov hålls flera kurser hösten 2015. Om en förening inte har gått kursen hävs föreningens bokning.

Bokningarna görs med en elektronisk blankett.

Förhandsreservering

Förhandsreserveringar tas emot från 15.3 till 22.3. Då kan föreningarna reservera lokalen innan de egentliga bokningsrundorna börjar, ifall de har motiverade skäl till att hålla sin tillställning en viss dag (t.ex. En årsfest).

Förhandsreserveringar görs med en separat bokningsblankett på adressen: http://goo.gl/forms/YDVbRT1gdQ

Av förhandsbokningen ska framgå:

  •     Vilken förening det är som gör bokningen
  •     Kontaktperson och telefonnummer
  •     För vilket evenemang man behöver lokalen och hurdan typ av tillställning det är

Föreningsutskottet beslutar om förhandsreserveringarna tillsammans med den föreningsansvariga i styrelsen och den sakkunniga i föreningsfrågor 24.3 kl. 18-20.

Den egentliga bokningsrundan

Reserveringar görs under två bokningsrundor, vid varje runda kan man anhålla om att få använda salen en gång, ifall föreningen inte har någon beviljad förhandsbokning. Föreningarna ska kontrollera vilka turer som är lediga i studentkårens elektroniska kalender på adressen http://hyy.helsinki.fi/varaukset/. Bokningsomgång ett är 26.3–30.3 och omgång två 2.4-12.4.

Tidpunkten för när bokningen lämnas in spelar ingen roll för om man får lokalen eller inte, men felaktigt gjorda eller försenade reserveringar beaktas inte. Ifall det görs bokningar som går på varandra försöker vi jämka mellan föreningarna och erbjuda andra lediga turer. Om man inte kan komma överens om turerna avgörs genom lottdragning vem som ska få använda salen. Föreningsutskottet sköter eventuell medling och lottdragning.

OBS! Den kontaktperson som föreningen utser måste gå att nå per telefon då bokningarna behandlas i slutet av båda bokningsomgångarna, för att man ska kunna förhandla om eventuella dubbelbokningar. Det är också bra om föreningen funderar på alternativa bokningsdagar ifall den ursprungliga bokningen kolliderar med någon annan förenings. Kontrollera före varje bokning att lokalen är ledig den dag ni vill ha den!

Omgång I
Bokningstid från 26.3 kl. 8.00 till 30.3 kl. 22.00.
Bokningar görs med denna blankett: http://goo.gl/forms/aRRWHU5CLy
Bokningarna behandlas 31.3 kl. 18-21

Omgång II
Bokningstid från 2.4 kl. 8.00 till 12.4 kl. 22.00.
Bokningar görs med denna blankett: http://goo.gl/forms/qlBP4oJAD5
Bokningarna behandlas 14.4 kl. 18-21

Observera att bokningsomgångarna inte slutar vid midnatt!

Bokningarna förs in i den elektroniska kalendern efter bokningsrundorna.

Bokningar i efterskott

Från och med 16.4 kan man höra sig för med HUS servicebyrå om ev. lediga turer. De lediga turerna syns i HUS evenemangskalender på adressen http://hyy.helsinki.fi/varaukset/.

Prioritering av bokningar

Förhandsbokningen gäller speciellt för årsfester, nachspiel efter årsfester och för evenemang som måste hållas något visst datum. Under de egentliga bokningsomgångarna har man av tradition fäst störst vikt vid tillställningar som ordnas i samarbete med andra föreningar. Om den som gör bokningen inte har kontrollerat när det finns lediga turer kan det påverka hur bokningarna prioriteras. Prioriteringen görs av föreningsutskottet tillsammans med den föreningsansvariga i styrelsen och den sakkunniga i föreningsfrågor.

För användningen av Alinasalen gäller HUS användningsvillkor för festlokaler, som finns på adressen

http://hyy.helsinki.fi/sites/default/files/Alina_anvandningsvillkor.pdf

=============================================

 

Trimningsdag 9.3.2015

Trimma er förening, så den blir ännu bättre! HUS önskar alla hobbyföreningar, nationer och ämnes- och fakultetsföreningar välkomna till en ”Virityspäivä” (Trimningsdag) 9.3.2015. Har du frågor gällande föreningslagen? Hur utnyttjar man föreningserfarenheter i arbetslivet? Hur lockar man internationella studeranden med i verksamheten? De bästa tipsen får du på Trimningsdagen! Trimningsdagen är en kursdag, där det erbjuds många olika kurser för föreningarnas funktionärer. Platsen är universitetets huvudbyggnad, Fabiansgatan 33.

Dagen börjar med en frukost med program som är gemensamt för alla, varefter kurserna börjar. Till sist samlas vi i Helsinki Think Companys utrymmen I Vuorikatu 5 för en gemensam avslutning.

Program:
hyy.helsinki.fi/fi/node/11068

Anmäl dig före midnatt 6.3.
https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/58651/lomake.html

=============================================

Sök bidrag för evenemang på campusmötesplatserna

HUS delar ut bidrag till studentgrupper och -föreningar som vill ordna onsdagsevenemang på en campusmötesplats. Bidraget är avsett för programarrangemang, exempelvis kaffeservering, tillbehör eller dekorationer. Bidragen delas ut efter prövning, men i princip är summan ungefär 50 euro per förening.

Campusmötesplatserna har öppnats som en del av universitetets 375-årsjubileum. Där kan man ordna program varje onsdag kl. 14–17. Mötesplatserna lämpar sig utmärkt till exempel för ett läroämnes kaffeservering eller för att välkomna nya medlemmar.

Bidragsansökningar ska skickas till adressen jarjesto@hyy.fi . Av ansökan ska framgå:
- Vem arrangören är eller vem som är arrangörens kontaktperson
- Tidpunkt för evenemanget
- För vilket ändamål man ansöker om stöd och en preliminär budget
- Bankkonto, ifall det inte är samma som det konto föreningen har anmält till Tahlo

Mera information om campusmötesplatserna:
http://hyy.helsinki.fi/sv/node/10918

Miran Hamidulla
Styrelsemedlem (föreningar, miljö)
miran.hamidulla@hyy.fi

=============================================

 

Q & A i föreningsfrågor

- Undrar du om person X kan fungera som er verksamhetsgranskare?
- Har Tahlo stängt och ni har glömt att lämna in papperen?
- Funderar du på något som har med din förenings eller ett utskotts verksamhet att göra?

Om du har frågor som rör förenings- eller utskottsverksamhet kan du ställa dem på adressen http://goo.gl/forms/WMyUjYQQE3 .
Svar på frågorna ges varje tisdag på HUS Facebooksida för föreningsfrågor ( www.facebook.com/HYYnjarjestoasiat ).

Det går bra att ställa frågor på svenska, engelska och finska!

=============================================

 

Storsitsen är här igen!

 

Hej bästa studentföreningsfunktionärer,

Storsitsen är här igen! År 2012 var Storsitsen en stor succé, men i år tänker vi göra det här evenemanget ännu finare och större. I år firar storsitsen både Helsingfors universitets 375-årsjubileum och studentmössetraditionens 150-årsjubileum. Detta otroliga evenemang firar vi i år på Almadagen den 28 maj mellan klockan 17 och 22.
Senatstorget är redan reserverat och meningen är att studerande från många olika organisationer samlas för att äta, dricka och ha det roligt tillsammans. För att detta ska lyckas har ni, organisationer, en central roll.
Varje organisation har möjlighet att boka så många platser man vill och sedan se till att platserna fylls. Organisationerna ansvarar själva för anmälningen och betalningen, samt att deltagarna får kärl, mat och dryck i traditionsenlig sitsstil. Dessutom kan organisationerna påverka innehållet i det gemensamma sånghäftet och föreslå sånger, varav de populäraste sedan väljs.
Organisationernas anmälan och förslag på sånger görs via ett formulär som skickas ut i mars. Samtidigt får ni mera information om ämnet, och det kommer att ordnas ett infotillfälle för organisationerna. I det här skedet är det säkert ändå bra om ni diskuterar deltagandet inom organisationen.
Ivriga funktionärer kan fortfarande gå med i Storsitsutskottet. Om du blev intresserad av att ordna årets största evenemang, ta då modigt kontakt med utskottets ordförande Noora Eilola (noora.eilola@helsinki.fi). För mera information om evenemanget kan man fråga mig eller Noora Eilola.

Med vänliga hälsningar,
Hennaleena Turpeinen
Storsitsutskottet
hennaleena.turpeinen@helsinki.fi