För föreningar

Föreningsbulletin 7/2014

24.09.2014

1 Alinasalen kan bokas från 1.10
2 Universitetets resestipendier kan sökas från 16.10
3 Har er förening en postbox på centralkansliet?
4 Kom ihåg: utskottens tävlingar för föreningar

 

1 Alinasalen kan bokas från 1.10

Det är igen dags för bokningsrundorna för dem som vill reservera Alinasalen. Nu reserveras turer för våren
2015.

Bokningsrundor

Alinasalen kan reserveras under de bokningsrundor som ordnas två gånger i året. Bokningsrundorna görs i två omgångar, vid varje omgång kan man reservera salen för en kväll.
Den förening som gör bokningen måste gå på kurs i användningen av Alinasalen under år 2015, eller delta i en extrakurs som ordnas separat. Om föreningen inte deltar i någon kurs förfaller bokningen.
Bokningarna görs med en elektronisk blankett.

Förhandsreservering

Förhandsreserveringar tas emot från 1.10 kl. 12.00 till 5.10 kl. 22.00. Då kan föreningarna reservera lokalen innan de egentliga bokningsrundorna börjar, ifall de har motiverade skäl till att hålla sin tillställning en viss dag (t.ex. En årsfest).
Begäran om förhandsreservering görs på adressen: http://goo.gl/WFThrl
Föreningsutskottet beslutar om förhandsreserveringarna tillsammans med den föreningsansvariga i styrelsen och den sakkunniga i föreningsfrågor 7.10 kl. 16.30-19.30.

Den egentliga bokningsrundan

Bokningarna görs i två omgångar, vid varje omgång kan man ansöka om rätt att använda Alinasalen en gång. Föreningarna ska kontrollera vilka turer som är lediga i studentkårens elektroniska kalender på adressen http://hyy.helsinki.fi/varaukset/. Bokningsomgång ett är 8.10–12.10 och omgång två 15.10.–19.10.

Tidpunkten för när bokningen lämnas in spelar ingen roll för om man får lokalen eller inte, men felaktigt gjorda eller försenade reserveringar beaktas inte. Ifall det görs bokningar som går på varandra försöker vi jämka mellan föreningarna och erbjuda andra lediga turer. Om föreningarna inte kan komma överens avgör lotten vem som får använda lokalen. För jämkningen och lottdragningen ansvarar föreningsutskottets ordförande tillsammans med utskottet.

OBS! Den kontaktperson som föreningen utser måste gå att nå per telefon då bokningarna behandlas i slutet av båda bokningsomgångarna, för att man ska kunna förhandla om eventuella dubbelbokningar. Det är också bra om föreningen funderar på alternativa bokningsdagar ifall den ursprungliga bokningen kolliderar med någon annan förenings. Kontrollera före varje bokning att lokalen är ledig den dag ni vill ha den!

Omgång I
Bokningstid från 8.10 kl. 12.00 till 12.10 kl. 22.00.
Bokningar görs med denna blankett: http://goo.gl/vSn5S5
Bokningarna behandlas 13.10 kl. 16.30-19.30

Omgång II
Bokningstid från 15.10 kl. 12.00 till 19.10 kl. 22.00.
Bokningar görs med denna blankett: http://goo.gl/QgKT4Z
Bokningarna behandlas 20.10 kl. 13.00-16.00

Observera att bokningsomgångarna inte slutar vid midnatt!

Bokningarna förs in i den elektroniska kalendern efter bokningsrundorna.

Bokningar i efterskott

Från och med 24.10 kan man höra sig för med HUS servicebyrå om ev. lediga turer. De lediga turerna syns i HUS evenemangskalender på adressen http://hyy.helsinki.fi/varaukset/.

Prioritering av bokningar

Förhandsbokningen gäller speciellt för årsfester, nachspiel efter årsfester och för evenemang som måste hållas något visst datum. Under de egentliga bokningsomgångarna har man av tradition fäst störst vikt vid tillställningar som ordnas i samarbete med andra föreningar. Om den som gör bokningen inte har kontrollerat när det finns lediga turer kan det påverka hur bokningarna prioriteras. Prioriteringen görs av föreningsutskottet tillsammans med den föreningsansvariga i styrelsen och den sakkunniga i föreningsfrågor.

För användningen av Alinasalen gäller HUS användningsvillkor för festlokaler, som finns på adressen

http://hyy.helsinki.fi/sites/default/files/Alina_anvandningsvillkor.pdf

=============================================

2 Universitetets resestipendier kan sökas från 16.10

En gång per år beviljar Helsingfors universitet bidrag till studentföreningar vid universitetet. Man kan ansöka om stöd för studieresor, för att ordna seminarier och kongresser eller för besök av utländska studentorganisationer

Läs mera på Flamma: https://flamma.helsinki.fi/portal/home/sisalto?_nfpb=true&_pageLabel=con...

=============================================

3 Har er förening en postbox på centralkansliet?

Har er förening angett att er post ska levereras till Nya studenthuset, eller är er förenings postadress Mannerheimvägen 5 A? I så fall ska ni inte glömma att kolla föreningens postbox på centralkansliet! Postiljonen bär upp posten bara till andra våningen, så all post som är adresserad till någon föreningslokal i Nya studenthuset stannar på centralkansliet. Postboxarna kommer man åt under servicebyråns öppettider. Om ni inte är säkra på vart er förenings post levereras ska ni kontakta den sakkunniga i föreningsfrågor.

=============================================

4 Kom ihåg: utskottens tävlingar för föreningar

HUS föreningsutskott och utbildningspolitiska utskott utlyste för en tid sedan tävlingar för föreningarna och man hinner fortfarande delta i dem. Tröskeln för att delta är låg, så det lönar sig för er förening att tävla, klasserna är intressebevakning, motionsverksamhet, föreningstidning, overallmärke och webbsidor. De bästa får pris!

Närmare anvisningar och tidtabeller för tävlingarna: http://hyy.helsinki.fi/sv/blog/hus-f%C3%B6reningst%C3%A4vlingar-2014